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September, 2011:

Enviando un correo al jefe inmediato en un flujo de trabajo SharePoint Designer 2010

From: Haarón González [mailto:haarongonzalez@mvps.org]
Sent: Tuesday, September 27, 2011 8:16 AM
To: Privado
Subject: RE: Consulta

Estimado Privado, tanto SharePoint 2007 como 2010 cuentan con una aplicación específica para personalizar el producto, se llama SharePoint Designer 2007 o 2010, en ambos casos es sin costo y la peudes descargar desde aqui. Con esta herramienta podemos personalizar el comportamiento de nuestros sitios SharePoint sin codificar o instalar algún otro componente. Claro que tiene sus ventajas y desventajas pero aquí puedes encontrar más información al respecto.

Dentro de las características de este producto existe el Workflow Designer. Básicamente cargamos SharePoint Designer 2010 y abrimos el sitio que deseamos personalizar. Navegamos en la sección de Site Object para elegir Workflow. Esto carga el Ribbon específico para flujos de trabajo y muestra los tipos de flujo que se pueden crear y algunos existentes.

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De acuerdo a tu pregunta y en tu caso muy particular estaremos creando un List Workflow donde deberás elegir a que lista o biblioteca de documentos deseas personalizar.

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Deberás especificar el nombre y descripción de tu flujo de trabajo y al dar Ok, se cargara a Workflow Designer y sus correspondientes opciones dentro del Ribbon.

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La naturaleza de construcción de un flujo de trabajo radica en la noción de:

  • Steps (Pasos del flujo de trabajo):
  • Conditions (Condiciones que evalúan algo)
  • Actions (Acciones que se ejecutan cuando estas condiciones se cumplen)

La manera en la que esto funciona es que un paso (Step) agrupa una serie de condiciones (Conditions) y acciones (Actions) que se ejecutan en un determinado momento, es posible crear más de un paso y ejecutarlos en paralelo, sin embargo, en este momento no es tu caso. Dentro del bloque de Step 1 agregamos una o más condiciones usando el Ribbon. SharePoint Designer 2010 nos permite utilizar las condiciones pre fabricadas en el producto.

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Sin embargo, como programador tu puedes crear las tuyas propias utilizando algunas de las clases de Workflow Foundation ver WebCast Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando SharePoint Designer 2010.

Claro que el Step no necesariamente requiere una condición para ejecutarse.

A continuación una vez que agregamos las condiciones que requerimos evaluar, procedemos a agregar las acciones que básicamente reflejan las reglas de negocio que necesitamos contemplar en nuestra lista o biblioteca. Aquí lo interesante es que también se muestran todas las acciones disponibles en SharePoint 2010 y categorizadas por el tipo de acción.

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Aquí quiero hacer notar que existe una acción llamada Lookup Manager of a User que obtiene al usuario que se tiene configurado como jefe directo en el directorio activo. Por lo tanto, creo que es muy factible la construcción de tu flujo de trabajo que mencionas en tu correo.

Básicamente lo que harás es invocar la acción Lookup Manager of a User configurando la propiedad “this user” para que obtenga el correo electrónico del usuario que registro o inicio el flujo. En este caso ese dato existe en los campos (fields) del elemento actual (Current Item) que representa el documento o elemento de lista en cuestión. Es importante mencionar que el resultado de la acción es guardado en la variable Manager que posteriormente otra actividad puede utilizar.

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Después agregas otra actividad llamada Send Email y configuras a quien se le mandara el correo electrónico. En este caso usaremos la variable Manager que contiene el correo electrónico que la acción FInd Manager genero con base el usuario en cuestión.

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Das clic en Ok y capturas el título y cuerpo del correo electrónico que requieres enviar al jefe.

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Después das clic en Ok y guardas el flujo de trabajo. Seleccionas Publish y listo ya puedes probar el comportamiento de tu flujo de trabajo.

Mucho más detalle aquí: http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-designer-help/workflow-conditions-in-sharepoint-designer-2010-a-quick-reference-guide-HA010376962.aspx

Bien espero que encuentres la solución a tu escenario y a tus órdenes cualquier pregunta que tengas.

Saludos

 

HG

 

De: Privado
Enviado: lunes, 26 de septiembre de 2011 09:44 a.m.
Para: Haaron Gonzalez
Asunto: Consulta

Hola buenos días desde Colombia..

Haaron quería preguntarte algo, estoy haciendo un flujo de trabajo con SharePoint 2010 pero requiero que dependiendo de la persona que ejecute el flujo de trabajo le envié un correo al el jefe inmediato.

Por ejemplo el empleado 1 tiene como jefe a Jefe 1

Y empleado 2 tiene como jefe el jefe 2

Entonces si el empleado 1 ejecuta el flujo, le debe enviar un correo a el jefe 1, de igual manera

Si el empleado 2 ejecuta el flujo, le debe enviar un correo a el jefe 2.

Esto no sé cómo hacer pues SharePoint le envía un mensaje a alguien puntual.. puedo hacer esto??

Gracias por tu respuesta

¿Cuál es la primer lección de un administrador SharePoint 2010?

Por ahí un compañero me comentó que tenía el siguiente error cada que intentaba agregar una solución SharePoint 2010 en su granja de desarrollo.

El error era:

Insufficient SQL database permissions for user ‘Name: DOMAIN\spadmin SID: S-1-5-21-1455513522-927615373-1062434389-54912302 ImpersonationLevel: None’ in database ‘DEV_SharePoint_Config’ on SQL Server instance ‘SPMACHINE’. Additional error information from SQL Server is included below.

The EXECUTE permission was denied on the object ‘proc_putObject’, database ‘DEV_SharePoint_Config’, schema ‘dbo’.

Y bueno, al averiguar cómo estaba haciendo el deploy me dí cuenta que estaba trabajando con stsadm.exe –o addsolution sobre SharePoint 2010, este comando se sigue soportando y sin duda alguna es de mucha utilidad para aquellos administradores que gestionaban granjas de SharePoint 2007.

Se supone que en SharePoint 2010 la manera más adecuada de realizar este tipo de operaciones es usando Power Shell ya que el Snap In de SharePoint se encarga de otorgar los permisos necesarios a la cuenta en cuestión para ejecutar comandos sobre los objetos de base de datos requeridos, como por ejemplo el rol “SharePoint_Shell_Access” sobre la base de datos de configuración de la granja como se especifica aqui http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee806878.aspx.

Ante este escenario tenemos varias opciones.

Opción 1: Hacer el deploy usando SharePoint 2010 Management Shell

Aquí se indica como hacer deploy usando Power Shell. http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262995.aspx#Importing el cual al cargar el Snap In de SharePoint sobre la consola de Power Shell de forma automática establece los permisos requeridos para ejecutar operaciones de configuración.

Opción 2: Asignar el rol requerido en SQL Server

1. Acceder a SQL Server Management Studio

2. Expandir el árbol para buscar la carpeta de Security y después Logins

3. Acceder a las Properties de la cuenta con la cual estamos haciendo el deploy

4. Elegir User Mappings

5. Elegir la base de datos de configuración de la granja SharePonit_Config

6. Elegir de los roles que se tienen en la base de datos el de SharePoint Shell Access y dar clic en Ok.

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7. Ejecutar el deploy usando la consola de Windows y ejecutando el comando stsadm.exe –o addsolution –filename “path del wsp”

Opción 3: ejecutar el comando stsadm.exe usando la consola SharePoint 2010 Management Shell

La primer lección que un administrador SharePoint 2010 debe aprender es siempre utilizar SharePoint 2010 Management Shell como su principal herramienta de adminsitración SharePoint. :)

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HG
SharePoint Developer! :)

Facilitando el descubrimiento con SEO Toolkit

Para todos aquellos que construimos soluciones para Internet es necesario contemplar como agregar metadatos a nuestras páginas para que buscadores o servicios de búsqueda permitan encontrarlas, indexarlas y potencialmente arrojarlas como resultados.

Sin embargo, no solamente llenar de metadatos los encabezados de nuestras páginas es suficiente para permitir a servicios de búsqueda encontrar y rastrear el contenido. Es necesario asegurar que nuestro sitio web cuenta con enlaces propiamente vinculados a otros sitios, contenido ligero y accesible, código HTML bien formado que cumple con los estándares, entre otros elementos y referencias importantes de revisar.

SEO Toolkit es una herramienta que nos permite optimizar nuestros sitios web para un mejor decrubrimiento por parte de servicios y motores de busqueda. SEO Toolkit analiza nuestros sitios y recomienda posibles mejoras que podemos realizar y así facilitar a los servicios de búsqueda el encontrar nuestro contenido. Podríamos pensar que SEO Toolkit es un agente analizador que identifica como optimizar nuestros sitios para facilitar su descubrimiento en internet.

Esta es una herramienta de Microsoft por lo tanto se instala sobre IIS 7.0 y hace uso de SQL Server 2008 para recopilar y almacenar el resultado de los análisis. Así mismo este componente se integra a IIS 7 y permite acceder a reportes, reglas, validaciones y sugerencias para mejorar nuestro portal.

SNAGHTML371585e

Cuando creamos un nuevo análisis podemos configurar el sitio que queremos analizar, el número de enlaces que deseamos revisar, la autentificación que se deberá soportar y todo lo necesario para que la herramienta desempeñe una revisión de forma adecuada.

Los resultados obtenidos son muy valiosos ya que nos carga validaciones e incumplimientos que se realizaron. Por cada incumplimiento nos da un alto nivel de detalle entre ello la posible solución. Por fin ya no tendremos que recurrir a otras herramientas de análisis de sitios web.

SNAGHTML3717495

Ya hacia falta una herramienta tan valiosa como esta, que bien que Microsoft identificó el hueco y nos proporciono una alternativa aceptable. Estoy seguro que SEO Toolkit aportará mucho valor para tus proyectos web.

Dejo el enlace del sitio para que proceda a evaluar e instalar.

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HG

Como especificar cual portal de búsquedas se usa por el sitio de My Site en SharePoint 2010

Cuando configuramos My Site en SharePoint 2010 tenemos en la parte superior un cuadro de texto para realizar búsquedas de personas. De manera predeterminada apunta a un sitio de búsquedas hospedado dentro de My Site. Sin embargo, existe la forma de personalizar cual será el sitio de búsquedas.


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Para configurar algún portal de búsquedas adicional al que se tiene por defecto, accedemos a la herramienta central de administración SharePoint, seleccionamos Application Management, después Manage Service Application y buscamos aplicación de servicio de User Profile que se tenga configurada, la seleccionamos y del ribbon damos clic en Manage. Esto carga el panel de administración del servicio de perfiles de usuario. Seleccionamos Setup My Sites.


image Dentro de la opción Preferred Search Center podemos especificar cuál será el portal que ejecutará las búsquedas.


imageLo que me parece muy interesante, es que el portal de My Site y My Profile hacen uso del portal de búsquedas configurado por lo tanto, cualquier metadato que se tenga en el perfil expresado como hypervinculo  es enviado como criterio de busqueda al portal configurado para obtener información relacionada del mismo. Es aqui donde Tags y Metadatos nos permiten orquestar la manera en que podemos relacionar y encontrar personas.


Cool!


NOTA: La direccion especificada en el cuadro de texto Preferred Search Center tomará a la dirección url especificada en la Zona default del Web Application donde existe el sitio. Ver los alternate access mappings y revisar cual Url esta en la zona Default.