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Modernizando Gobiernos con la Plataforma de Colaboracion de Microsoft

1ro de Septiembre, como y que tan rápido pasa el tiempo. En tan solo pocos meses estaremos entrando al 2007. Estos últimos años han sido para mí cruciales en mi crecimiento personal y profesional.  Poco a poco el destino me ha ido confirmando y enseñando tantas cosas que no me queda duda en que cada una de ellas han tenido su razón de ser. Incluso el escribir en este blog, compartir con tanta gente el conocimiento, aprender de tantos amigos y participar en proyectos algunos con ciclos largos otros con ciclos cortos han venido a llenarme de presiones fuertes pero de también de magnificas satisfacciones.


Hoy tuve la oportunidad de ofrecer una presentación de lanzamiento de una solución de colaboración que la empresa que dirijo tecnológicamente construyó para una importante dependencia de gobierno. Esta presentación se realizó para todos los jefes de área de esta institución y pudimos entablar una efectiva comunicación con un mismo objetivo en mente, simplemente, el como una estrategia de colaboración institucional viene a transformar la operación y a establecer toda una nueva cultura de trabajo que sabemos tendrá magníficos y rentables resultados. Esperemos hacer en septiembre del próximo año una medición de los resultados en términos de eficiencia institucional y costos.


En fin.


Estrategia de Colaboración Institucional con Plataforma Microsoft
Una estrategia de colaboración institucional a través del uso de la Plataforma Microsoft es toda una solución integral que podemos implementar de forma gradual para auxiliar a una institución en lo siguiente:


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Y como consecuencia mejorar el valor institucional desde adentro hacia afuera, en otras palabras, como mejoramos los procesos internos para satisfacer las necesidades de nuestros usuarios y como consecuencia las necesidades de los ciudadanos. Comentaba durante esta presentación que el verdadero valor de nuestro servicio no se sustenta en la Plataforma Microsoft como tal, sino mas bien en la labor de consultoría que hemos podido ejecutar para identificar como mejorar los procesos sustantivos que articulan la operación de esta institución  y que una vez identificados, diseñar entonces un enfoque razonable para inyectar agilidad, seguridad y eficiencia a todos estos procesos. Ahí radica el éxito de este proyecto.


Beneficios de la Plataforma de Colaboración de Microsoft
Sin embargo, no dejamos de compartir el beneficio de la Plataforma de Colaboración de Microsoft con la finalidad de generar una visión compartida respecto al alcance técnico que podemos obtener con este tipo de implementaciones a nivel institución.  Solamente haciendo el uso adecuado de los componentes de la plataforma Microsoft podemos fácilmente ejecutar acciones alineadas a las estrategias institucionales que impactan directamente en políticas de operación e influyan en posicionar una nueva cultura de trabajo institucional que mejora la rapidez del proceso mientras que consolida la información para transformarla en verdadero impacto. En nuestro caso, nuestra empresa desarrollo una solución personalizada por encima de los componentes de la plataforma Microsoft.
Para dependencias o empresas que cuentan con Licenciamiento Microsoft de tipo Microsoft Enterprise Agreement (EA) tienen grandes posibilidades para transformar de manera drástica la forma en que internamente una institución funciona.


Generales de la solución
Nuestra solución atiende tres de los procesos mas intensivos de esta institución y estamos seguros tendrá resultados significativos en cuanto a tiempos y costos.  Todo el proceso de preparación y seguimiento de Juntas de Gobierno y Reuniones del Pleno así como el de administración y seguimiento de la Correspondencia es controlado por esta solución. Adicional algunos procesos sustantivos institucionales también fueron contemplados para habilitar su contraparte digital dándole eficiencia operacional.


COL04.jpg


Componentes técnicos de la Plataforma de Colaboración de Microsoft
Los componentes de una Plataforma Microsoft para habilitar una Colaboración Institucional son los siguientes:

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En los servicios de infraestructura hablamos de la implementación y configuración de algunos de los productos de la familia de servidores de Microsoft en donde en conjunto habilitan una integración de servicios que ofrecen importantes capacidades para mejorar la colaboración interna, administración de la identidad, políticas y restricciones de acceso, seguridad de contenido digital y despliegue de información vía medios electrónicos, etc.


En los servicios web de colaboración hablamos de aquellos aspectos de la plataforma que ofrecen beneficios de negocio que impactan directamente en el alcance y posibilidades que en determinado momento podemos ofrecer para sustentar innovadoras soluciones a problemas específicos de la institución, desde servicios de mensajería que nos permitan intercambiar información vía correo electrónico o mensajería instantánea (algo así como un Messenger interno) hasta portales web de colaboración que estructuran, unifican la interacción y consolidan la información digital de cada área de la institución permitiendo habilitar políticas de generación de contenido, además la capacidad de integrarse a procesos o sistemas institucionales e incluso la posibilidad de lograr la interoperabilidad con otras dependencias gobierno de manera confiable y segura, estableciendo conversaciones digitales interinstitucionales para integrar y eficientar procesos. Por último y para este tipo de institución la Plataforma de Colaboración de Microsoft ofrece la capacidad de transmitir en tiempo real sesiones y reuniones de seguimiento, una actividad sumamente importante para la naturaleza de esta dependencia ya que los ciudadanos contamos con el derecho institucional de poder tener acceso a este tipo de sesiones.


En la capa final de la plataforma contamos con la línea de sistemas operativos y paquetería de oficina. Microsoft Office como tal ofrece excelente funcionalidad sin embargo combinar esta funcionalidad con la capa de servicios web nos dan mayores oportunidades para que de manera amigable y sencilla podamos personalizar soluciones bajo la plataforma Office. El producto InfoPath ofrece grandes capacidades para utilizar formularios de manera electrónica que en conjunto con la capa de servicios web de colaboración podamos agilizar drásticamente un proceso. La noción de manejar la firma digital para darle validez interna a la información que viaja en estos formatos electrónicos ofrece capacidades de veracidad y seguridad de la información.

Las tecnologías que habilitamos para integrar nuestra solución fueron:


Resumiendo
En resumen, la Plataforma de Colaboración de Microsoft ofrece grandes capacidades para automatizar procesos de forma innovadora y agilizar sus tiempos de respuesta. Una plataforma de colaboración es algo más que un conjunto de tecnologías configuradas entre sí. Una plataforma de colaboración es simplemente la herramienta tecnológica para automatizar la forma en que una institución trabaja y colabora internamente con la finalidad de inyectar características adicionales a los procesos de trabajo que permitan auditar, controlar, normar e incrementar la gobernabilidad institucional a beneficio siempre de la institución y como consecuencia del ciudadano.


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Dato de Actualizacion: Ahorran diputados millon de copias. (Marzo 29 del 2007)

3 Comments

  1. Muy interesante, obviamente bastante billete invertido en la plataforma en general, pero las soluciones montadas sobre ella deben de tener bastante potencial….

  2. Muy interesante. ¿Esa foto es real? Me refiero a que si es de esa junta…

  3. haaron says:

    si asi es, fue la primer reunion donde utilizaron la implementacion de sharepoint para el seguimiento.

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