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Vote por mi platica Implemente un Centro de Registros Digitales con Microsoft SharePoint en SG Virtual


Me he postulado para presentar una charla en el SG Virtual Conference. SG Virtual es un día de conferencias web gratuitas dirigidas a desarrolladores de software y profesionales de TI. Los conferencistas y participantes se conectarán remotamente desde cualquier parte del mundo. En mi caso, me he postulado como expositor en uno de mis temas favoritos “Mejores Tecnologías y Herramientas“. Lo interesante es que los expositores son elegidos basados en los votos que obtienen sus charlas antes del 30 de Septiembre del 2013, de tal suerte que las sesiones más votadas son las que podrán presentarse. 


Mi plática se llama Implemente un Centro de Registros Digitales con Microsoft SharePoint donde podrá conocer que significa las políticas de administración de la información en SharePoint para implementar mecanismos de retención, archivado, auditorias de acceso, gestión de identificadores únicos/folios, etiquetas y códigos de barras a información digital como documentos, presentaciones, hojas de cálculo o cualquier otro activo de información en la empresa usando las características de administración de contenido empresarial (ECM) de la plataforma SharePoint. En estos días y sin duda el próximo año muchos de los conceptos de ECM serán una obligación regulatoria gubernamental en México. Con esta platica usted podrá prepararse tanto técnica como estratégicamente en la implementación de una plataforma para ECM en su empresa usando Microsoft SharePoint como la plataforma de solución.


Te invito a que votes por mi sesión aquí http://sg.com.mx/sgvirtual/5/sessions/implemente-un-centro-registros-digitales-microsoft-sharepoint pero sobre todo para que me acompañen el dia 23 de Octubre del 2013 y conozcan las características de funcionalidad disponibles en el producto para la administración de registros digitales.


Cómo votar?


Simplemente usa los botones de Like/Tweet/+1 que salen en la página y si gustas compartir esta información con alguien más adelante. Gracias!

Y si funciona ¿qué?

Durante una reunión se me pidió mi opinión sobre la factibilidad de automatizar un proceso que actualmente se lleva en papel y su ejecución es literalmente a mano por un proceso electrónico y digital utilizando a SharePoint como la plataforma para lograrlo y ciertamente podríamos decir que en SharePoint se tienen las características necesarias para hacer frente con éxito a un escenarios de captura electrónica de datos y gestión de aprobaciones mediante flujos de trabajo. Sin embargo antes de emitir mi recomendación hice las siguientes preguntas:

  • Cuál sería la meta de este esfuerzo y podríamos enlistar algunos objetivos
  • Aproximadamente ¿cuantas personas estaríamos tocando con la automatización de este proceso?
  • En cuanto a tiempo se refiere, la duración de una instancia del proceso es de ¿cuánto tiempo?
  • El volumen de solicitudes y aprobaciones que se dan por cada instancia del proceso en promedio al mes ¿es de?

Después de escuchar las respuestas y de entender un poco más el contexto de este cliente “el cual busca posicionar a SharePoint para buscan financiamiento” procedí a comentar mi punto de vista el cual describo a continuación:

Estoy seguro que SharePoint puede soportar a gran escala una solución como la que están buscando con la infraestructura y procedimientos adecuados sin embargo, ¿podría el negocio soportarlo también? Mejorar un proceso que actualmente se lleva a mano por uno electrónico o digital requiere mucho más que una infraestructura de servidores, requiere del soporte y compromiso del negocio por las siguientes razones:

  • Necesitaras definir si las autorizaciones que actualmente se llevan en papel y son la causa de la lentitud del proceso se transformaran a autorizaciones digitales las cuales reducirán el tiempo de la gestión. ¿Podrá el negocio darle validez a la autorización digital o electrónica?
  • Una vez reconociendo la autorización digital entonces el resguardo de los registros electrónicos también deberá ser gestionado por la política actual de retención de la información la cual hoy se lleva en papel y cuenta con todo un departamento de archivo. ¿Podría el negocio darle validez legal por así decirlo a los registros electrónicos producidos por el proceso? ¿Cómo entonces podríamos describir una auditoria?
  • De pronto en menos de seis meses podrás identificar la reducción del uso de impresoras y papel, ¿se tienen contratos celebrados con proveedores tanto de soporte técnico y/o fabricantes que se tengan que revisar?
  • Qué pasaría si al ver el impacto y valor de la automatización de un proceso manual a un proceso digital resulta en una demanda mayor por parte del usuario final en la automatización de otros procesos. ¿Estamos listos para soportar una demanda mayor de trabajo? ¿tenemos en claro cómo podríamos evolucionar de forma gradual de un negocio basado en papel a un negocio basado en formas electrónicas?
  • ¿Cuáles serían otros procesos candidatos que por orden natural pudiera seguir a este esfuerzo?

En resumen hay que preguntarnos qué pasara si sale mal pero también que pasara si sale bien la iniciativa. No es que sea un aguafiestas pero para poder hacer un enfoque de solución integral al problema y las expectativas de negocio hay que preguntar ¿Y qué pasaría si es exitoso el proyecto?