SharePoint et moi....

Ce que j'ai a dire sur SharePoint, pour autant que cela intéresse quelqu'un...

La gouvernance SharePoint, suite et fin

5.    Education et formation

Parce que l’adoption de SharePoint par les utilisateurs est le secret de la réussite, l’éducation et la formation sont deux des outils qui vont permettre d’accéder à cette réussite.

Il ne s’agit pas ici, uniquement, de montrer et d’expliquer comment SharePoint fonctionne mais également d’aider les utilisateurs à créer des solutions pour les problèmes réels qu’ils rencontrent quotidiennement dans leur travail.

 

Education et formation

Points

Que faire ?

Pourquoi le faire ?

Formations de départ

·         Acquérir ou créer un modèle de formation pour les utilisateurs finaux ainsi que les ressources pour donner cette formation

·         Acquérir ou créer un modèle de formation ainsi que les ressources nécessaires pour le helpdesk

·         Créer un guide qui reprend toutes les prescriptions en matière de gestion en application au sein de l’organisation pour pouvoir s’y conformer

·         Acquérir ou créer un modèle de formation pour les développeurs

·         Créer un guide pour les développeurs qui reprenne toutes les prescriptions en vigueur dans l’organisation en matière de développement

Former les utilisateurs, tant à SharePoint, qu’aux différentes prescriptions en vigueur au sein de l’organisation est l’étape proactive la plus importante pour assurer la cohérence et la gestion de la plateforme SharePoint au sein de l’organisation.

Non seulement faut il connaître ce que SharePoint permet de faire mais également ce qu’il est permis de faire au sein de l’organisation 

Développement de Communautés

·         Créer des forums de discussion online ou chacun pourra aider ses pairs et poser ses questions

·         Créer des opportunités de formation en environnement formel ou informel (pendant le déjeuner, en salle de classe…)

Certains échanges ne se font pas de façon optimale dans un cadre formel.  Placer les utilisateurs dans les meilleures conditions pour communiquer sur leurs problèmes et attentes et montrer aux autres utilisateurs ce qu’ils ont déjà réalisé avec la plateforme peut se faire de multiples façons : déjeuner, pause café…

Formation permanente

·         Prévoir des formations régulières qui permettront de mettre en évidence ce qui a été appris par un groupe auprès d’autres groupes de l’organisation

·         Réaliser régulièrement un audit de la plateforme pour découvrir quelles sont les possibilités qui ne sont pas ou mal utilisées.

Définir de façon formelle votre intention d’auditer régulièrement la solution implémentée d’un point de vue de l’utilisateur permet de remarquer quels sont les manquements et de déterminer quelles sont les formations supplémentaires nécessaires.

Cela donne également le sentiment aux utilisateurs qu’on ne les abandonne pas.

 

 

6.      Navigation, Taxonomie et moteur de recherche

Ce dernier chapitre de notre plan de gouvernance aborde les points relatifs à la façon de trouver l’information, à savoir la navigation, la taxonomie et le moteur de recherche. Ces trois points sont réellement importants pour le taux d’adoption dans le long terme de la plateforme SharePoint car ils sont les outils de base qui vont permettre à l’utilisateur de trouver l’information qu’il cherche quand il ne sait pas ou elle est sauvegardée.

 

Navigation, Taxonomie et Moteur de recherche

Points

Que faire ?

Pourquoi  le faire ?

Répertoire des sites

·         Définir la structure des répertoires de sites en y incluant tous les groupes importants ainsi que les associations

·         Développer une stratégie de liaison entre les différents types de sites tels que site d’entreprise, de pole, de département, d’équipe, etc.

Définir comment les sites vont être organisés est la démarche par laquelle il sera donné aux utilisateurs de retrouver l’information dont ils ont besoin. Développer une stratégie de liaison entre les différents types de sites devient une nécessité quand un seul répertoire devient trop important pour être encore géré de façon optimale en une seule entité.

Types de contenu

·         Définir les types de contenu de base (core content types) au sein de l’organisation

·         Définir des champs clé pour établir un lien entre les documents et les systèmes opérationnels

La consistance mène à une plus grande aisance pour retrouver l’information.  Cette consistance est encouragée par la promotion de l’utilisation de types de contenu standards

Fourchettes de recherche

·         Créer des sources de contenu pour les différents sites ou est stockée l’information au sein de l’organisation

·         Promouvoir l’utilisation du BDC (Business Data Catalog) pour permettre la recherche d’information métier.

Le moteur de recherche est un outil prodigieusement riche qui est essentiel pour trouver de l’information au sein de l’organisation.

Au plus il y a du contenu disponible à l’indexation, au plus il sera aisé, pour les utilisateurs, de trouver l’information dont ils ont besoin.

Relevance de la recherche

·         Déterminer qui sera responsable de la définition des critères de recherche de base

·         Mettre au point des systèmes qui permettent d’éliminer le « bruit » lors de la recherche de fichiers, de mots clé ou de synonymes.

Bien que le moteur de recherche disponible dans SharePoint Server 2007 se soit beaucoup amélioré par rapport à ses versions précédentes, il n’en reste pas moins vrai qu’une plus grande efficacité peut être atteinte en réglant de façon très fine ce moteur.

 

 

 

La définition du succès

 

La gouvernance de la plateforme SharePoint est un point sur lequel l’administrateur d’une ferme ne peut plus faire l’impasse.

C’est en développant un plan de gouvernance minimum, qui met clairement en évidence les processus et les communique de façon la plus large possible, qu’il sera possible d’avoir un taux d’adoption de la plateforme élevé tout en maintenant un niveau de contrôle approprié sans entraver l’utilisation journalière de la technologie SharePoint par les utilisateurs finaux.

 

 

1 Comment

  1. Remi from France

    05/10/2009 at 07:19

    Merci pour ces notions fondamentales. :-)
    Rémi.

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