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Administración y Toma de Decisiones

Cuales son los temas estratégicos de tu empresa y como capitalizar el conocimiento de la gente con SharePoint 2010

Antecedentes

En este post veremos que funcionalidades pre construidas existen en el producto SharePoint 2010 para permitir a la empresas concretar y fortalecer su estrategia de administración del conocimiento.

Introducción

Cuando la información crece de manera exponencial siempre pensamos en clasificarla de forma racional y lógica. En el pasado era común encontrar en las oficinas enormes casilleros con millones de documentos clasificados probablemente por orden alfabético. Hoy en día con el uso de los sistemas informáticos y de la paquetería de software para oficina el tema del almacenamiento y clasificación física de la información se ha delegado al área de informática, es justo decir que toda la clasificación que hoy generamos se reduce a carpetas dentro de nuestra computadora de escritorio, en especial “Mis Documentos”.

En algunos casos el departamento de informática aprovisiona carpetas públicas en la red en donde podemos copiar nuestra información y de alguna manera respaldar sobre un almacenamiento distinto al nuestro los documentos que generamos.

Sin embargo, por ser digital entonces ya no existen límites físicos que nos impidan clasificar, organizar, accede, asegurar y proteger la información de nuestra empresa de forma innovadora que responda a las necesidades de negocio. En ese sentido es bien sabido que SharePoint nos ofrece repositorios de almacenamiento con funcionalidad pre construido para facilitar el trabajo, en otras palabras, subir documentos a una biblioteca de documentos SharePoint nos permite manejar versiones de los documentos, suscribirse a alertas de correo electrónico para saber cuándo y por quien estos documentos han sido modificados, aplicar permisos de acceso y una serie de capacidades adicionales más que fortalecen al trabajador con mejores herramientas.

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Volviendo al tema de la clasificación y con relación a SharePoint contamos con la posibilidad de crear carpetas dentro de las bibliotecas de documentos como la primera alternativa de clasificación la cual resulta muy conveniente para equipos de trabajo que utilizan sitios SharePoint para colaborar y comunicarse mejor.

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Sin embargo, en una escala mayor a nivel empresarial y en un contexto mucho más corporativo la clasificación de documentos mediante el uso de carpetas no es una estrategia conveniente para capitalizar el conocimiento de toda la gente. Todo el trabajo de oficina que las personas realizan en una empresa está alineado a estrategias que obedecen a una visión de negocio por lo tanto el contenido que estos generan deberían de clasificarse o etiquetase de una manera más robusta y formal a fin de poder encontrar y relacionar no nada más la información sino el conocimiento de manera más rápida y ágil. Es por ello que actualmente es una necesidad imperante para los directores de TI el poder clasificar el contenido empresarial de una manera que represente y consolide el capital intelectual de la organización para lograr una administración del conocimiento que represente para los empleados y la empresa una ventaja competitiva.

Servicio de Administración de Metadatos, el Servicio de Perfiles de Usuario y el Servicio de Búsquedas

En la edición estándar y empresarial de SharePoint Server 2010 se cuenta con una aplicación de servicio llamada Servicio de Administración de Metadatos el cual ofrece un motor de gestión de etiquetas y términos de carácter general que los empleados usan para clasificar el conocimiento expresado en documentos y archivos de oficina. En conjunto con la aplicación de servicio de Perfiles de Usuario estos términos y etiquetas se comporten de forma relacionada para proveer información contextual y específica para cada etiqueta.

En el siguiente ejemplo vemos a un usuario clasificando documentos y haciendo uso de las opciones de SharePoint para etiquetar documentos en una biblioteca de documentos.

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En la siguiente imagen vemos una página de perfil de la etiqueta. En esta página del perfil podemos ver lo siguiente:

  • Que otros documentos han sido etiquetados con la misma etiquetas
  • Que personas se han declarado como expertos en esa etiqueta o tema para recibir preguntas sobre el mismo
  • Pizarra de notas sobre el tema en cuestión
  • Enlace para seguir o suscribirse a esta etiqueta
  • Enlace para buscar a las personas que también se han suscrito a la etiqueta

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La integración que se tiene con el Perfil de usuarios permite conectar la funcionalidad de las etiquetas con la funcionalidad del perfil. En conjunto como organización se puede contar con toda una propuesta de gestión de contenido donde las personas son los principales actores que de forma vibrante y completamente transparente capitalizan el conocimiento.

En la siguiente imagen vemos como la opción de “Add to Ask Me About in Profile” de la página de perfil de la etiqueta se termina mostrando en la sección de “Ask Me About” en la página del perfil del usuario.

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Así mismo y como parte de la integración mencionada anteriormente se tiene la opción del Newsfeed como una alternativa para suscribirnos al contenido y etiquetas que más nos interesa para estar al tanto de aquellas actividades y operaciones que suceden en el portal.

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Es improtante mencionar que tambien el Social Connector de Outlook 2010 muestra la informacion del Newsfeed.

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En el enlace de My Interest el usuario puede elegir de un grupo de categorías que eventos le interesa rastrear desde esta opción de suscripción.

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Podríamos comparar esta opción como un timeline corporativo que nos permite estar siguiendo tanto personas como etiquetas o temas estratégicos de la organización.

Por otro lado, el motor de búsquedas de SharePoint también juega un papel muy importante en la administración del conocimiento ya que muestra los temas o etiquetas como panel de refinamiento de los resultados de las búsquedas permitiendo segmentar y encontrar la información de manera mucho mas sencilla.

En la siguiente imagen vemos los distintos paneles de refinamiento de los resultados de las búsquedas y entre ellos el de las etiquetas.

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Admnistración del Conocimiento en Sitios de Colaboración

Ahora bien, ya dentro de un sitio de colaboración para un proyecto o equipo por ejemplo, los usuarios pueden contar con un mapa de etiquetas con el cual fácilmente puedan navegar y contactar a los usuarios expertos.

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También las bibliotecas de documentos que cuentan con contenido etiquetado pueden exponer en un menú de filtrado todas las etiquetas para ofrecer un mecanismo mejorado de consulta de la documentación.

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Esta imagen ha sido tomoada de http://www.endusersharepoint.com/EUSP2010/2010/04/14/10-ways-sharepoint-2010-improves-findability/

El cliente de Office no podia quedarse atras y el sistema de etiquetas tambien se pone a disposicion en los productos que nuestros usuarios usan dia con dia, por un lado tenemos el panel de informacion del documento en donde vemos el seleccionador de etiquetas.

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En la opción de Backstage View de cualquier cliente de Office tambien tiene integración con el Manage Metadata Service.

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En resumen

En SharePoint 2010 se tiene funcionalidades disponiblse para establecer una estrategia de administración del conocimiento usando cualquier edición del producto estándar o enterprise. Sinceramente, siento que para una organización donde Knowledge Management es una imperante necesidad, el servicio de Perfiles de Usuario, Servicio de Administración de Metadatos y Servicio de Búsquedas son una alternativa muy valiosa hoy en día para hacer del conocimiento una ventaja competitiva. Todas estas aplicaciones de servicio requieren de planeación por separado para su configuración y aprovisionamiento acorde a las necesidades y objetivos de la empresa; y muy importante su puesta en marcha para fomentar un cambio cultural en la forma de trabajo y asegurar que los usuarios finales utilicen y participen en el proecso para capitalizar el conocimiento empresarial y hacer frente con exito a la competititvidad.

Haaron González

Facilitando el descubrimiento con SEO Toolkit

Para todos aquellos que construimos soluciones para Internet es necesario contemplar como agregar metadatos a nuestras páginas para que buscadores o servicios de búsqueda permitan encontrarlas, indexarlas y potencialmente arrojarlas como resultados.

Sin embargo, no solamente llenar de metadatos los encabezados de nuestras páginas es suficiente para permitir a servicios de búsqueda encontrar y rastrear el contenido. Es necesario asegurar que nuestro sitio web cuenta con enlaces propiamente vinculados a otros sitios, contenido ligero y accesible, código HTML bien formado que cumple con los estándares, entre otros elementos y referencias importantes de revisar.

SEO Toolkit es una herramienta que nos permite optimizar nuestros sitios web para un mejor decrubrimiento por parte de servicios y motores de busqueda. SEO Toolkit analiza nuestros sitios y recomienda posibles mejoras que podemos realizar y así facilitar a los servicios de búsqueda el encontrar nuestro contenido. Podríamos pensar que SEO Toolkit es un agente analizador que identifica como optimizar nuestros sitios para facilitar su descubrimiento en internet.

Esta es una herramienta de Microsoft por lo tanto se instala sobre IIS 7.0 y hace uso de SQL Server 2008 para recopilar y almacenar el resultado de los análisis. Así mismo este componente se integra a IIS 7 y permite acceder a reportes, reglas, validaciones y sugerencias para mejorar nuestro portal.

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Cuando creamos un nuevo análisis podemos configurar el sitio que queremos analizar, el número de enlaces que deseamos revisar, la autentificación que se deberá soportar y todo lo necesario para que la herramienta desempeñe una revisión de forma adecuada.

Los resultados obtenidos son muy valiosos ya que nos carga validaciones e incumplimientos que se realizaron. Por cada incumplimiento nos da un alto nivel de detalle entre ello la posible solución. Por fin ya no tendremos que recurrir a otras herramientas de análisis de sitios web.

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Ya hacia falta una herramienta tan valiosa como esta, que bien que Microsoft identificó el hueco y nos proporciono una alternativa aceptable. Estoy seguro que SEO Toolkit aportará mucho valor para tus proyectos web.

Dejo el enlace del sitio para que proceda a evaluar e instalar.

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HG

Importando los eventos de un calendario compartido de Exchange a una lista de calendario de SharePoint 2010

La semana pasada me pidieron que diera respuesta a la pregunta de como importar los eventos de un calendario compartido de exchange a SharePoint. Esta técnica requiere del uso de Outlook 2007 o 2010. Abrimos Outlook 2010 y nos vamos a ver las carpetas publicas de exchange y en este caso seleccionamos la de Shared Calendars y después el calendario que estamos interesados en importar.

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Del Ribbon seleccione el botón de Change View y después seleccione la opción de vista de Lista.

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Esto nos muestra todo el listado de eventos almacenados en el calendario de Exchange. Con semejante gracia y estilo procedemos a seleccionar todo el contenido con Ctrl-A y después Ctrl-C.

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A continuación navegamos a SharePoint 2010 y nos ubicamos justo en el nuevo calendario donde depositaremos los eventos copiados en el portapapeles. Seleccionamos nuestra calendario y desde el menú contextual del Ribbon seleccionamos la opción de Calendar y después damos clic sobre el botón de Connect to Outlook.

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Esto creara una conexión en nuestra instancia de Outloook 2010 la cual permite una sincronización bi direccional entre SharePoint y Outlook. Igual como lo hicimos en el calendario de exchange seleccionamos el

botón Change View y después elegimos ver por Lista.

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Y solo pegamos con Cntrl-V, esto copia todos los elementos del calendario compartido de exchange al calendario de SharePoint 2010 conectado al Outlook. El resultado

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Si deseas verlo en acción a continuación dejo el video del mismo ejemplo solo que esta en idioma ingles por razones de trabajo.

How to import exchange shared calendar events to SharePoint 2010 Calendar

Consideraciones para acercamos al tomador de decisiones de un proyecto SharePoint

Hoy quiero platicar de algo un tanto distinto de lo que acostumbro publicar en mi blog. Para aquellas personas que son consultores SharePoint o ingenieros de Pre Venta de soluciones de colaboración en algún momento del ciclo de vida de venta se requiere de nuestra intervención para identificar las necesidades de negocio y dimensionamiento técnico necesario para poder plasmar en una propuesta comercial nuestro alcance técnico y enfoque humano que será necesario constituir para auxiliar a nuestro cliente.


Sin duda, existen muchas formas de hacer el acercamiento sin embargo aquí dejo algunas de las preguntas que acostumbro hacer cuando estoy en reunión con el cliente final, esto no es una guía simplemente es lo que he probado con el tiempo.


  1. Cuál es el problema actual que desea resolver. La intención de esta pregunta es identificar que es lo que el cliente considera problema a resolver. La idea es ponernos en los zapatos del cliente y entender en primera instancia el problema en general y aquellas razones subyacentes que lo justifican. En ocasiones es importante preguntar él porque considera que con SharePoint podría obtener la solución.
  2. Cuál es la situación deseada. Es importante identificar de manera preliminar la visión final que tiene el cliente de lo que considera puede ser la solución que podríamos plantear. Es muy importante separar el tema técnico del tema de negocio. Lo que hay que indagar aquí es desde el punto de vista de negocio cuales son los entregables, métricas y por qué no las fechas en las que el cliente desea verse avante respecto a la solución requerida. No hay que perder de vista lo que el cliente cree que necesita y que considera una situación ideal, al final del día, buscamos satisfacer y exceder las necesidades de nuestro cliente y quien mejor que nos pueda dar una visión de lo que se considera satisfactorio.
  3. Cuál es la prioridad para la organización o departamento de implementar la solución. Es crítico desde el punto de vista comercial identificar que esta oportunidad tiene una alta probabilidad de concretarse. Así mismo desde el punto de vista dimensionamiento hay que tener en cuenta las implicaciones positivas y negativas de alinearnos a las fechas idóneas para el cliente y como estas tienen nos impactan.
  4. Nombre de las áreas involucradas en la solución. En el afán de poder visualizar a quien estaría tocando nuestra solución es importante desde una primera etapa identificar que otras áreas de la organización infieren en el proceso que se busca automatizar. En cierta medida el valor que una solución aporta al negocio deja un precedente importante de evaluar. También nunca hay que dejar de ver si la solución que estamos entendiendo es de misión crítica para el negocio y/o de alto impacto. Por misión critica nos referimos a lo estratégico y operativo de la solución, lo crucial que esta es para el proceso y para el negocio. Por alto impacto, lo entendemos como el grado en que la gente estará expuesta a la solución y que tanto esta influirá en la cultura de la organización de forma positiva “cuando esta sea innovadora y funcional” y negativa “cuando esta falle”.
  5. Un aproximado de usuarios finales que estarían usando la solución. En estos tiempos donde tenemos una gran necesidad de procesamiento de datos y donde ahora tenemos arquitectos de software es necesario dimensionar el posible nivel de demanda de procesamiento que la solución potencialmente requerirá con el objeto tener en cuenta y hacerle ver al cliente las implicaciones de hardware y de software que tendrá que contemplar como parte de la solución que estaremos planteando. El tema de la conectividad, trafico, disponibilidad, seguridad, escalabilidad, desempeño y crecimiento exponencial de los datos entre otros son aspectos que se tienen que contemplar desde la etapa comercial para poder establecer y acordar los supuestos para la optima implementación de nuestra solución. Además, cuando construimos una solución tenemos que anticiparnos y ver los costos aproximados de carga y mantenimiento a corto, mediano y largo plazo. Personalmente creo que un cliente aprecia el poder decirle como vemos a 2 o 4 años que se comportara nuestra solución.
  6. Que esfuerzos se han realizado en el pasado para resolver el problema. Uno nunca sabe que cosas puedes encontrar y que ideas valiosas se pueden re utilizar de aquellos esfuerzos o experiencias pasadas respecto a la solución. En cierta forma hay que ser afines a la inversión en tiempo y dinero que nuestro cliente ha hecho en el pasado para poder re utilizar lo que se pueda en todos los sentidos cuando esto coadyuva y aporta. Así mismo, identificar si es posible con que otros proveedores o colegas han colaborado con la finalidad de encontrar alguna relación positiva o visualizar alguna amenaza potencial. En mi experiencia me he encontrado con empresas y colegas que recomiendan los servicios.
  7. Actualmente en cuanto tiempo se realiza el proceso en cuestión y en cuanto tiempo seria lo óptimo. Sinceramente esta pregunta personalmente me parece importante. El poder detectar como opera hoy un proceso y cuantificarlo en tiempo, dinero o esfuerzo deja un indicador contra el cual podremos evaluarnos en el futuro para poder afirmar con datos concretos que fue un éxito nuestra intervención. Parte del orgullo del trabajo que hacemos se sustenta en el indicador. Proveedores de tecnología como Microsoft está siempre muy sensible a estos temas ya que dejan un antecedente favorable que en términos de mercadotécnica tiene un valor e impacto. Sin duda entender lo que considera éxito nuestro cliente nos dará la pauta de cómo proceder. Otro punto que en ocasiones he aplicado es acerca uno o dos años después justamente para ver indicadores y ahorros, en alguna ocasión en un proyecto fueron millones de pesos que se ahorraron en papel y el cambio cultural vino a elevar el nivel de calidad de los trabajadores del conocimiento. De verdad, este punto es un indicador estratégico.
  8. Cuenta con plataforma Microsoft y porque la usa. Esta pregunta nos permite saber la postura de nuestro cliente respecto a las propuestas de Microsoft lo cual es importante ya que con esto podremos compartir libremente como algunas tecnologías y productos podrían integrarse para resolver distintas necesidades. Por ello, si la posición es a favor sabemos que podemos aportar mucho más, si la posición es neutral o no a favor nos mantenemos al margen y alerta para posicionar productos o tecnologías cuando sea pertinente o nos pregunten.
  9. Cuenta con esquema de licenciamiento Microsoft. El tema de licenciamiento siempre ha sido algo crítico y delicado. Si nuestro cliente cuanto con algún acuerdo empresarial o esquema de licenciamiento buscamos nosotros tratar de utilizar donde haga sentido aquellos productos que se tengan licenciados como OCS, RMS, Exchange, Office, etc. Además, siempre es de vital importancia para el presupuesto de un proyecto el contemplar el licenciamiento desde una etapa temprana. En ciertas ocasiones cuando el esquema de licenciamiento esta por expirar aquí podría ser conveniente integrar a la subsidiaria local de Microsoft en el proceso para apalancar una renovación de contrato y por parte de Microsoft en ocasiones financiar nuestra solución. Todos ganamos.
  10. Cuenta con directorio activo y que tanto representa su jerarquía organizacional. Para proyectos de colaboración con SharePoint el tema del uso de directorio activo toma relevancia ya que aporta parte del esquema de seguridad que podríamos manejar en nuestra solución. Además de la integración de otras tecnologías. En alguna ocasión un representante de ventas “account manager” de la subsidiaria local de Microsoft especializado en Information Worker me dijo, aportamos valor para este cliente solo si tiene directorio activo y Exchange.
  11. Cuenta con equipo de desarrollo de software, en caso de que si, en que tecnología desarrollan. En el caso de nuestro cliente tenga algún programador o algún equipo de desarrollo es importante identificar que plataforma de desarrollo utilizan y ese sentido cual es su visión. La idea aquí es el poder alinear nuestra solución a desarrollar con el estándar o metodología de nuestro cliente en caso de existir, si no se cuenta, entonces involucrarlos y transferir nuestro proceso a ellos. Así mismo, dado el contexto del equipo de desarrollo en ocasiones conviene incluir en nuestra propuesta servicios u horas de capacitación técnica o transferencia de conocimiento para que el equipo de desarrollo de nuestro cliente pueda recibir y certificar nuestro trabajo. Además de que es parte de nuestra naturaleza influir o divulgar lo nuevo en tecnología de desarrollo Microsoft.
  12. Que versión de Office System usan los usuarios finales. Office 2007 aporta una gran capacidad de conectividad con SharePoint 2007, la sincronización que actualmente se tiene es una fundación con la cual podemos construir soluciones personalizadas usando de capa de presentación los mismos productos cliente de la familia Office. Si nuestro nos indica que se usa Office 2000 y Office 2003, es importante tomar en cuenta en nuestro dimensionamiento y diseño general de nuestra solución este punto ya que  Office 2003 no cuenta con tantas características de sincronización con SharePoint y hay que asegurarnos de comunicar a nuestro las expectativas y posibilidades de las tecnologías con las que cuenta. Uno nunca sabe y quizás seamos el detonador para actualizar los escritorios por nuevas versiones de Office.
  13. Se cuenta con presupuesto. En mi experiencia dependiendo de la región en donde hagas negocio esta pregunta puede incomodar, así que toma en cuenta eso. Desde el punto de vista comercial es muy importante poder sentir al cliente en este tema. El saber que se cuenta con presupuesto asignado o que se está en pláticas de asignarlo nos da un alto nivel de probabilidad de cierre del proyecto y por ello podemos entonces empezar con un alto nivel de certeza a coordinar la logística y agenda de los consultores que estarán involucrados. Sin mencionar lo que representa financieramente.
  14. Cuando se ve arrancando este proyecto. Esta pregunta también nos deja ver cómo y cuándo debemos empezar a coordinar con el área de operación de nuestra empresa la logística y asignación de recursos humanos, técnicos y físicos. Empezamos a ponerle fechas a nuestros planes generales de venta y hacer nuestra planeación de la operación.
  15. Hay algún procedimiento requerido para darnos de alta como proveedor. Esta pregunta nos permite saber cómo podemos iniciar con el procedimiento de alta como proveedor para que el tema de las políticas de pago nos impacte tanto. No hay nada mejor que estar debidamente registrado y alineados con nuestro cliente para que al momento de cerrar los compromisos contractuales estemos preparados.

Bueno, estas fueron algunas de las preguntas que se dan en los primeros acercamientos y que considero importante hacer durante algún proceso de visita con el cliente tomador de decisiones. Sin duda, hay muchas mas que seria valioso compartas en este espacio. Estas preguntas, NO son una guía sino lo que a mí bajo ciertos contextos de negocio me ha funcionado y hoy quiero compartir con la comunidad SharePoint.


Suerte y tu que preguntas haces?

Los 7 estilos de liderazgo en la empresa

Producto de las enseñanzas de los últimos meses me puse a investigar información sobre estilos de liderazgo ya que aprender a identificar tu propio estilo así como el de los demás nos permite reconocer fortalezas, debilidades y entender mejor como manejarnos en un grupo de este tipo. En definitiva lo que emociona es saber dónde estoy y hasta donde quiero llegar en estos aspectos.

Los siete estilos de liderazgo son:

El profeta (es un generador de ideas)

Es el visionario que rompe moldes y concentra sus energías en ideas innovadoras que por lo general acaban en el nacimiento de una nueva empresa. Sus características son:

  • Es sumamente proactivo
  • No escucha a los demás por tener muy fijas sus metas y objetivos
  • Empieza su trabajo con un objetivo en mente
  • Le gusta el cambio y la innovación
  • Corre muchos riesgos
  • Posee ideas visionarias y de largo alcance
  • Está dispuesto a sacrificar grandes cantidades de tiempo y energía con tal de ver triunfar sus ideas
  • Tiene la costumbre de aislarse durante largos periodos de tiempo para dedicarse a perfeccionar sus ideas
  • Los demás lo consideran un poco diferente o loco
  • Es una persona muy desorganizada y los detalles le fastidian

El bárbaro (no se detiene por nada)

Es el que domina la crisis, el conquistador que no le importan los medios, alcanza su objetivo a como dé lugar. Sus características son:

  • Es sumamente Proactivo
  • Empieza a trabajar con un objetivo en mente
  • No escucha a los demás
  • Se siente a gusto y con plena autoridad cuando toma decisiones
  • Es amigo de la acción y tiene poca paciencia cuando se trata de administrar
  • Se le acusa de ser autoritario
  • Tiene sensación de urgencia y crisis

El constructor y explorador (hace crecer a la empresa)

Es el que desarrolla los sistemas y las estructuras para el crecimiento de cualquier organización, pasan del orden o a la colaboración y trabajo en equipo. Sus características son:

  • Disfruta con el trabajo verdadero de su empresa
  • Le gusta que se mida el resultado de su trabajo
  • Escucha antes de ser escuchado
  • Pone en práctica el modelo: ganar-ganar
  • Es un comunicador convincente y entusiasta
  • Opina que su empresa debería dedicar un esfuerzo mayor para su expansión
  • Le gusta tomar las decisiones con prontitud, actuar y ver los resultados enseguida
  • No le gustan las comisiones ni perder el tiempo sentado hablando
  • Considera que su compañía padece un exceso de papeleo

El administrador (no le importa el crecimiento)

Es el que defiende el territorio ganado, acaba con la innovación al implantar sistemas rígidos de control. Sus características son:

  • Se considera un experto en procedimientos, procesos y sistemas de dirección empresarial
  • Tiene como prioridades máximas el orden, la coherencia y la actuación armoniosa
  • Dedica más tiempo a estudiar lo ocurrido, según se refleja en los informes financieros, por ejemplo, que al futuro crecimiento en productos, servicios o clientes
  • No es Proactivo
  • No tiene a la Calidad como un concepto fundamental en el desarrollo de la empresa.

El burócrata (le fascinan los papeles)

Es el que acaba totalmente la creatividad y acarrea la merma de la expansión. Sus características son:

  • Pasa la mayor parte de su tiempo en reuniones donde se analiza lo que ya sucedió o debería haber sucedido
  • No consigue recordar cuándo fue la última vez que intervino en el desarrollo de un nuevo producto o servicio
  • Opina que son controles más estrictos lo que se necesita para resolver la mayor parte de los problemas de su organización
  • Pasa más tiempo atendiendo a sus jefes que a las ejecutivos de venta y jefes de producción
  • Le preocupa más lo que opinen de él y de su compañía los grandes analistas que sus propios clientes
  • Piensa que las estructuras son más importantes que los recursos humanos
  • Le gusta centralizar el poder
  • Impone decisiones
  • Se va por el exceso de especialización
  • No es nada proactivo
  • No le gusta el cambio ni la innovación

El aristócrata (mata negocio)

Es el que hereda la riqueza y desintegra la empresa. Sus características son:

  • Dedica la mayor parte de su tiempo a los asuntos financieros, a la planificación estratégica y a reestructurar la organización, pero no a quienes producen o venden el producto
  • Tiene un despacho lujoso, decorado con obras de arte y pasa mucho tiempo en lujosas reuniones sociales
  • Cree que sólo él y un pequeño círculo de consejeros son capaces de comprender la estrategia de la empresa
  • No escucha a los demás
  • No es proactivo

El sinergista (este es el mero mero)

Mantiene el equilibrio, toma las mejores características de los primero cuatro y unifica criterios para el desarrollo y crecimiento de la organización. El Sinergista o líder sinérgico es el que se ha librado de sus tendencias condicionadas hacia un estilo, y ha asimilado los estilos de liderazgo diferentes que la compañía necesita a medida que recorre su ciclo vital. En las organizaciones maduras mejor dirigidas, hay sinergismo. Consiste en equilibrar las características del Profeta, Bárbaro, Constructor y Explorador y el Administrador. Pero, lo más importante del Sinergista, es que sabe crear la unidad social. El líder Sinergista gobierna la balanza, unas veces añade peso a un lado y otras veces al contrario, siempre atento, siempre procurando nivelar las fuerzas.

Las tecnologías de información como catalizadores del cambio en el gobierno

Rescatar la seguridad púbica es una de las tres prioridades que nuestro nuevo presidente electo ha decidido contemplar ahora que inicia su gestión.  Erradicar la pobreza y generar empleo son las otras dos prioridades. Es curioso pero estos pequeños datos de información son importantes conocer para empresas que ofrecen soluciones de tecnologías de información para el sector gobierno.  Faltan tres meses para la transición y eso me dice que tenemos tres meses para pensar en tácticas sobre como alinearnos a estas tres prioridades y seguir manteniendo el mismo rumbo planteado en la estrategia de negocio que en la empresa donde actualmente trabajo nos trazamos desde que iniciamos operaciones.

Pensar en cómo las TI pudiesen soportar las prioridades gubernamentales es un proceso de planeación sumamente interesante por todas las variables involucradas y claro porque el sector gobierno cuenta con escenarios complejos por naturaleza. Aquí ya no hablo de plataformas tecnológicas sino mas bien de planeación estratégica para hacer frente con éxito a los retos del país a través de un plan de gobierno razonable. Lo que si de manera contundente afirmo es lo siguiente: "Las inversiones en tecnologías deben ser catalizadores del cambio".

Mi percepción para este tipo de cuestionamientos o reflexiones se inclina más por el lado de regulaciones, metodologías, procesos y normas que puedan regir el orden operacional basado en estándares probados. Conforme nuestra experiencia hemos encontrado algunos componentes que constituyen a una dirección general de tecnologías de información y es importante identificar en donde recaen algunas regulaciones. Por supuesto que esto puede variar ya que estas nociones dependen del sector y son patrones estructurales encontrados en gobiernos.

Dicho esto veamos el siguiente diagrama:

Componentes de una Direccion General de Tecnologias de Infomacion

Al hablar del componente directivo hablamos de todas aquellas acciones relacionadas con encontrar la ecuación de valor de una dirección general y él como alinearla para que las tecnologías de información sean un aliado estratégico para un gobierno. Aquí hablamos de administración estratégica, de conceptos como:

  • Alineación al plan de gobierno
  • Metas y objetivos
  • Evaluación del entorno actual
  • Costo Total de la Propiedad
  • Retorno de Inversión

 

Al hablar del componente operacional hablamos de aspectos tecnológicos y de operación que materialicen la ecuación de valor en acciones concretas e inversiones de infraestructura de hardware y de software para soportar lo planeado. Aquí hablamos de arquitectura tecnológicas, de conceptos como:

  • Infraestructura de Hardware
  • Arquitectura de Software
  • Plataforma Tecnológica
  • Desarrollo

 

 

Solamente teniendo bien identificado los motivos por los cuales una dirección general de tecnologías de información es estratégica para una gestión, entonces podremos determinar que plataformas  y arquitecturas tecnológicas podrán ser las más rentables y pertinentes para alcanzar las meta deseadas.

Identificando y entendiendo el negocio

Hay una frase que Rick Greenwood un experto en el desarrollo de estándares para el cumplimiento de regulaciones internacionales como Gramm Leach Bliley, Sarbanes Oxley y FASB dice:  "La propuesta de valor no radica en las tecnologías; si no mas bien radica en la habilidad de entender al negocio". De ahí la importancia de lo que considero crucial en una dirección de tecnologías de información, me refiero al componente directivo.  Me atrevo a asegurar que una vez identificado nuestra ecuación de valor y entendimiento del negocio, por así decirlo, entonces podemos pensar en plantear que mecanismos serán los que requerimos en el componente operativo.

Un ejemplo muy común es que en algunas ocasiones me he encontrado con directores de tecnología con el afán de implementar una arquitectura orientada como si fuera una solución tecnológica. Una arquitectura orientada a servicios es un estilo de arquitectura de hardware y de software para construir una organización flexible a los cambios, capaz de unificar las inversiones  existentes y explotar nuevas capacidades de componer soluciones basadas en servicios. A nuestra experiencia este es un proceso largo que involucra tiempo de madurez en diversos aspectos tanto tecnológicos, culturales y arquitectónicos.

Otro ejemplo que es muy común encontrar y que no descalifico en absoluto sino mas bien critico de manera constructiva es la cerrazón en utilizar la Plataforma .NET como una nueva plataforma de desarrollo que pareciera píldora que resuelve problemas que van más allá de la tecnología y que son más bien de proceso. La plataforma .NET es una plataforma de desarrollo de primer mundo y por experiencia propia he podido experimentar como con una estrategia bien aplicada puede ofrecer soluciones razonables para problemas específicos en tiempos y costos, claro bajo la supervisión de expertos en la materia.

En fin, soy creyente en que las tecnologías de información pueden ser el factor detonante en una organización. Sin embargo, pienso que debemos de tener cuidado en qué y cuales tecnologías  son las que en verdad hacen sentido en la organización. Para ello contar con normas, mejores prácticas y procesos antes de tomar decisiones tecnológicas es determinante. 

Veamos las siguientes opciones disponibles:

Especificación

Componente

CMMI

Operativo

Balance Scorecard

Directivo

COBIT

Operativo

ITIL

Operativo

ISO/IEC 17799

Operativo

PMBOK

Operativo

Gramm-Leach-Bliley Act

Directivo

FASB

Directivo

Contamos con algunos otros procesos dependientes de un proveedor de tecnología como:

Microsoft Solution Framework

Operativo

MSF for CMMI Process Improv

Operativo

RUP

Operativo

MoProSoft

Operativo

Microsoft Operation Framework

Operativo

Sarbanes-Oxley Act

Directivo

 

 

La importancia del trabajo en equipo como factor de éxito en proyectos de TI

En nuestra naturaleza como desarrolladores de software es muy importante tener en cuenta el valor de desarrollar en equipo. Es curioso pero incluso en nuestro proceso de desarrollo, manejamos un servicio de control de cambias el cual nos permite controlar varios aspectos importantes. El primero el control de las versiones de todos los archivos de nuestro proyecto y otro muy importante es el habilitarnos la posibilidad de que varias personas trabajen sobre los mismos archivos del mismo proyecto de desarrollo. En otras palabras nos permite trabajar en equipo.


Pero trabajar en equipo va mas allá de contar con un servicio de control de versiones. En realidad trabajar en equipo es un concepto mas cultural y relevante para la organización, ya que al final del día la union de todos los esfuerzos hacen un resultado en común que es cumplir los objetivos.


Quiero mencionar una metáfora que viene al caso:


Cuatro hombres muy valientes que no se conocen entre sí, no atacarán a un león. Otros cuatro hombres menos valientes que se conocen entre ellos muy bien y confían los unos a los otros atacarían al mismo león sin vacilar.


En el desarrollo de software sucede lo mismo. Manejamos roles para que los miembros del equipo especialicen sus esfuerzos atendiendo aspectos relevantes, concretos y esenciales del proyecto, todo con el fin de salir en tiempos, costos y respetables niveles de calidad.


No todo el software o las herramientas de desarrollo producen magia. Trabajar en Equipo es una actividad indeleble que en la mayoría de las organizaciones realizamos, algunas de manera consciente y créanme muchos otras que conozco de manera inconsciente. La conciencia del trabajo en equipo es vital para nuestra área.


Una definición de trabajo en equipo que encontré hace es: “Es una unidad social altamente organizada y orientada hacia la consecución de una tarea en común a través del esfuerzo humano” se escucha un poco difícil de asimilar pero piénsalo una vez mas y estoy seguro estarás muy de acuerdo.


Para trabajar en equipo necesitamos:


  • Objetivos claramente definidos
  • Comunicación efectiva
  • Cohesión grupal

Logrando lo anterior entonces podemos identificar las 5 etapas del ciclo de vida de un equipo, ya que estas nos permitirán establecer mejores maneras de organizarnos. El aspecto humano es muy relevante también y cuando trabajamos en equipo produce efectos positivos el contemplar lo siguiente:


  • Confianza absoluta entre los miembros
  • Compartir el liderazgo
  • Consideración del objetivo individual

Dicho esto, las 5 etapas del ciclo de vida de trabajo en equipo contempla hacernos las siguientes preguntas:


  1. Formación

  • ¿Quiénes serán los integrantes?
  • ¿Por qué estamos en este equipo y en qué forma participaremos?
  • ¿Por qué vamos a confiar en el resto de los integrantes?
  • ¿Qué es lo que supuestamente vamos a ganar?
  • ¿Qué autoridad vamos a tener?
  • ¿Qué habilidades y talentos tenemos y cuales se ocupan?

  1. Normación

  • ¿En qué forma tomaremos decisiones?
  • ¿Qué trato recibiré de los demás?
  • ¿Cuál es el costo en tiempo y esfuerzo de ser parte del equipo?
  • ¿Qué esperamos unos de otros y de la organización?
  • ¿Qué pasa si uno de los miembros se disgusta?
  • ¿Requerimos llegar a un consenso en todo?
  • ¿Qué hacer si un miembro no contribuye o hace las tareas asignadas?

  1. Activismo

  • ¿Quién manejará los conflictos?
  • ¿Cómo responde cada individuo del equipo al conflicto?
  • ¿Cómo canalizar positivamente el conflicto?
  • ¿Qué tipos de conflictos se pueden tener con otros equipos?
  • ¿Cómo podemos sustraer las políticas departamentales del proceso?

  1. Producción

  • ¿Cuál es el modelo ideal de funcionamiento de nuestro equipo?
  • ¿Cómo vamos a monitorear los logros del equipo?
  • ¿Cómo podemos ayudar para que el equipo logre mejoras de una manera sostenida?
  • ¿Qué necesidades personales de los miembros deben alcanzarse?
  • ¿Cómo podemos asegurarnos que están tomando las decisiones correctas?

  1. Modificación

  • ¿Cómo va a ser afectado el equipo por la salida de un miembro o lider?
  • ¿Seremos un equipo tan bueno como anteriormente?
  • ¿Podremos sobreponernos a los sentimientos ocasionados por la pérdida de uno de los miembros?

Una vez que ya nos hemos hecho las preguntas anteriores, resulta interesante analizar las características que se observan al trabajar en equipo ya que podremos identificar aquellos filtros por decirlo así que vendrán a estabilizar aspectos vitales de un equipo (humanos, técnicos, personales, organizacionales, etc).


Características de un equipo de trabajo :


  • Objetivo común
  • Número de integrantes
  • Organización
  • Límites y disciplinas
  • Involucración
  • Compromiso
  • Convergencia de esfuerzos
  • Unión
  • Conciencia de la situación interna
  • Capitalización del conflicto

Todas las características antes mencionadas son importantes para que funcione un equipo de trabajo como tal, sin embargo, la participación y los objetivos en común son características vitales para cualquier entidad que en función del trabajo en equipo requiera obtener resultados favorables. Es importante señalar que la integración de un equipo de trabajo y su especial atención durante las etapas fundamentales por las que cobra vida es cumplir objetivos.


Modelo de Equipos de Microsoft Solution Framework
Aterrizando a nuestra área manejamos diversos modelos de equipo para el desarrollo de software. Uno de los más interesantes e incluso utilizados actualmente es el modelo de equipos de MSF (Microsoft Solution Framework). Este modelo ha sido diseñado para mejorar el rendimiento del equipo de desarrollo. Proporciona una estructura flexible para organizar los equipos de un proyecto. Puede ser escalado dependiendo del tamaño del proyecto y del equipo de personas disponibles. Está constituido por roles que atienden aspectos muy concretos que se dan cuando desarrollamos soluciones de información.


Rol

Enfocado a 

Habilidades 

Responsabilidades 

Product Manager 

Satisfacción del cliente 

Buena comunicación, conocimiento del negocio.

Manejar las expectativas del cliente, mantener el caso de negocio, investigación, promoción, lanzamiento.

Program Manager 

Entrega a tiempo, arquitectura, identificar y resolver problemas críticos. 

Facilitador, administración del proyecto, comunicación, escritura, modelo de negocio y conocimiento de los estándares de sistemas.

Administración de las especificaciones, seguimiento, coordinación. 

Desarrollo 

Un producto confiable, adaptable y robusto. 

Resolución de problemas, habilidades de desarrollo, conocimiento técnico profundo.

Diseño de características, construcción, pruebas. 

Pruebas 

Asegurar que todos los problemas sean conocidos. 

Habilidad para rastrear la causa y el efecto, de encontrar los defectos, conocer como funcionan las cosas.

Estrategia de pruebas, rastreo de los problemas en las pruebas. 

Educación al usuario 

Un producto usable que maximice la productividad del usuario final. 

Que simpatice con el usuario, escritura técnica. 

Diseño de documentación, definición de términos, documentación, pruebas, definición de la capacitación.

Administración de la logística 

Implantación, migración y operación. 

Administración de comunicaciones y ambiente operativo 

Pronosticar, preparar, soporte, asegurar que la infraestructura esté cuando sea necesario.


Para ver a detalle este modelo accede a este link.

En Resumen

Siempre tenemos que pensar en la naturaleza de la función, en la razón de las cosas ya que la tecnología solamente ofrece productivas e interesantes herramientas que al final del día son operadas por personas, procesos e incuso otros sistemas. Necesitamos descansar en las tecnologías pero con verdadero sentido. Las herramientas como tal no hacen todo el trabajo, se requiere del valor, experiencia, conocimiento algunos le llaman feeling de las personas. En binomio perfecta se da cuando estamos consientes de valor que exponencialmente podemos ofertar con las herramientas. Trabajemos en equipo, conozcamos nuestra potencialidades y fortalezcamos nuestro verdadero valor.

Establecimiento de la situación actual interna

Continuando con mi comentario sobre planeación estratégica en donde hablamos en mi post pasado de la importancia de la visión, misión y valores. Profundizando un poco más al respecto quiero compartir unos detalles importantes para resumir y continuar con la siguiente etapa “Establecimiento de la situación actual interna”.

Respecto a la misión, visión y valores
Si lo vemos desde un punto de vista estrictamente humano podemos afirmar lo siguiente: “una empresa es su gente” al final del día la venta y los entregables son realizados por las personas que trabajan en ella. La planeación estratégica nos ayuda a identificar y resumir toda ese talento y fuerza que tenemos esparcido en el personal para que con base en ello planeemos el rumbo que habremos de seguir y comprometer todos nuestros esfuerzos. Me ha tocado trabajar para empresas donde la planeación se reduce a cumplir con una cuota anual de ingreso por así decirlo y francamente por la naturaleza de las soluciones que se construyen en una empresa de tecnologías de información este principio no aplica mientras no se tenga un buen nivel de madurez en procesos de venta y desarrollo. En nuestra industria aun existe el concepto de lo artesanal, es difícil abstraer el talento y construir recetas que nos permitan de forma repetitiva alcanzar los mismos resultados para tan complejos, diverso y tan frecuentes problemas de negocio que constantemente tenemos que resolver. Es por ello que considero que para empresas de nuestro giro la planeación estratégica es una imprescindible actividad que tenemos que ejecutar periódicamente para mantenernos en el rumbo, aunque se recomienda que una planeación estratégica sea de ente 3 a 6 años esto no quiere decir que cambiemos estrategias sino mas bien que planeemos tácticas para atacarlas de diferente forma una estrategia . Resumiendo, solamente identificando las capacidades, debilidades, talento,  realidades, proyección, deseos, etc. y agrupándolas de forma razonable para que bien alineadas y dirigidas ayuden en alcanzar una meta u objetivo que puede ser de posicionamiento, financiero, administrativo, etc. podremos hacer que un negocio sea viable, factible, congruente y rentable.

Establecimiento de la situación actual interna
Emprender el camino hacia lo planeado en la visión identificada en la fase anterior precisa ubicar claramente los objetivos y barreras que impiden que nuestra realidad, en otras palabras “el aquí y el ahora” no sean congruentes con lo enunciado.  Por mencionar un ejemplo, de que nos sirve plantearnos una visión si no contamos con una realidad que lo permita lograr. He tenido la oportunidad en donde al definir visiones interesantes encontremos obstáculos importantes para lograrlas causando el tener que no incluirla. Si lo analizas suena muy lógico ya que solo con la realidad actual es que podemos tener certeza al plantearnos objetivos y metas. Dado esto, es muy importante que para cada enunciado de visión que tengamos identificado revisemos lo siguiente:

  •  Actitudes
  • Sistemas de trabajo
  • Reglas o reglamentos
  • Procedimientos y políticas

Que en sí, limitan y hacen que los resultados finales no sean los deseados. Veamos un ejemplo:

VISION 01: “Promovemos la participación proactiva y efectiva, utilizando experiencias y conocimientos de todos los colaboradores para el crecimiento de nuestra organización.”

OBSTACULOS/DEBILIDADES

  • Insuficientes colaboradores con experiencia y conocimiento
  • Actitud negativa a participar en forma proactiva en los cambios
  • Falta de medios adecuados para fomentar la participación
  • Separación geográfica de las oficinas
  • Falta de estandarización de procesos de trabajo

Y así sucesivamente con cada visión enunciada en la fase anterior podremos identificar nuestra situación actual interna.

Habilitando la seguridad de nuestra información digital con Microsoft Rights Managament Services

Introducción
Lo más importante desde el punto de vista intelectual de una organización son sus procesos y la información que ellos generan. Esta información normalmente la expresamos y comunicamos de manera digital en documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Asegurarnos de mantener sobre nuestro poder organizacional toda esa información expresada de manera digitalmente ha sido una batalla campal entre los desarrolladores y los profesionales de IT. Con Rights Management Services podemos establecer una estrategia organizacional para reforzar el establecimiento de permisos sobre todos los documentos, hojas de cálculo y presentaciones que nuestros empleados generan permitiéndonos restringir de manera granular el acceso a nuestra información dentro y fuera de la organización.


Problemática de hoy
Si pensamos en el contenido de la información que existe expresada en los documentos, hojas de cálculo y presentaciones que los empleados de nuestra organización generan, nos daremos cuenta que está totalmente orientado a contener detalles sobre el contexto de nuestro negocio y debido a que esta información esta expresada de manera electrónica sobre programas editores de texto encontramos una potencial amenaza al realizar tareas tan sencillas como pueden ser el enviar por correo electrónico un documento o incluso copiar a un CD o DVD con nuestro contenido digital. En escenarios de instituciones gubernamentales específicamente hablando de procuración de justicia encontramos que la información de las averiguaciones o investigaciones es extremadamente sensible ya que existen repercusiones legales de por medio y esa información se captura en programas como editores de texto de tal manera que queda expuesta digitalmente.  En ocasiones se manejan expedientes de máxima seguridad y para dependencias de este tipo es relevante  contar con mecanismos que permitan asegurar la integridad de la información física y electrónica.  Algunas medidas que me ha tocado ver son utilizar bases de datos para almacenar como objetos los documentos o establecer la seguridad vía infraestructura de red. Desafortunadamente no todas las instituciones cuentan con una infraestructura idónea y en ocasiones se puede ver comprometida la integridad de la información y por consecuencia de la institución.


La opción para habilitar seguridad en nuestra información digital
Microsoft Rights Management Services (RMS) provee de un mecanismo para proteger la información expresada en correos electrónicos, documentos, hojas de cálculo o presentaciones mediante la utilización de tecnología de cifrado. Además, yendo un poco mas allá de proteger la información almacenada o cuando esta viajando por la red, RMS también puede restringir lo que sucede con la información una vez que se encuentra en manos del usuario final.


Algunas de esas restricciones son:


  • Impresión
  • Copiar/Pegar
  • Guardar
  • Re Enviar (Correo Electrónico)

Estas restricciones se pueden reforzar utilizando plantillas de seguridad en las políticas. Estas políticas se pueden crear por personas o grupos de usuarios.  La buena noticia es que estas políticas se pueden reforzar en cualquiera de los paquetes de la familia Office.  A pesar de que RMS no es una solución total al problema,  ofrece un enfoque prácticamente idóneo para:


  • Mantener la información interna en la organización
  • Previene escapes accidentales de la información

Seguro en este punto te preguntaras, cuando nos conviene utilizar RMS. Bien pues cuando quieras:


  • Proteger archivos sensitivos como:
    • Documentos internos
    • Archivos de Word, Excel y Power Point
    • Soluciones de terceros
  • Restringir el movimiento o distribución de correos electrónicos
    • Los gerentes o directivos pueden enviar mas información con toda confianza
    • Se puede limitar opciones como copiar, pegar, re enviar.

Veamos un ejemplo ficticio
El departamento legal de una institución de servicios está celebrando un contrato millonario con un nuevo proveedor, se están asociando para juntos realizar una agresiva campaña de venta por todo el país, por tal motivo es extremadamente critica la confidencialidad del contrato ya que si llega a caer en manos de la competencia esta puede reaccionar rápidamente y ganar el nicho de mercado que estas dos empresas han decidido explotar. El contrato actualmente se encuentra en revisión por dos abogados uno por cada empresa respectivamente y el contrato aun no ha sido terminado. Los abogados constantemente están en comunicación para realizar los cambios y modificaciones pertinentes, colaboran remotamente vía correo electrónico para afinar los detalles.


El abogado Eduardo Mendoza inicia el trabajo preliminar del contrato integrando el contenido y las clausulas iniciales correspondientes.  Decide enviar por correo electrónico el gerente del departamento legal para su autorización preliminar así que utilizando RMS para asignarle permisos suficientes al usuario Haaron Gonzalez con la finalidad de que pueda realizar modificaciones.


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Después envía el contrato como archivo adjunto vía correo electrónico. Cabe mencionar que copia en el correo a Paul Hernandez un abogado mas del equipo. Sin embargo a este usuario no se asigno un solo permiso.


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El usuario Haaron Gonzalez recibe el correo electrónico con el contrato. Decide abrirlo para ver su contenido.


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Al abrir el documento en Microsoft Word 2003 se le notifica que este documento tiene permisos que restringen la funcionalidad y que procederá a realizar la conexión al servidor RMS descargar los permisos que este usuario tiene sobre el documento.


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Una vez descargados los permisos asignados a este usuario sobre el documento, Microsoft Word 2003 presenta un panel de tareas que cuenta con una sección donde el usuario puede consultar sus permisos. Además esta panel permite mostrar una ventana que nos presenta el detalle de los permisos con los que se cuenta además de la posibilidad de solicitar mas permisos a la persona que creó el documento.


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Si recordamos cuando se envió el correo con el contrato adjunto también le llego al usuario Paul Hernandez una copia, solo que a este usuario no se le asigno un solo permisos. Cuando intenta abrir el documento RMS le deniega el acceso al mismo y le presenta la opción de cambiar usuario, solicitar permisos o de no hacer nada.


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EL usuario Haaron Gonzalez decide modificar el contenido del contrato agregando comentarios importantes relacionados con el formato y la veracidad de la información.


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Terminando sus observaciones envía a Eduardo Mendoza el correo de regreso con el nuevo documento como archivo adjunto.


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Eduardo Mendoza recibe el correo electrónico con las observaciones. Realiza los cambios pertinentes y en los permisos del documento remueve a Haaron Gonzalez y agrega a Hector Herrera con permisos de solo lectura.  Además, Eduardo Mendoza especifica opciones adicionales como el no permitir que se soliciten permisos además puede especificar un tiempo de expiración del documento de tal forma que es válido durante un periodo de tiempo, después ya no lo será denegando el acceso al mismo.


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Ya con el documento generado decide enviarlo por correo electrónico al destinatario final. Un nuevo usuario llamado Hector Herrera. Cabe mencionar que también podemos aplicar restricciones a la funcionalidad de Microsoft Outlook 2003. En este caso nuestra política dice que los destinatarios de nuestro correo electrónico no podrán re enviar el correo, imprimir o copiar el contenido.


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El destinatario final recibe el correo electrónico con el contrato adjunto y al querer abrirlo tiene que realizar un proceso sencillo de autentificación para poder validar su identidad.  Claro que este escenario asume que estamos dentro de la misma red. Para habilitar escenarios con usuarios que están fuera de nuestra intranet tenemos que configurar un servicio adicional de RMS.


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Con solo dar clic sobre el correo electrónico Outlook 2003 realiza el proceso de autentificación.


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Si el usuario realiza satisfactoriamente el proceso de autentificación entonces Outlook 2003 mostrara el contenido del correo electrónico. Además bloqueara la opción de re enviar correo de acuerdo a la política establecida.


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Al seleccionar nuestro archivo adjunto para abrir nuestro contrato sucederá el mismo proceso y Microsoft Word 2003 se encargara de consultar los permisos que tenemos asociados a nuestro documento y con base en eso a realizar los correspondientes bloqueos de opciones.


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Si abrimos con NOTEPAD el contenido de un documento protegido por permisos encontraremos texto cifrado:


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El proceso básico  de RMS
Lo que acabamos de ver  en el ejemplo anterior fue el proceso para crear y visualizar información protegida por permisos. Los empleados de nuestra organización seguirán utilizando el mismo fundamento lógico o flujo de trabajo para el intercambio de información.


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  • El usuario quiere aplicar protección por permisos a un documento y para ello se utiliza una aplicación que soporte RMS para aplicar estos permisos. Y además, a través de esta aplicación RMS como Word por ejemplo, se establece una comunicación con el servidor RMS para obtener una licencia para proteger el documento. Esto sucede solo la primera vez.
  • EL servidor RMS recibe la petición y crea una licencia con los permisos en la licencia. El cliente de RMS y la aplicación RMS combinan una licencia de publicación con el documento protegido por permisos que ahora se convierte a un documento cifrado.
  • El documento es compartido con otros usuarios. El cliente debe de comunicarse con el servidor RMS para obtener una licencia de uso del documento.
  • El servidor RMS revisa los permisos del usuario y en caso de que se le permita el acceso, el servidor envía de nuevo una licencia de uso para permitir al usuario trabajar con el documento. En este punto el usuario descifra y usa el documento.

Componentes de RMS


  • Windows RMS Server
    • Certifica a los usuarios confiables
    • Licencia la información protegida con RMS
  • Windows RM Client
    • Se instala en la estación del cliente e interactúa con las aplicaciones habilitadas con RMS
  • Aplicaciones habilitadas con RMS
    • Permite el uso de los permisos para ser configurados y distribuidos sobre el contenido
    • Pueden crearse utilizando el RMS SDK
  • RMS AddIn para Internet Explorer

Resumen
En resumen, RMS es la propuesta de Microsoft para habilitar protección de información digital. RMS se integra y funciona perfectamente con otras tecnologías como SharePoint Server 2003 ofreciendo toda una plataforma completa para asistir a los trabajadores de la información.


Si deseas conocer más a detalle esta tecnología te recomiendo las siguientes paginas de interés:


Producto de la buena suerte mmmm no del todo…

En la empresa donde actualmente trabajo hemos tenido un crecimiento en oportunidades de negocio, en personal laboral, en infraestructura física y además algunos logros que nos han venido a confirmar que vamos bien y que no todo ha sido producto de la suerte como algunos lo presumen. A pesar de que de repente batallamos un poco y que en la actualidad mantenernos alineados no es del todo sencillo vamos avanzando con pasos muy concretos.


 


Es por esto que quiero compartir un poco de la formula que estoy seguro muchas empresas utilizamos para poder asegurarnos como organización que todos los esfuerzos económicos, humanos y técnicos están alineados a un mismo fin.


Hablo de la Planeación Estratégica


 


Las estrategias organizacionales exitosas no surgen de planes, sistemas gerenciales o formulas concebidas. Las estrategias organizacionales se originan en los lideres que ven a la empresa como un todo,  líderes que buscan satisfacer las necesidades de los grupos fundamentándose en las fortalezas de los mismos. Estoy seguro que has tenido la oportunidad de trabajar para empresas donde desafortunadamente lo que menos existen son lideres conscientes del talento y capacidad de su gente para transformar esa fortaleza en valor empresarial. He pasado por ahí también.


 


“La planeación estratégica es explorar en busca de dirección para toda la organización considerando el entorno social, político, económico y tecnológico”, partiendo de este concepto veamos el siguiente diagrama que describe la metodología del proceso de planeación estratégica.


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NOTA: En este post solo hablare de la primer fase y en posteriormente publicare sobre las demás.


Es importante que tomemos en cuenta cuales son las características que deben de tener las organizaciones de hoy en día para poder realizar de mejor manera el proceso de planeación estratégica. Las empresas de hoy día son:


  • Adaptables: La capacidad que una organización tiene para responder rápidamente a los cambios del entorno.
  • Innovadoras: La capacidad que una organización tiene para crear mejores formas de satisfacer los requerimientos de sus clientes.
  • Orientadas al cliente: La capacidad que una organización tiene para lograr que la calidad de su servicio este centrado en dar valor superior a los clientes
  • Agiles: La capacidad que una organización tiene para producir sus productos o soluciones a menor costo que su competencia.

Y es muy importante mencionar que todo esto se puede lograr a través del establecimiento de una cultura empresarial, la cual es el resultado de alinear acciones comunes de todo el personal hacia las acciones que garanticen el poseer las características previamente mencionadas.


 


1. Definición de la Misión, Visión y Valores


La Misión describe en forma muy amplia lo que somos y lo que haremos como empresa. Para enunciar una misión conviene efectuar un ejercicio grupal que permita responder lo siguiente:


  • ¿Quiénes somos?
  • ¿Qué hacemos?
  • ¿Para quién lo hacemos?
  • ¿Porque lo hacemos?
  • ¿A través de que lo hacemos?

Una vez que se obtengan las respuestas entonces hay que realizar lo siguiente:


  1. Identificar que atributos deben de distinguir a nuestra organización de las demás
  2. Elaborar propuestas de misión por equipos y analizarlas en grupo
  3. Elaborar una propuesta de misión única.

La Misión aunque fundamental, solo marca el destino, el fin último.


La Visión es el mecanismo que guía al personal a delinear y construir la organización en la forma que queremos que sea. La visión implica que debe de fundirse con la cultura organizacional, lo cual, depende del liderazgo que ejerzan las persona que se encuentren en posiciones gerenciales. Es recomendable que los integrantes de un grupo gerencial realicen un ejercicio para ver mas allá en tiempo y espacio y por encima de los demás en términos de resultado final que se pretende alcanzar. Para definir una visión nos tenemos que concentran en los componentes técnicos y humanos para buscar respuesta a las siguientes interrogantes:


  • Componente técnico:
    • ¿Cómo se verá la organización en un determinado momento en el futuro (1, 3 o 5 años)?
    • ¿Cómo va ser el proceso de trabajo, la estructura organización y del personal?
  • Componente humano:
    •  Cómo se va a sentir la organización?
    • ¿Sobre qué se basaran sus valores?
    • ¿Cómo serán las relaciones entre los empleados de la organización y sus clientes?

La visión es el resultado de nuestros sueños en acción y debe de ser: clara, convincente, amplia, detallada, compresible, positiva, alentadora, alcanzable y compartida.


Los Valores son las actitudes distintivas que el personal de nuestra organización debe de vivir día con día. Es muy importante realizar un condensado de fortalezas y debilidades para poder identificar nuestros valores.


Las preguntas que debemos realizarnos son:


  • ¿Cuáles son las convicciones fundamentales básicas sobre la forma de dirigir a mi empresa, los principios sobre los cuales se debe de construir la organización ideal?
  • ¿Cuáles son las fuerzas que existen actualmente y que pueden hacernos pasar de donde estamos, a la imagen formada por nuestra visión?