Tales from the Scrum: Comunicación en el equipo y más allá

Hace ya un tiempo que no escribo sobre Scrum: los últimos meses me los pasé ocupado en mi proyecto personal de mudanza y consolidación de libros. Tengo varios posts “in pectore” sobre el tema de Scrum y desarrollo ágil, pero hoy quisiera volver sobre un tema, que me parece importante.

Como saben, en Scrum hay un equipo, y se hacen reuniones diarias (además de las reuniones de iteraciones y de retrospectivas). Pero no sólo hay equipo en Scrum. También hay otros actores: "stakeholders”, interesados en el proyecto, gente del cliente final, gente de apoyo técnico de nuestro entorno, etc. Recordemos también al Product Owner, que es nuestro principal punto de contacto con el cliente, y que es el encargado de priorizar el Product Backlog, por valor de negocio (y no por otro criterio).

Pero una cosa que no está escrito en los rituales de Scrum, es el uso de herramientas: uno no está obligado a usar tal o tal herramienta. Podemos llevar todo Scrum con lápiz, papel y reuniones físicas. Sin embargo, en los últimos cuatro años de experiencia en proyectos ágiles, he visto una herramienta que ya a esta altura, me parece indispensable: la lista de correo.

Algo ya escribí cómo suelo usar la lista de correo del proyecto en:

Tales from the Scrum: Informando el estado

Pero he aprendido que la lista de correo permite también:

- Mantener el sincronismo con el proyecto, aunque uno como miembro, se ausente un día o dos.

- Mantener informado a otros interesados de lo que se está haciendo, de los bloqueos, de los avances, de los posibles caminos que se están explorando para resolver un tema.

- Permite que interesados que no están en el equipo, puedan mantenerse al tanto del estado. Puede que algunos estén físicamente lejos.

- Si bien todo esto se puede hacer con otras herramientas (agregando documentos a un repositorio, escribiendo en páginas de un wiki), la lista de correo tiene una forma de llevar información, digamos, “intravenosa”: me llegan los emails, sin necesidad de ir a otra herramienta.

Casos que he visto donde participar en la lista de correo fue provechosa:

- Una vez, estábamos desarrollando una aplicación web, y teníamos que implementar seguridad sobre un web service. Hicimos las reuniones de standup, teníamos las tareas, habíamos consultado algunos temas técnicos. Pero gracias a que publicamos lo que íbamos a hacer en la lista de correo, uno de los suscriptos, especialista técnico en el tema, supo darnos otra orientación que se nos había pasado por alto. Esa persona, como especialista, estaba muy ocupada usualmente, y no podía estar al tanto de todas las reuniones de varios equipos. Pero gracias a las lista de correo, podía ponerse al tanto del estado de los proyectos.

- Lo mismo pasó en un caso no de programación. Ante una dificultad en el “deployment” de una aplicación, que no sabíamos cómo solucionar, alguien interesado del cliente, en el área de infraestructura, nos supo dar, al leer de nuestro problema en la lista de correo, una recomendación que sirvió para seguir adelante.

- El propio Product Owner se mantiene al tanto de lo que va pasando por la iteración, sin necesidad de estar asistiendo a reuniones en el medio, y sin tener que esperar al fin de la iteración para tener idea del estado.

- La lista de correo permite que gente de dirección, por ejemplo, de la consultora que está llevando a cabo el proyecto, sepa si hay un bloqueo o algún problema: recordar el tema: “bad news, travel fast”. La lista de correo se transforma entonces en una especie de “instrumento de medición” de la salud del equipo.

- Una vez estuve enfermo unos días (sí, ya estoy viejito… :-) y la lista de correo permitió de alguna forma que me mantuviera al tanto, de lo que iba pasando.

- No en todas las reuniones (de diseño, relevamiento, pruebas, demostraciones, …) asiste todo el equipo. Entonces, algún asistente a la reunión, prepara una minuta y la envía a la lista de correo. Esto permite que los lectores de la lista, se informen de eventos a los que no asistieron.

También he notado que el informar los detalles por escrito, permite que quede más claro que simplemente informar rápidamente en una conversación, donde puede que no estén todos presentes, o no quede claro lo que uno dijo, o simplemente se olvide lo que se comentó. De alguna forma, lo escrito sobrevive más a lo simplemente conversado.

Nos leemos!

Angel "Java” Lopez
http://www.ajlopez.com
http://twitter.com/ajlopez

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