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Cuestionario inicial de oportunidad SharePoint

Uno de los principales problemas del mundo del desarrollo de soluciones en SharePoint con los que me he encontrado desde el año 2003 es justamente como dimensionar un proyecto, como entender la realidad en la que nuestros clientes se encuentran y buscar visualizar las expectativas para solucionar su problema, en ese sentido he escrito algunos post que dan un norte de cómo manejar esta situación:



Sin embargo, el día de hoy quiero compartir un formulario que normalmente utilizo al inicio de cualquier oportunidad. Este formulario me permite identificar de forma inicial la problemática que el cliente cree tener, la solución que el cliente visualiza, un diagnóstico inicial del estado de la tecnología y sobre todo un poco de contexto para determinar si mis servicios serán de valor aquí mediante el entendimiento de la necesidad. Quería compartirlo con la comunidad como una herramienta general que puedes usar tanto como para SharePoint o cualquier otro producto que dé una solución de negocio.




Aqui lo puedes decargar:

¿Por qué utilizar SQL Server 2012 en SharePoint 2010?

En una reunión de trabajo, de una manera enérgica pregunta el director de infraestructura que si porque se recomienda utilizar SQL Server 2008 R2 64 Bit para instalar SharePoint 2010 si también SQL Server 2005 y 2008 lo soportan casi casi dejando ver que es solo por cuestiones de apalancamiento de licencias por parte de Microsoft. Y bueno mi respuesta fue que es recomendable siempre utilizar las versiones más recientes del software tanto del sistema operativo como también de SQL y la razón es porque algunas características de funcionalidad que van emergiendo fueron construidas posteriormente o requieren software más reciente y si las necesidades que tenemos están en torno a esas características, sin duda conviene invertir.

Un ejemplo es PowerPivot no corre sobre versiones de SQL distintas a SQL 2008 R2 e incluso aproveché para dar otro ejemplo y mencionar que SQL Server 2012 permite agregar como aplicación de servicio en SharePoint 2010 a SQL Server Reporting Services y PowerPivot, gracias a esto, la administración, gestión, respaldo, configuración ahora formaría parte de la pila funcional de SharePoint y no de SQL por ende menos complejidad al modelo de la solución desde la perspectiva administración y mantenimiento. También algo muy importante mencionar es que al tener Reporting Services como aplicación de servicio en SharePoint 2010 entonces ahora se soportan las alternativas de autentificación disponibles en SharePoint abriendo a un mayor rango de opciones y posibilidades de reporteo que antes no se tenían por la limitantes de seguridad y autentificación. Si tu cliente requiere ofrecer reportes o inteligencia de negocio para clientes, proveedores o algún otro en la cadena de valor, entonces SharePoint 2010 y SQL Server 2012 ofrecen la mejor opción para escenarios de extranet para entrega de BI.

Así es amigos, desde ya deberíamos de estar implementando SharePoint 2010 con SQL Server 2012 para sacar una mayor ventaja en las características de BI disponibles que podemos configurar en SharePoint 2010 así como también las de disponibilidad y desempeño que el mismo SQL Server 2012 aporta a la mesa.

PD. Me parece que desde la perspectiva licenciamiento también Microsoft ya está entregando SQL Server 2012 como parte de los Enterprise Agreements así que ya deberías de saber integrar SQL Server 2012 con SharePoint 2010.

Aquí unos recursos:

Suerte!

Consejos para crear una Práctica de Colaboración o Centro de Excelencia SharePoint

No sé si te ha pasado pero de pronto el negocio o la empresa de TI  donde trabajas han decidido invertir en SharePoint y crear toda una estrategia comercial para ofrecer al mercado soluciones de colaboración. Sin duda SharePoint ha sido uno de los productos con una tasa de crecimiento sin precedentes en Microsoft y junto con la situación económica mundial muchas empresas que ya lo tenían incluido en sus planes de licenciante deciden ponerlo en producción. Y ahí se encuentra tu empresa recibiendo nuevas oportunidades en torno a este producto, desde la perspectiva comercial vez dinero pasar frente a ti y por no tener una práctica especializada o centro de excelencia en SharePoint dejas oportunidades que podrían representar un porcentaje interesante de margen anual. Sin duda ese y otros más serían los argumentos que justifiquen  crear una práctica de colaboración.


El tema es que ahí estas tu mi estimado lector, recibiendo nuevas oportunidades por parte de los clientes de la empresa donde trabajas, tratando de estimar y cotizar instalaciones, desarrollos y migraciones sobre SharePoint con la poca o mucha experiencia que te precede. Identificas la necesidad de contar con un experto o en estos días le llaman arquitecto SharePoint que te apoye y de certeza/confianza a los números que estas poniendo sobre la mesa así como el acercamiento de solución, así mismo y desde ya visualizas que cotización tras cotización se deja ver en el horizonte la necesidad de contar con los recursos que puedan ejecutar estos esfuerzos de venta que se han venido concretando con el tiempo.  La interrogante que surge en las reuniones comerciales es “y si se cierran al menos dos de estos proyectos, ¿cómo le vamos a hacer?” no falta quien responda, pues traemos a más personas, contratamos a nuevas gente como si los profesionales SharePoint estuviesen esperando la oportunidad de trabajo. La realidad es que el mercado no se está dando abasto y encontrar consultores, programadores y administradores SharePoint calificados es muy difícil hoy en día.


Ante este escenario real de negocio a continuación algunas consideraciones o consejos para crear una práctica de colaboración y/o centro de excelencia SharePoint.


 


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Conviértete en un Partner de Microsoft y adquiere la competencia de portales


La subsidiaria local de Microsoft puede aportar valor de muchas formas, las más comunes:


Te puede generar negocio formando parte del ecosistema de socios


Microsoft cuenta con toda una estructura jerárquica de primer nivel para gestionar nuevas y/o existentes  oportunidades que se puedan dar durante el ciclo de licenciamiento que se tiene con la mayoría de las empresas de los sectores empresarial y gubernamental. Por mencionar un ejemplo, para un cliente estratégico que está a punto de renovar su contrato de licenciamiento es de vital importancia apalancar los productos Microsoft y esto lo puede hacer mediante proyectos, pruebas de concepto y/o acuerdos de negocio, en ese sentido el socio de negocio (Partner) especializado en alguna competencia en particular es quien termina siendo integrado en la relación para atender y ejecutar con éxito cualquiera de estas estrategias. Así mismo como parte de los contratos de licenciamiento se tienen contratos de soporte donde eventualmente se requiere del apoyo del socio para atender a su cuenta en resolver problemas específicos para su cliente. En sí, mediante las certificaciones de la gente y los casos de éxito que vas logrando van consolidando la competencia en la que clasificas, existen diversas competencias y para cada una de ellas existen cuentas estratégicas. Tu trabajo es ejecutar bien cada proyecto, asegurar que esta registrado de acuerdo a tu competencia y adquirir puntos para poder aparecer en el radar de socios de negocios que Microsoft internamente utiliza para integrarte en alguna oportunidad. También, Microsoft cuenta con un equipo para ofrecer servicios de consultoría (MCS – Microsoft Consulting Services) donde eventualmente contratan a socios para la ejecución de algún proyecto que esta área pudiese haber vendido. En este sentido, MCS cuenta con los consultores que gestionan y entienden la necesidad del cliente, definen una estrategia de solución y mediante el socio de negocio ejecutan las tareas específicas del proyecto. En resumen seguro existen muchas más alternativas para que Microsoft sea tu cliente y te lleve a construir proyectos importantes que contribuyan de forma directa al margen. Personalmente los proyectos a los que Microsoft te puede llevar pueden ser muy importantes para tu desarrollo profesional y para el crecimiento de tu empresa. 


Te ayuda con recursos de asesoría y capacitación para todos los roles de una práctica SharePoint


El sistema de socios cuenta con todo un repositorio web de recursos de apoyo. Para cada tecnología y/o competencia se tiene contenido para diversas audiencias como mercadotécnica y ventas en distintos formatos como libros, guías, cuestionarios, iniciativas e incluso asesoría directa con gente de Microsoft. También, cada subsidiaria local cuenta con un área dedicada a los socios de negocio los cuales constantemente te están invitando y motivando para crecer en tu competencia. Si te haces socio puedes dar acceso a cada persona certificada de tu empresa para que ellos mismos naveguen y accedan a los recursos mencionados. El sistema de socios cuenta también con toda una plataforma de capacitación continua que te permite tomar cursos en línea para todos los roles de una práctica SharePoint como lo son ventas, arquitectura, desarrollo y administración, estos cursos cuentan con examen y diploma de tal forma que puedes medir el avance adquirido en el conocimiento. En mi opinión muchos socios de negocio ignoran el contenido y las ventajas que este portal aporta a la empresa, quizás sea que es demasiado contenido, sin embargo, en mi experiencia, cuando he tenido que capacitar a vendedores o apoyo en mercadotecnia el sitio de socios me ha ofrecido una alternativa con la que he podido solventar mi carencia.


Implementa una plataforma de capacitación continua


Tan solo imagina que de pronto estas en el mejor de los problemas que una empresa pueda tener, tienes proyectos cerrados y no cuentas con el personal para ejecutarlos. Una plataforma de capacitación continuar podrá asegurar que al contratar a nuevos elementos para la práctica estos se alinean a las competencias y habilidades que has logrado consolidar. Una plataforma de capacitación continua es esencial para poder establecer un punto inicial de partida para los nuevos empleados.  Puedes desarrollar tú el contenido, montarlo en algún lugar, clasificarlos y actualizarlo con el tiempo. También puedes comprar contenido de terceros que sin duda aportan cierto nivel de calidad. Se que es muy caro pero los eventos como Microsoft Teched, SharePoint Conference, Professional Developer Conference, Ignite, Build, DevConnections, entre otros son un recurso invaluable. Mira si de plano no puedes mandar a tus ingenieros a estos eventos al menos compra el contenido digital que en ocasiones ponen a la venta y súbelo a tu portal de capacitación continua, básicamente ponlo a disposición de la gente. En estos eventos se da lugar a que los profesionales mas experimentados de SharePoint se junten en un mismo lugar y compartan conferencias basadas en experiencias de la vida real, en los temas mas comunes y valiosos del producto, así que,  cuando llegues a tener una necesidad para la cual tu ingeniero no tiene mucha experiencia, podría sin problema acceder a estas conferencias, buscar al consultor o al tema en cuestión, tomar la conferencia virtualmente y al terminar tener una idea mucho mas clara por donde proceder. A continuación algunas de las empresas que ofrecen cursos de capacitación virtual en SharePoint:



Invierte en la certificación de los ingenieros


Que vale más, ¿el papel o el saber? Sin duda un tema a discusión y polémico es el de las certificaciones. Quienes no están certificados dicen que no lo necesitan, quienes si están certificados lo presumen todo el tiempo, claro hay sus excepciones. En mi opinión apoyar a certificarse si debería ser parte de los objetivos de una práctica de colaboración o centro de excelencia, me ha tocado empresas que prefieren no apoyar por miedo a que se les valla el recurso, también me ha tocado empresas que te da un bono por certificarte y además te pagan el examen en caso de haber sido aprobado.


Certificarse debería ser una meta personal-profesional


Yo creo que el certificarse debe de ser una iniciativa y/o reto personal-profesional que te permita al menos en papel diferenciarte de los demás. Sabemos todos que a la hora de la hora frente a los problemas técnicos/interpersonales de un proyecto por más certificado que uno este se requiere de la astucia, sensibilidad e intuición que ningún examen de certificación podrá dar. Sin embargo, el certificarse no es algo sencillo, requiere de experiencia y de disciplina de estudio en temas técnicos con un nivel de profundidad alto. La certificación establece un marco de referencia de que tan bien conoces técnicamente algún producto y/o tecnología sobre todo que sabes por donde enfrentar técnicamente algún escenario de negocio. Estar certificado inicialmente te podrá producir un orgullo especial el cual considero sano para tu autoestima laboral y también es natural como parte de la madurez profesional. La mayoría de las empresas sienten una afinidad inexplicable por personal certificado, así que si te conviene jugar estas cartas. Adicional, tus certificados emitidos por alguna empresa internacional como Prometric o Microsoft siempre seran bien vistos por los agentes aduanales encargados de evaluar si te dan o no una visa temporal de trabajo en estados unidos :).


Certificarse ayuda en posicionar mejor con los clientes


En la mayoría de las empresas grandes con las que he trabajado hay dos palabras que siempre salen a la luz y creo que tienen una preferencia y/o afinidad intima. “Mejores Practicas” y “Certificados”. Es evidente que mencionar que tienes personal certificado en X o Y producto produce una aceptación mayor con el interlocutor y mientras mas sea el numero de tecnologías como personas certificadas, mas memorable es la reacción/impresión. Simplemente es importante desde la perspectiva de negocio poder dejar ver la realidad que se tiene en cuanto al talento y al nivel de la gente, poder concretar o respaldarlo mediante certificados es aun más impactante desde la perspectiva comercial. Por lo tanto, apoya, difunde, fomenta y contempla el desarrollo y certificación de las personas, ya que son estas las que en realidad harán realidad tus metas como empresa y merecen ser reconocidos y respaldados. Es natural que como parte del nivel de madurez profesional de las personas busquen certificarse y mantenerse certificados por lo tanto les conviene a ellos y te conviene a ti durante el tiempo que los tengas.


Educa a la gente de ventas y se claro con tu oferta SharePoint


En mi experiencia como consultor e ingeniero pre venta es aquí donde puedes experimentar el éxito y el fracaso a la velocidad de la luz. Llega la necesidad, haces una revisión del escenario, confirmas con el cliente su necesidad, validas tu escenario de solución, estimas en un plan de trabajo el tiempo que te llevara construirla,  reflejas en una propuesta la solución, entregables, supuestos y sobre todo el presupuesto y/o costo, no falta el aguafiestas que levanta la mano y critica la propuesta, lo ignoras, entregas al cliente, justificas con las personal técnico del cliente, se cierra el proyecto y llega la orden de compra. En ese momento experimentas la gloria de haber sido capaz de vender un proyecto que puede pagar el sueldo anual de 3 personas en tan solo 3 meses de esfuerzo.  De pronto, durante la ejecución del proyecto salta que no se visualizo bien que quería el cliente, que si cae o no cierto cambio de ultimo momento en el alcance del proyecto, que al mismo recurso lo tienes en 3 proyectos a la vez y apenas puede, casi casi que ya lo dejo la esposa,  que se toman decisiones técnicas que abren riesgos importantes para el cliente, el aguafiestas tienes cara de te lo dije, en fin, visualizas que el proyecto saldrá sin ningún margen o peor aun que representara un gasto poder sacar la firma de liberación del mismo. Llega la frustración, las culpas y la pregunta ¿Qué hicimos mal? Y la respuesta “vender con esos tiempos”.


Establece un pipeline de venta y oportunidades


Como parte de las oportunidades SharePoint que van llegando con el tiempo se van apilando de una forma exponencial de tal forma que dar seguimiento puntual a los compromisos de venta que vas generando se vuelve un caos dejando una impresión de informalidad. Se le dice pipeline a un simple y sencillo mecanismo de seguimiento de las oportunidades. Crear un pipeline para la práctica de colaboración permitirá visualizar y tener en el radar de forma resumida todas las oportunidades de venta y compromisos adquiridos que se han establecido para su seguimiento apropiado. Quizás un CRM y/o sistema de gestión de oportunidades seria lo mas recomendable, lo importante es que lo tendrás para que puedas gestionar mejor, cumplir mejor y sobre todo visualizar de forma instantánea la importancia, el valor y lo estratégico que se esta convirtiendo tu practica para la empresa.


Busca automatizar el proceso de estimación


Es complejo pero para cierto tipo de proyectos SharePoint es posible. Contar con herramientas de estimación permitirá a los vendedores, arquitectos e ingenieros pre venta con una forma consistente de dimensionar proyectos lo cual puede mejorarse con el tiempo y quitar la dependencia a que solamente una persona con los conocimientos y experiencia pueda definirlo. Incluso Microsoft cuenta con frameworks de venta me parece que le llaman “Solution Acelerators” los cuales ya ofrecen un plan de trabajo, un alcance, un proceso y una estrategia de solución para escenarios muy específicos. Existe aceleradores de solución para proyectos de Search, Forms, Workflows, Portales, etc.  Como parte del nivel de competencia que tienes como socio de Microsoft pueden tu gente inclusive ejecutar estos aceleradores de solución, el caso es de que el riego de estimar baja y es repetitivo la experiencia del proyecto. Hay empresas que usando metodologías mucho mas sofisticadas mediante sesiones de consultoría consultiva pueden asesorar para la construcción de herramientas de estimación. No es un esfuerzo fácil y sencillo de lograr, sin embargo es factible poder racionalizar la estimación.


Crea una presentación plantilla que muestre las capacidades SharePoint de tu empresa


Esto es esencial, tener una presentación de Power Point que describa la oferta SharePonit que como empresa tienes y promueva ante los clientes un mensaje consistente. En esta presentación regularmente se promueve el porque SharePoint es un producto tan importante para Microsoft y para las empresas que lo adoptan, se menciona tu enfoque de valor que ofreces como proveedor para el cliente en el producto particularmente y para terminar mencionar los tipos de servicios que ofreces, el equipo certificado que tienes “aquí es donde tiene impacto este tema” y los casos de éxito que has consolidado con el tiempo. Lo importante es que esta presentación sea la única que manejas para promover tus servicios, en ocasiones, el cliente a quien  vas a presentar ya ofrece una serie de necesidades y ese sentido podrías personalizar la presentación solo para el cliente en cuestión incluyendo por cada necesidad que el ha puesto sobre la mesa, las características que el producto tiene para resolverlas.


Apóyate y aprende de consultores externos


Todos tenemos que aprender y perfeccionar con el tiempo lo que hemos aprendido para llegar a desarrollar una maestría en la habilidad. Los consultores externos y/o asesores a pesar de ser caros si pueden aportar valor fomentando en tu equipo valores, practicas y herramientas que permitan darle oxigeno el carbón y hacer que esos talentos que tienes bajo tu empresa puedan arder y alcanzar el nivel que necesitas para cumplir tus metas. Para cada problema, proyecto o reto tecnológico podrías apoyarte de un consultor externo para que de manera presencial o remota, aplique su filosofía de trabajo. La que yo utilizo y ha dado resultados para mis clientes es:


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Análisis


En esta parte nos aseguramos de entender claramente el contexto técnico y de negocio que nos permita encontrar la mejor alternativa de solución. Una vez entendiendo todos los ángulos de un mismo problema procedemos a realizar una prueba de concepto para asegurar los pros y contras de nuestra alternativa y tomar una decisión.


Demostrar


Durante esta etapa reforzamos la capacitación de tus ingenieros a través de compartir las experiencias de campo que nuestros consultores han adquirido mediante la aplicación de las tecnologías y métodos en otras organizaciones. En un escenario concreto se presenta y de muestra la alternativa de decisión planteada.


Asesorar


Para asegurar la exitosa y correcta implementación de las técnicas y métodos sobre un proyecto en particular, trabajamos directamente con el personal responsable de la construcción de la solución, establecemos de manera conjunta el plan de trabajo, damos seguimiento a sus avances y retroalimentamos oportunamente sobre cualquier condición que pueda afectar el éxito del proyecto.


Auditar


Finalmente en esta etapa aseguramos la efectividad y eficiencia de la práctica de trabajo implementada a través de mecanismos de retroalimentación que permiten la identificación e implementación de oportunidades de mejora.

Cuales son los temas estratégicos de tu empresa y como capitalizar el conocimiento de la gente con SharePoint 2010

Antecedentes

En este post veremos que funcionalidades pre construidas existen en el producto SharePoint 2010 para permitir a la empresas concretar y fortalecer su estrategia de administración del conocimiento.

Introducción

Cuando la información crece de manera exponencial siempre pensamos en clasificarla de forma racional y lógica. En el pasado era común encontrar en las oficinas enormes casilleros con millones de documentos clasificados probablemente por orden alfabético. Hoy en día con el uso de los sistemas informáticos y de la paquetería de software para oficina el tema del almacenamiento y clasificación física de la información se ha delegado al área de informática, es justo decir que toda la clasificación que hoy generamos se reduce a carpetas dentro de nuestra computadora de escritorio, en especial “Mis Documentos”.

En algunos casos el departamento de informática aprovisiona carpetas públicas en la red en donde podemos copiar nuestra información y de alguna manera respaldar sobre un almacenamiento distinto al nuestro los documentos que generamos.

Sin embargo, por ser digital entonces ya no existen límites físicos que nos impidan clasificar, organizar, accede, asegurar y proteger la información de nuestra empresa de forma innovadora que responda a las necesidades de negocio. En ese sentido es bien sabido que SharePoint nos ofrece repositorios de almacenamiento con funcionalidad pre construido para facilitar el trabajo, en otras palabras, subir documentos a una biblioteca de documentos SharePoint nos permite manejar versiones de los documentos, suscribirse a alertas de correo electrónico para saber cuándo y por quien estos documentos han sido modificados, aplicar permisos de acceso y una serie de capacidades adicionales más que fortalecen al trabajador con mejores herramientas.

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Volviendo al tema de la clasificación y con relación a SharePoint contamos con la posibilidad de crear carpetas dentro de las bibliotecas de documentos como la primera alternativa de clasificación la cual resulta muy conveniente para equipos de trabajo que utilizan sitios SharePoint para colaborar y comunicarse mejor.

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Sin embargo, en una escala mayor a nivel empresarial y en un contexto mucho más corporativo la clasificación de documentos mediante el uso de carpetas no es una estrategia conveniente para capitalizar el conocimiento de toda la gente. Todo el trabajo de oficina que las personas realizan en una empresa está alineado a estrategias que obedecen a una visión de negocio por lo tanto el contenido que estos generan deberían de clasificarse o etiquetase de una manera más robusta y formal a fin de poder encontrar y relacionar no nada más la información sino el conocimiento de manera más rápida y ágil. Es por ello que actualmente es una necesidad imperante para los directores de TI el poder clasificar el contenido empresarial de una manera que represente y consolide el capital intelectual de la organización para lograr una administración del conocimiento que represente para los empleados y la empresa una ventaja competitiva.

Servicio de Administración de Metadatos, el Servicio de Perfiles de Usuario y el Servicio de Búsquedas

En la edición estándar y empresarial de SharePoint Server 2010 se cuenta con una aplicación de servicio llamada Servicio de Administración de Metadatos el cual ofrece un motor de gestión de etiquetas y términos de carácter general que los empleados usan para clasificar el conocimiento expresado en documentos y archivos de oficina. En conjunto con la aplicación de servicio de Perfiles de Usuario estos términos y etiquetas se comporten de forma relacionada para proveer información contextual y específica para cada etiqueta.

En el siguiente ejemplo vemos a un usuario clasificando documentos y haciendo uso de las opciones de SharePoint para etiquetar documentos en una biblioteca de documentos.

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En la siguiente imagen vemos una página de perfil de la etiqueta. En esta página del perfil podemos ver lo siguiente:

  • Que otros documentos han sido etiquetados con la misma etiquetas
  • Que personas se han declarado como expertos en esa etiqueta o tema para recibir preguntas sobre el mismo
  • Pizarra de notas sobre el tema en cuestión
  • Enlace para seguir o suscribirse a esta etiqueta
  • Enlace para buscar a las personas que también se han suscrito a la etiqueta

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La integración que se tiene con el Perfil de usuarios permite conectar la funcionalidad de las etiquetas con la funcionalidad del perfil. En conjunto como organización se puede contar con toda una propuesta de gestión de contenido donde las personas son los principales actores que de forma vibrante y completamente transparente capitalizan el conocimiento.

En la siguiente imagen vemos como la opción de “Add to Ask Me About in Profile” de la página de perfil de la etiqueta se termina mostrando en la sección de “Ask Me About” en la página del perfil del usuario.

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Así mismo y como parte de la integración mencionada anteriormente se tiene la opción del Newsfeed como una alternativa para suscribirnos al contenido y etiquetas que más nos interesa para estar al tanto de aquellas actividades y operaciones que suceden en el portal.

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Es improtante mencionar que tambien el Social Connector de Outlook 2010 muestra la informacion del Newsfeed.

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En el enlace de My Interest el usuario puede elegir de un grupo de categorías que eventos le interesa rastrear desde esta opción de suscripción.

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Podríamos comparar esta opción como un timeline corporativo que nos permite estar siguiendo tanto personas como etiquetas o temas estratégicos de la organización.

Por otro lado, el motor de búsquedas de SharePoint también juega un papel muy importante en la administración del conocimiento ya que muestra los temas o etiquetas como panel de refinamiento de los resultados de las búsquedas permitiendo segmentar y encontrar la información de manera mucho mas sencilla.

En la siguiente imagen vemos los distintos paneles de refinamiento de los resultados de las búsquedas y entre ellos el de las etiquetas.

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Admnistración del Conocimiento en Sitios de Colaboración

Ahora bien, ya dentro de un sitio de colaboración para un proyecto o equipo por ejemplo, los usuarios pueden contar con un mapa de etiquetas con el cual fácilmente puedan navegar y contactar a los usuarios expertos.

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También las bibliotecas de documentos que cuentan con contenido etiquetado pueden exponer en un menú de filtrado todas las etiquetas para ofrecer un mecanismo mejorado de consulta de la documentación.

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Esta imagen ha sido tomoada de http://www.endusersharepoint.com/EUSP2010/2010/04/14/10-ways-sharepoint-2010-improves-findability/

El cliente de Office no podia quedarse atras y el sistema de etiquetas tambien se pone a disposicion en los productos que nuestros usuarios usan dia con dia, por un lado tenemos el panel de informacion del documento en donde vemos el seleccionador de etiquetas.

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En la opción de Backstage View de cualquier cliente de Office tambien tiene integración con el Manage Metadata Service.

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En resumen

En SharePoint 2010 se tiene funcionalidades disponiblse para establecer una estrategia de administración del conocimiento usando cualquier edición del producto estándar o enterprise. Sinceramente, siento que para una organización donde Knowledge Management es una imperante necesidad, el servicio de Perfiles de Usuario, Servicio de Administración de Metadatos y Servicio de Búsquedas son una alternativa muy valiosa hoy en día para hacer del conocimiento una ventaja competitiva. Todas estas aplicaciones de servicio requieren de planeación por separado para su configuración y aprovisionamiento acorde a las necesidades y objetivos de la empresa; y muy importante su puesta en marcha para fomentar un cambio cultural en la forma de trabajo y asegurar que los usuarios finales utilicen y participen en el proecso para capitalizar el conocimiento empresarial y hacer frente con exito a la competititvidad.

Haaron González

Como entender las necesidades SharePoint de los amigos a los que no queremos hacer enojar

Cuando implementamos SharePoint y éste empieza a tener auge en la empresa vemos que de pronto tienes a gerentes, ejecutivos o jefes de área de esos que no quieres hacer enojar, interesados en tener su sitio SharePoint para su departamento. He notado que algunos ejecutivos piensan que con solamente tener un sitio SharePoint dedicado mágicamente ya colaboran y están totalmente comunicados. La realidad es que un sitio de equipo SharePoint es tan efectivo como irrelevante si no dedicamos tiempo a definir qué características del producto serán utilizadas, aprovisionadas y debidamente configuradas especialmente para resolver alguna carencia de colaboración y/o comunicación. Por lo tanto, cuando entrevisto a estas personas para entender realmente qué necesitan independientemente de lo que quieren utilizo el siguiente enfoque para realmente identificar que problema de negocio se intenta resolver para lo cual consideren que un flamante sitio de equipo SharePoint es una alternativa de solución.



1.    Documento de Requerimientos de Negocio para Sitio de “area”
1.1.    Objetivo de Negocio / antecedentes de la solicitud
1.1.1.    Descripción del problema
1.1.2.    Prioridades
1.2.    Especificación (registrada por el dueño del negocio)
1.2.1.    Característica deseada 1
1.2.2.    Característica deseada 1
1.3.    Enfoque de aceptación por usuario final
1.4.    Plan de comunicación a usuarios finales


Por cada característica deseada pedimos que se capture un antecedente u observaciones que no tengan que ver con características de SharePoint sino de problemas o escenarios de negocio que se busquen tener o resolver. Por ejemplo, si el dueño del negocio nos dice que quiere un calendario o foro de discusión como una característica deseada, intento entender para que requieran ese calendario o foro, tratamos de ver cuál es el aspecto relacionado con la colaboración y/o comunicación que realmente está necesitando y para lo cual nuestro cliente considera que SharePoint sin duda es la herramienta ideal.


Al final este documento refleja las carencias, preocupaciones y sobre todo lo que realmente le duele o desea este ejecutivo preocupado por el empoderamiento de sus subordinados.


Como un consejo, durante la entrevista puedes ir llenando el documento con la información que estas recopilando, al finalizar comentas que mandaras un documento borrador para asegurar que realmente entendiste la necesidades y que solicitas una revisión y edición por parte del dueño de negocio integrando lo que considere necesario. Al terminar la sesión retocamos y editamos un poco mejor el documento quitando de momento aspectos relacionados con temas de SharePoint y orientando el texto a las necesidades y/o problemas de negocio lo mandas y esperas la retroalimentación del dueño de negocio.


Una vez teniendo, entonces inicias con la especificación técnica de solucion al problema y esto será otro post.


Saludos!