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Breves opiniones sobre SharePoint en mi perfil de Linked In

En estos ultimos meses he generado algunos escrito no necesariamente técnicos en mi blog de Linked In. Asi es, usted puede ser un autor en Linked In y relacionar el contenido que genera en su perfil.Los invito a que le den una revisada a los siguientes enlaces:



 

No te puedes perder el SharePoint Saturday Bogota 2014 mañana Sabado 24 de Mayo

 


Amigos, mañana sábado 24 de Mayo estaré participando en el SharePoint Saturday Bogota 2014 como expositor, estaré presentando virtualmente así que para los que no puedan asistir pueden seguir el evento virtualmente usando Lync. Colegas y profesionales de la industria de distintas partes del mundo de habla hispana estarán compartiendo experiencias y tópicos relevantes entorno a nuestro producto de software favorito “SharePoint” y “Office 365″.


Yo estaré presentando información sobre planeación de intranet y las consideraciones que hay que tomar para definir los fundamentos arquitectónicos que soporten el crecimiento orgánico de una intranet empresarial. Con el tiempo me he topado en repetidas ocasiones que por falta la debida planeación de los componentes y servicios que se estarán ofreciendo a las personas mediante nuestra intranet se termina contando con un repositorio  de información plano sin relevancia y además difícil de aprender. Con mi presentación estaré aportando ideas entorno a la arquitectura de la información y que artefactos SharePoint conviene planear desde un principio para un apropiado y controlado crecimiento de la información y de los servicios expuestos a las personas que trabajan en la empresa. Algunos tópicos que estaré cubriendo son:


  • Mapa de Ruta de una Implementación SharePoint
  • Tipos de Intranets (Intranet orientada a personas, intranet orientada a departamentos, intranet orientada a servicios)
  • Arquitectura de la información
  • Tipos de contenido
  • Columnas de sitio
  • Términos y metadatos
  • Plantillas de sitios
  • Navegación y estructura
  • Soluciones de marca empresarial

Entre otros temas. Mas información aquí:



 

Una alternativa más para organizar tus equipos de trabajo y producir resultados predecibles

Siendo una empresa que ofrece a sus clientes automatización de procesos o un consultor que busca aportar valor a los objetivos de negocio es importante conocer y dominar las tecnologías recientes pero también las metodologías o enfoques de administración disponibles. Hoy en día con tantas herramientas a nuestro alcance para dar soluciones perdemos de vista fundamentos y teorías de administración que a pesar de ser relevantes y aplicables en la mayoría de las industrias, no necesariamente se usan.

Hoy quiero platicar sobre el Círculo de Deming como una alternativa para definir y controlar nuestros procedimientos internos de trabajo y con base en ello incrementar la productividad de nuestros consultores o ingenieros. Antes que nada quiero parafrasear una de las frases del Dr. Edward Deming padre del concepto calidad total, la frase es “La calidad no se inspecciona, la calidad se hace”.

Solo piénsalo un poco y veamos que nos da a entender esta frase. Básicamente lo que hace referencia es que revisar o evaluar constantemente no necesariamente otorga calidad en lo que se hace. La calidad resulta de que paso a paso durante cada proyecto se confiere calidad al servicio en cuestión. En otras palabras, si estas ejecutando un proyecto de implementación de una granja SharePoint para una empresa como parte de algún servicio profesional, debemos ser capaces de documentar y entender lo que hicimos bien y mal o las variaciones a fin de aprender y ajustar nuestro procedimiento de trabajo.

El consultor no puede hacer nada por la calidad, la calidad ya está ahí, ya sabemos lo que significa instalar una granja SharePoint con alta disponibilidad y optimizada. Sin embargo, sabemos que todos nuestros clientes y sus necesidades no son iguales o que en ocasiones no es posible lograr exactamente lo que se espera, dado que siempre existe variación y esta se puede deber a diferentes causas ajenas a nosotros o incluso al mismo cliente. Entonces, para lograr un control del proceso de trabajo en este caso el de la implementación de una granja SharePoint, se requiere llevar a cabo actividades preventivas que permitan asegurar o producir la calidad para tener un resultado predecible.

Circulo de Deming

La teoría del Dr. Edward Deming se considera como una estrategia administrativa orientada a la calidad y con un enfoque de prevención del error. El Círculo de Deming, permite verificar si el trabajo (proceso o procedimiento) ha sido realizado conforme a lo planeado y corregir cambios adversos mediante acciones de remediación y prevención. La secuencia de las actividades a realizar para otorgar el control se resume en el siguiente diagrama:

circulo

  • Planear
    • Decidir objetivos: Se debe establecer en función de la capacidad del proceso y de los requisitos del cliente.
    • Establecer métodos para lograr los objetivos: Decidir qué factores controlar y en qué forma serán controlados, enfatizando los vitales y definir los procedimientos de operación a seguir, demostrando los pasos.
  • Hacer
    • Transferir conocimiento: Capacitar y adiestrar en aspectos técnicos de la operación y capacitar en los objetivos, factores a controlar y procedimientos a seguir.
    • Seguir el plan decidido en 1 y 2.: Asegurar la realización de las operaciones de acuerdo a lo planeado y clarificar a los la importancia de reportar anormalidades en los métodos.
  • Verificar
    • Verificar la conformidad de los resultados
      • Verificar en base a hechos (datos); las frases “Tiene que ser así” o “Así debe ser”, no son válidas
      • Obtener datos no siempre significa obtener números, una lista de verificación puede ser evidencia suficiente.
  • Actuar
    • Tomar acciones correctivas
    • Considerar los dos tipos de acciones:
    • Remedio inmediato;
    • Prevención de la recurrencia; remueve la causa, lo que requiere de análisis.
    • Primero remedio inmediato y después prevención de la re ocurrencia; a la larga es mejor esta última.

A continuación un diagrama que ilustra en un flujo de trabajo el ciclo de control del modelo de operación del Círculo de Deming:

ciclo

Con esta explicación espero que puedas conocer una alternativa más para organizar tus equipos de trabajo y producir resultados predecibles y asegurando siempre la calidad de tus entregables.

Conectando datos con Layer 2 Cloud Connector para Office 365

Siempre hay escenarios en donde ciertos productos encajan y representan una alternativa viable para hacer frente a desafíos técnicos muy específicos. Este es el caso de layer2 Layer 2 Cloud Connector, esta es una herramienta muy útil para manejar la sincronización de datos entre cualquier fuente de datos y nuestro producto favorito, SharePoint. Esta herramienta nos permite definir una conexión origen hacia una fuente de datos y una conexión destino hacia otra fuente de datos, después configuramos el mapeo entre las columnas de datos entre las fuentes y la dejamos ejecutarse, la herramienta va a sincronizar los datos de la fuente 1 a la fuente 2 o podemos configurar sincronización bi direccional y actualizar datos en ambas fuentes de datos.


Quizás tienes el escenario de sincronizar una lista de SharePoint On Premise hacia una lista de SharePoint Online de Office 365, o quizás aún no estás listo para realizar un escenario hibrido entre tu ambiente On Premise y Office 365, o quizás necesites sincronizar diariamente datos provenientes de un archivo CSV o Excel ubicados en una carpeta publica en la red, esta herramienta hace la diferencia.


Algunos comentarios generales:


  • El proceso de configuración de la fuente de origen y destino es muy sencillo y fácil de seguir
  • Soporta definir campo llave en la fuente de origen
  • Soporta definir campo llave en la fuente destino
  • Utiliza los proveedores de datos de .NET OracleClient por ejemplo
  • También cuenta con proveedores de datos nativos de Layer 2 basados en CSOM

Algunos comentarios relacionados con la sincronización:


  • Cloud Connector lee los datos del origen y los inserta en la lista destino
  • Crea el mapeo entre las columnas de una base de datos con campos de SharePoint
  • La herramienta identifica automáticamente inserts, updates y deletes que se tengan que realizar en la lista destino
  • La herramienta puede correr como servicio y gestionar su ejecución
  • El modelo de licenciamiento está basado en el número de conexiones entre fuente y destino, así que cuidado con eso.

Aquí dejo un ejemplo de un log resultante de un proceso de configuración, fui capaz de abrir un archivo local en una carpeta compartida, ejecutar una sentencia SQL y filtrar los datos desde Excel para sincronizarlos con una lista de SharePoint, excelente experiencia, aquí los resultados:


  • -> Current product edition is ‘Shareware’
  • -> Loading items from the data entity ‘SQL Customers’… 91 items retrieved.
  • -> Loading items from the data entity ‘SharePoint Customers’… 25 items retrieved.
  • -> Loading metabase…
  • -> Executing uni-directional synchronization…
  • -> Instructing data entity ‘SharePoint Customers’ to perform 0 inserts, 6 updates and 0 deletes…
  • -> Performing post synchronization tasks…
  • -> Synchronization of connection ‘Customers to O365′ finished:
  • -> 19 records were already up-to-date, 6 records have been synchronized and 0 records have been skipped. 1 warning occurred. (0.43 minutes)

Una decada como Microsoft Most Valuable Professional

mvpprofile Usted no tiene idea de cómo el programa MVP ha motivado e influenciado mi carrera profesional. Hoy fui renovado por décima ocasión consecutiva como un profesional valioso de Microsoft. Haciendo un poco de memoria es evidente que este reconocimiento y la posibilidad de aprender, compartir y convivir con una red de 4000 expertos en tecnologías Microsoft de todas partes del mundo, ha sido una experiencia en mi vida profesional y personal. Justo con este nombramiento como profesional valioso en categoría ASP/ASP.NET desde febrero del año 2004 recibí oportunidades y retos que me han puesto en una posición de cuestionar paradigmas y ajustar modelos conceptuales de pensamiento y de lenguaje. Así mismo, en abril del 2009 fui reconocido como profesional valioso en la categoría SharePoint Server. Se ha recorrido un camino con variados escenarios y diversos actores que siempre para bien o para mal, pero más para bien, han dejado algo significativo en mi vida y todos los días, en cada experiencia puedo ver y sentir su influencia. En este camino me han acompañado mi esposa e hijos los cuales sin su apoyo y comprensión no sería posible continuar. Gracias Microsoft por renovar este nombramiento, gracias amigos y colegas por compartir sus experiencias, gracias familia por entender y ser parte de este esfuerzo, de esta causa.

Conferencista en el Primer Evento en Vivo SharePoint Saturday in Gulf

El próximo Abril 12 del 2014 estaré participando como conferencista en el evento en línea SharePoint Saturday que se llevara a cabo en el Golfo. Esta sesión “Introduction to Intranet Planning” será en inglés como lo explico aquí y estaré tocando temas sobre como planear nuestra intranet corporativa. En esta sesión exploraremos los diversos enfoques que podemos seguir para definir nuestra Intranet empresarial, ¿quieres usar tu intranet para comunicar noticias e información de la empresa?, ¿quieres usar la intranet como una herramienta de colaboración departamental?, en esta sesión voy a explicar la diferencia entre portal de comunicación y sitio de colaboración y cómo podemos crear conexiones entre ellos para ayudar nuestros usuarios compartir información departamental sin exponer la seguridad de sitio de equipo. Existen muchas sesiones sobre instalación, configuración, administración y gobernabilidad de SharePoint, en esta quiero compartir como utilizar los servicios de la granja para establecer un marco de trabajo en nuestra Intranet que se ajuste a las necesidades de comunicación y colaboración de nuestra empresa.

spsevents

Nos vemos en la sesión, registro aqui: http://www.spsevents.org/city/Virtual/Gulf2014/home

9 años compartiendo y aprendiendo

Ya son 9 años en lo que he tenido la oportunidad de compartir experiencias y aprendizajes. Me da mucho gusto tener este espacio disponible, accesible y relevante después de tantos años. Agradezco el tiempo que amigos y lectores le han dedicado este espacio y seguimos manteniendo el compromiso y deseo de seguir compartiendo y comentando.


Feliz aniversario de mi blog!

Como recuperar una colección de sitio que ha sido eliminada por error en SharePoint

Caballero si por alguna razón usted borró una colección de sitio por error y necesitas recuperarla inmediatamente, es mi deber informarle que hay una solución. Existe el comando Get-SPDeletedSite que fue introducido con el Service Pack 1 de SharePoint 2010 con el cual usted puede desplegar una lista de colecciones de sitio eliminadas y con base en la información presentada en este caso el SiteId usted puede ejecutar otro comando Restore-SPDeletedSite para recuperarla inmediatamente.


Mire usted:



 

Controle los límites de almacenamiento de su granja SharePoint y evite sorpresas

Si usted quiere evitar que el almacenamiento de disco de su servidor SQL de su implementación SharePoint no se llene totalmente y por lo tanto no le hablen durante vacaciones decembrinas, asegúrese de contar con un plan de capacidad que le permita asegurar que pase lo que pase, el crecimiento de las bases de datos de contenido no impactara o sobrepasara las capacidades de almacenamiento de su servidor.

Cuando diseñamos una implementación SharePoint es muy importante identificar el aproximado de almacenamiento en GB o TB que se va a requerir. La economía cambia y por lo tanto las empresas cambian constantemente por ende es obvio que es un poco complicado de estimar sin embargo usted puede definir límites de almacenamiento de sus bases de datos de contenido y con base en ello tener un mejor control sobre el crecimiento de las mismas y por ende controlar mejor la capacidad de almacenamiento disponibles.

¿Como?

Defina quotas de almacenamiento.

Una quota es un control de configuración que podemos establecer a nivel colección de sitios donde puede especificar el tamaño máximo de almacenamiento para una colección de sitios determinada. Especificando el tamaño máximo de almacenamiento y el número de colecciones de sitios que nuestras bases de datos de contenido pueden tener es que podemos asegurar que nuestro sistema no excederá los límites disponibles. Justamente por excederse es que se llenan los discos duros y de pronto el servicio en general  se puede ver afectado al grado de que es inoperable o está fuera de línea.

En la herramienta central de administración usted encontrara dos opciones disponibles para configurar lo mencionado anteriormente:

Manage content databases

En esta opción usted puede crear nuevas bases de datos de contenido o editar las existentes para especificar el estado o controles de configuración útiles para monitoreo de los límites y la disponibilidad de su base de datos.

Note como tenemos el número actual de colecciones de sitio, el número máximo de colecciones de sitios que podemos almacenar y el número de nivel de advertencia con el cual como administradores de SharePoint y también los administradores de la colección de sitios podrán ser notificados cuando estamos llegando a los límites de almacenamiento y con base en ello tomar alguna acción. 

Entonces si somos capacidad de definir quotas de almacenamiento y el máximo número de colecciones de sitio que podemos almacenar en una determinada base de datos de contenido podremos ser más proactivos respecto a cómo el sistema crece de forma orgánica y organizadamente.

Specify quota templates

Retomando lo mencionado anteriormente sobre las quotas veamos que en esta opción tenemos disponible un formulario para crear nuestras propias plantillas de quotas que posteriormente podrán ser asignadas a nuestras colecciones de sitios que a su vez existirán sobre nuestras bases de datos de contenido las cuales tienen un límite máximo.

Una propuesta de plantillas de quota puede ser esta planteada por Chris Mullendore un Premier Field Engineer de Microsoft en su post llamado “Why I love charge back model”:

  • MySite: 100MB
  • Free: <500 MB
  • Small: 501 – 1,000MB
  • Medium: 1,001 – 5,000MB
  • Large: 5,001 – 25,000MB
  • Isolated: 25,001 – 100,000MB
  • Dedicated: >100,000 (multiple site collections or a single dedicated corporate service such as Enterprise Records Management)







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Veamos entonces como registrar una nueva quota en SharePoint:





Resumen



Defina cuantas bases de datos de contenido convienen tener en su granja SharePoint. Cada base de datos establezca un límite máximo de 200 GB a nivel SQL Server. A nivel SharePoint defina cuantas colecciones de sitios puede almacenar y muy importante el nivel de advertencia para que usted sepa reaccionar con anticipación cuando una base de datos de contenido se está quedando sin espacio. También defina quotas que le permitan contabilizar cuantas colecciones de sitio podría tener en una base de datos de contenido de acuerdo a su número máximo de almacenamiento de colecciones de sitio. Por ejemplo, si tengo una base de datos de contenido de 200 GB y tengo una quota “Large” de 25 GB, esto quiere decir que esa base de datos de contenido solo puede almacenar 8 colecciones de sitio basado en la quota antes mencionada, pero ¿si puede ver a lo que me refiero?



Con estos controles usted puede estar siempre al tanto de los límites y capacidades del servicio, tome el tiempo de hacer un plan de capacidad de su granja SharePoint y sobre todo evite las sorpresas que lo tengan que sacar de las reconfortantes vacaciones de diciembre.
Saludos y feliz año nuevo, le deseo todo el éxito del mundo en sus proyectos personales y profesionales.