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Enviando un correo al jefe inmediato en un flujo de trabajo SharePoint Designer 2010

From: Haarón González [mailto:haarongonzalez@mvps.org]
Sent: Tuesday, September 27, 2011 8:16 AM
To: Privado
Subject: RE: Consulta

Estimado Privado, tanto SharePoint 2007 como 2010 cuentan con una aplicación específica para personalizar el producto, se llama SharePoint Designer 2007 o 2010, en ambos casos es sin costo y la peudes descargar desde aqui. Con esta herramienta podemos personalizar el comportamiento de nuestros sitios SharePoint sin codificar o instalar algún otro componente. Claro que tiene sus ventajas y desventajas pero aquí puedes encontrar más información al respecto.

Dentro de las características de este producto existe el Workflow Designer. Básicamente cargamos SharePoint Designer 2010 y abrimos el sitio que deseamos personalizar. Navegamos en la sección de Site Object para elegir Workflow. Esto carga el Ribbon específico para flujos de trabajo y muestra los tipos de flujo que se pueden crear y algunos existentes.

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De acuerdo a tu pregunta y en tu caso muy particular estaremos creando un List Workflow donde deberás elegir a que lista o biblioteca de documentos deseas personalizar.

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Deberás especificar el nombre y descripción de tu flujo de trabajo y al dar Ok, se cargara a Workflow Designer y sus correspondientes opciones dentro del Ribbon.

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La naturaleza de construcción de un flujo de trabajo radica en la noción de:

  • Steps (Pasos del flujo de trabajo):
  • Conditions (Condiciones que evalúan algo)
  • Actions (Acciones que se ejecutan cuando estas condiciones se cumplen)

La manera en la que esto funciona es que un paso (Step) agrupa una serie de condiciones (Conditions) y acciones (Actions) que se ejecutan en un determinado momento, es posible crear más de un paso y ejecutarlos en paralelo, sin embargo, en este momento no es tu caso. Dentro del bloque de Step 1 agregamos una o más condiciones usando el Ribbon. SharePoint Designer 2010 nos permite utilizar las condiciones pre fabricadas en el producto.

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Sin embargo, como programador tu puedes crear las tuyas propias utilizando algunas de las clases de Workflow Foundation ver WebCast Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando SharePoint Designer 2010.

Claro que el Step no necesariamente requiere una condición para ejecutarse.

A continuación una vez que agregamos las condiciones que requerimos evaluar, procedemos a agregar las acciones que básicamente reflejan las reglas de negocio que necesitamos contemplar en nuestra lista o biblioteca. Aquí lo interesante es que también se muestran todas las acciones disponibles en SharePoint 2010 y categorizadas por el tipo de acción.

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Aquí quiero hacer notar que existe una acción llamada Lookup Manager of a User que obtiene al usuario que se tiene configurado como jefe directo en el directorio activo. Por lo tanto, creo que es muy factible la construcción de tu flujo de trabajo que mencionas en tu correo.

Básicamente lo que harás es invocar la acción Lookup Manager of a User configurando la propiedad “this user” para que obtenga el correo electrónico del usuario que registro o inicio el flujo. En este caso ese dato existe en los campos (fields) del elemento actual (Current Item) que representa el documento o elemento de lista en cuestión. Es importante mencionar que el resultado de la acción es guardado en la variable Manager que posteriormente otra actividad puede utilizar.

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Después agregas otra actividad llamada Send Email y configuras a quien se le mandara el correo electrónico. En este caso usaremos la variable Manager que contiene el correo electrónico que la acción FInd Manager genero con base el usuario en cuestión.

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Das clic en Ok y capturas el título y cuerpo del correo electrónico que requieres enviar al jefe.

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Después das clic en Ok y guardas el flujo de trabajo. Seleccionas Publish y listo ya puedes probar el comportamiento de tu flujo de trabajo.

Mucho más detalle aquí: http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-designer-help/workflow-conditions-in-sharepoint-designer-2010-a-quick-reference-guide-HA010376962.aspx

Bien espero que encuentres la solución a tu escenario y a tus órdenes cualquier pregunta que tengas.

Saludos

 

HG

 

De: Privado
Enviado: lunes, 26 de septiembre de 2011 09:44 a.m.
Para: Haaron Gonzalez
Asunto: Consulta

Hola buenos días desde Colombia..

Haaron quería preguntarte algo, estoy haciendo un flujo de trabajo con SharePoint 2010 pero requiero que dependiendo de la persona que ejecute el flujo de trabajo le envié un correo al el jefe inmediato.

Por ejemplo el empleado 1 tiene como jefe a Jefe 1

Y empleado 2 tiene como jefe el jefe 2

Entonces si el empleado 1 ejecuta el flujo, le debe enviar un correo a el jefe 1, de igual manera

Si el empleado 2 ejecuta el flujo, le debe enviar un correo a el jefe 2.

Esto no sé cómo hacer pues SharePoint le envía un mensaje a alguien puntual.. puedo hacer esto??

Gracias por tu respuesta

14 Comments

  1. Marco Baeza says:

    Hola, creo que la solución mas rápida a tu requerimiento es agregar en tu lista una columna de Persona o grupo para que el usuario especifique a quien será dirigido el correo a través del flujo….

  2. haaron says:

    Sin duda es una alternativa, en este caso de Don Privado comento que a nivel organizacional prefieren utilizar la jerarquia configurada en directorio activo ya que la tienen bien organizada. :) pero el escenario que planteas totalmente factible tambien, thanks!

  3. Marco Baeza says:

    Gracias a usted !!! ;)

  4. Jorge says:

    Hola, tengo un problema parecido, a ver si me lo podéis resolver, os cuento el escenario:

    Quiero obtener el username que modifica un registro de una lista de sharePoint.

    En teoría, pensé que era facil, con la actividad lookup user info. Si configuro como que coga la propiedad “name” de “nombre de la lista:modificado por”.

    El problema consiste, que no me coge el usuario que modifica, si no el anterior, me explico con un ejemplo: Si hay una modificacion 1 del usuario1 y despues hay una modificacion 2 del usuario2, pues bien, me coge el usuario1, es como si no actualizara la columna “modificado por” hasta el final del flujo.

    Si alguien me puede ayudar, se lo agradecería.

    Otra cosa, yo trabajo con SharePoint y Designer 2007

  5. Jorge says:

    Hola, tengo un problema parecido, a ver si me lo podéis resolver, os cuento el escenario:

    Quiero obtener el username que modifica un registro de una lista de sharePoint.

    En teoría, pensé que era facil, con la actividad lookup user info. Si configuro como que coga la propiedad “name” de “nombre de la lista:modificado por”.

    El problema consiste, que no me coge el usuario que modifica, si no el anterior, me explico con un ejemplo: Si hay una modificacion 1 del usuario1 y despues hay una modificacion 2 del usuario2, pues bien, me coge el usuario1, es como si no actualizara la columna “modificado por” hasta el final del flujo.

    Si alguien me puede ayudar, se lo agradecería.

    Otra cosa, yo trabajo con SharePoint y Designer 2007

  6. laureano says:

    hola yo necesito un flujo q envie un email pero q lo envie diez dias antes de q un contrato se venza necesito mucho la ayuda por fa

  7. Marco Baeza says:

    Se me ocurre que podrias crear una nueva columna y agergar una formula (o valor calculado) a la columna de fecha….
    tedejo un link:
    http://msdn.microsoft.com/es-es/library/bb862071.aspx

  8. MCM says:

    hola

    soy nuevo en esto del sharepoint y mi duda que tengo es que si me podran ayudar en crear un WF para enviar un correo a varios usuarios. a la hora de publicar un archivo que esten enteradoe l grupo de trabajo que hay un nuevo archivo que revisar.

    moy_13666@hotmail.com

  9. MCM says:

    hola

    soy nuevo en esto del sharepoint y mi duda que tengo es que si me podran ayudar en crear un WF para enviar un correo a varios usuarios. a la hora de publicar un archivo que esten enteradoe l grupo de trabajo que hay un nuevo archivo que revisar.

  10. MCM says:

    hola

    soy nuevo en esto del sharepoint y mi duda que tengo es que si me podran ayudar en crear un WF para enviar un correo a varios usuarios. a la hora de publicar un archivo que esten enteradoe l grupo de trabajo que hay un nuevo archivo que revisar.

  11. MCM says:

    hola

    soy nuevo en esto del sharepoint y mi duda que tengo es que si me podran ayudar en crear un WF para enviar un correo a varios usuarios. a la hora de publicar un archivo que esten enteradoe l grupo de trabajo que hay un nuevo archivo que revisar.

  12. LIC. JESENIA says:

    NECESITO UN FLUJO DE DATOS DONDE EL ADMINSITRADOR ENVIE LA TAREA SU ESTADI SERA NO INICIADO,CUANDO LE LLEGUE LA TAREA AL USUARIOS CAMBIARA EL ESTADO A EN CURSO, ESTE LE ENVIARA UNA ÑETRA AL ADMINISTRADOR QUE LA TAREA ESTA EN CURSO A REALIZARSE CON UN %COMPLETADO DE 30%, CUANDO EL USUARIOS YA HAYA ECHO LA TAREAS BUELVE A CAMBIAR EL ESTADO A REVISION, DE IGUAL MANERA ENVIARA OTRA ALERTA AL ADMINSITRADOR PARA QUE ESTE REVISE SI ESTA CORRECTAMEN DE LA TAREA Y PONGA COMO COMPLETA SI EL CASO SI NO EN VIARA OBSERAVACIONES AL USUARIOS DE LA COORECCIONES NECESARIAS TENDRA UN %COMPLETADO DE 75% Y CUANDO FINALIZA LA TAREA PONDRA EL 100% DE LA TAREA CONCLUIDA.

    ESPERO Y ME AYUDEN GRAXIAAS

  13. haaron says:

    busca usar major el flujo de trabajo de tres estados, creo que ese te ofrece una solucion a tu scenario. saludos

  14. vanessa says:

    hola estoy realizando un flujo de trabajo y quiero que me haga lo siguiente.

    existe un jefe superior y el tiene a cargo unos jefes y ellos a su vez pertenecen a una area especifica ejemplo:

    Director manda tarea a jefe de despachos pero este a su vez envia la tarea a uno de sus encargados y este encargado de realizar la tarea no la realiza le debe llegar notificacion antes de vencerse la fecha al jefe de despacho, y si el jefe de despacho tampoco la realiza se enviara a el director informandole que ha pasado por el delegado, el jefe y no se ha cumplido.

    espero me ayudes

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