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Futuro y predicciones

Por donde empezar cuando queremos constrir soluciones basadas en flujos de trabajo en SharePoint

Ahora que conoces el valor del producto SharePoint y como éste nos puede ayudar a construir o automatizar procesos de trabajo, es importante identificar todos aquellos aspectos directa e indirectamente involucrados para poder saber cómo podremos alinear el producto en el cumplimiento de esos procesos. Básicamente, antes de tocar SharePoint Designer o Visual Studio asegúrate de entender lo esencial del proceso en cuestión. Aquí unas ideas de lo que podrías investigar cuando buscas construir una solución basada en flujos de trabajo:


  • El procesos completo y sus pasos, si es posible narrar todo el flujo haciendo énfasis en los resultados que se desean obtener o en métricas específicas que nos pueden dar una idea de lo que se consideraría un caso exitoso
  • Los formatos, los campos y la información requerida en todo el proceso
    • El listado de la información inicial del proceso, cuales campos o vistas de esa información hacen sentido mostrar a los distintos usuarios
    • Las validaciones de los datos en los múltiples formularios, cuales campos son requeridos, hay algún formato con el cual los datos deben de capturarse, ej. Email, RFC, Teléfono, etc.
    • Aquellas reglas de negocio inherentes al proceso como cálculos, sumatorias, fechas calculadas, etc.
    • El orden de visualización de los campos en modalidad de grilla
    • El orden de visualización de los campos en modalidad de captura
    • El orden en que los múltiples formularios se van presentando o requiriendo por el proceso
  • Las evaluaciones o condiciones que definen el flujo del proceso
  • Los puestos o roles de las personas involucradas en el proceso
  • Los cuerpos de los correos electrónicos que se enviaran como parte del proceso
  • Los títulos y mensajes del proceso que queremos mantener en la bitácora o en el historial del flujo

Aquí mis dos centavos. Gracias!

Usando el servicio REST de SharePoint para obtener el estado interno del flujo de trabajo

Cuando manejamos flujos de trabajo en SharePoint y necesitamos realizar alguna validación sobre el estado del mismo te encontrarás que internamente se maneja un número para describir el estado del flujo en vez de la descripción del estado. Por ejemplo el número 15 es igual al estado Cancelado y asi sucesivamente.

Si de casualidad en otro flujo estas tratando de evaluar una condición en donde estado del flujo se igual a En curso o Finalizado por ejemplo, y encuentras que simplemente la condición no se cumple, entonces, utiliza el número del estado en vez del nombre o descripción del estado. Si te preguntas porque se maneja así, la respuesta es por el soporte multi idioma que se tiene en el producto. Es mejor trabajar con números para describir el estado que con textos ya que de forma interna dependiendo del idioma configurado se obtiene el texto del estado. Nice!

Y para saber el número del estado del flujo de trabajo te sugiero que mediante la implementación REST disponible en el sitio revises los valores numéricos en el elemento en cuestion en el campo que representa el flujo de trabajo.

Intenta con /_vti_bin/listdata.svc y navega en los recursos para encontrar los numeros que menciono.

Saludos

Ya instalé SharePoint ¿Y ahora qué? en Video

Hace muchos años di una plática llamada Ya Instale SharePoint ¿y ahora qué? En donde pude mostrar algunas de las características del producto Microsoft Office SharePoint Server 2007 mediante ejemplos y demostraciones graficas ilustrando como podríamos hacer uso de las funcionalidades. Si por alguna razón del destino aun te encuentras dando soporte a plataformas WSS 3.0 o MOSS 2007, este webcast sin duda te será de utilidad ya que se muestra ejemplos de:


  • InfoPath Form Services
  • Content Types
  • Business Data Catalog
  • Workflows
  • Excel Services

Espero que si por alguna razón vez este video lo encuentres útil en estos tiempos.


Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando SharePoint Designer 2010

Damas y caballeros, aquí un ejemplo de principio a fin de como construir una solución de flujo de trabajo en SharePoint 2010 usando tipos de contenido, diagramas de Visio Services, listas personalizadas, condiciones y acciones de SharePoint Designer 2010 y  también se ve como programar una actividad personalizada de SharePoint Designer 2010 con Visual Studio 2010. 


Y si funciona ¿qué?

Durante una reunión se me pidió mi opinión sobre la factibilidad de automatizar un proceso que actualmente se lleva en papel y su ejecución es literalmente a mano por un proceso electrónico y digital utilizando a SharePoint como la plataforma para lograrlo y ciertamente podríamos decir que en SharePoint se tienen las características necesarias para hacer frente con éxito a un escenarios de captura electrónica de datos y gestión de aprobaciones mediante flujos de trabajo. Sin embargo antes de emitir mi recomendación hice las siguientes preguntas:

  • Cuál sería la meta de este esfuerzo y podríamos enlistar algunos objetivos
  • Aproximadamente ¿cuantas personas estaríamos tocando con la automatización de este proceso?
  • En cuanto a tiempo se refiere, la duración de una instancia del proceso es de ¿cuánto tiempo?
  • El volumen de solicitudes y aprobaciones que se dan por cada instancia del proceso en promedio al mes ¿es de?

Después de escuchar las respuestas y de entender un poco más el contexto de este cliente “el cual busca posicionar a SharePoint para buscan financiamiento” procedí a comentar mi punto de vista el cual describo a continuación:

Estoy seguro que SharePoint puede soportar a gran escala una solución como la que están buscando con la infraestructura y procedimientos adecuados sin embargo, ¿podría el negocio soportarlo también? Mejorar un proceso que actualmente se lleva a mano por uno electrónico o digital requiere mucho más que una infraestructura de servidores, requiere del soporte y compromiso del negocio por las siguientes razones:

  • Necesitaras definir si las autorizaciones que actualmente se llevan en papel y son la causa de la lentitud del proceso se transformaran a autorizaciones digitales las cuales reducirán el tiempo de la gestión. ¿Podrá el negocio darle validez a la autorización digital o electrónica?
  • Una vez reconociendo la autorización digital entonces el resguardo de los registros electrónicos también deberá ser gestionado por la política actual de retención de la información la cual hoy se lleva en papel y cuenta con todo un departamento de archivo. ¿Podría el negocio darle validez legal por así decirlo a los registros electrónicos producidos por el proceso? ¿Cómo entonces podríamos describir una auditoria?
  • De pronto en menos de seis meses podrás identificar la reducción del uso de impresoras y papel, ¿se tienen contratos celebrados con proveedores tanto de soporte técnico y/o fabricantes que se tengan que revisar?
  • Qué pasaría si al ver el impacto y valor de la automatización de un proceso manual a un proceso digital resulta en una demanda mayor por parte del usuario final en la automatización de otros procesos. ¿Estamos listos para soportar una demanda mayor de trabajo? ¿tenemos en claro cómo podríamos evolucionar de forma gradual de un negocio basado en papel a un negocio basado en formas electrónicas?
  • ¿Cuáles serían otros procesos candidatos que por orden natural pudiera seguir a este esfuerzo?

En resumen hay que preguntarnos qué pasara si sale mal pero también que pasara si sale bien la iniciativa. No es que sea un aguafiestas pero para poder hacer un enfoque de solución integral al problema y las expectativas de negocio hay que preguntar ¿Y qué pasaría si es exitoso el proyecto?

Maratón de WebCasts sobre SharePoint 2013

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by @agilleran

Exactamente, hoy en dia empresas que han invertido en SharePoint 2003, 2007 y que porfin exploran 2010 seguro se estan preguntando, ya viene 2013 cuando apenas he estabilizado 2010. ¿Cual es la propuesta de valor que 2013 aporta?, ¿cuales son las nuevas funcionalidades que podrian interesarme?, ¿como justifico ante dirección asignar recursos a 2013 si mucho nos ha costado estabilizar 2010?, ¿cual seria una estrategia viable y sin tanto costo para usar 2013?, ¿que necesidades podrian justificar la inversion?

En fin, estas son algunas de las interrogantes que estaremos tratando de responder en mi platica Consideraciones para justificar la inversión en SharePoint 2013 que estare presentando en este maratón.

Los espero Smile

Invitacion original tomada de aqui:

Para celebrar la eminente llegada de SharePoint 2013, los grupos de usuarios de SharePoint de habla hispana os proponemos el evento de los eventos: una maratón de webcasts sobre la nueva versión de nuestro servidor favorito. Por eso, el próximo 29 de noviembre durante más de 12 horas veremos muchas de las nuevas características y capacidades de SharePoint 2013 de la mano de los MVPs de habla hispana de la especialidad: Gustavo Vélez, Andres Rojas, Juan Carlos González, David Martos, Mario Cortés, Daniel Seara, Juan Andrés Valenzuela, Fabián Imaz, Ricardo Muñoz, Haarón González, Manolo Herrera.

Datos de interés:

  • Audiencia: Information Workers, analistas en plataforma SharePoint y Office, Desarrolladores, Jefes de Proyecto, IT Pros.
  • Fecha: Jueves 29 de noviembre.
  • Duración de cada sesión: aproximadamente 90 minuitos.

Horarios de las sesiones programadas

Detalle sesiones

Aplicaciones para SharePoint 2013

  • Descripción: Siguiendo con el modelo de distribución de software utilizado para Windows 8 y Windows Mobile, SharePoint 2013 implementa un nuevo concepto para creación e instalación de funcionalidad para el servidor: Aplicaciones. La charla explora las diferentes formas de hosting y los tipos de Aplicaciones que se pueden utilizar en SharePoint 2013. También se discutirá la arquitectura y programación del nuevo modelo, así como sus aspectos de seguridad, escalabilidad y retos que implica la nueva tecnología.

  • Horario: 15:00 – 16:00 (GMT +1)

  • Ponente: Gustavo Velez, es Ingeniero Mecánico y Electrónico y MVP de SharePoint Server; trabaja en el diseño e implementación de sistemas de IT basados en tecnologías de Microsoft, especialmente SharePoint, para Avanade (http://www.avanade.com ), una compañía multinacional de IT. Propietario del sitio especializado en información sobre SharePoint en español http://www.gavd.net.

  • URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032531911&Culture=es-ES&community=0

Novedades en publishing en SharePoint 2013

  • Descripción: SharePoint también se usa para sitios web públicos, así que acerquémonos a las novedades que nos trae esta nueva versión, en la que pasaremos por la navegación administrada, por el nuevo Web Part de búsqueda de contenido y muchas cosas más.

  • Horario: 16:00 – 17:00 (GMT + 1)

  • Ponente: Alberto Diaz trabaja como Responsable de Proyectos de Colaboración, Inteligencia de Negocio y Movilidad en General de Software. Sus relación con SharePoint nace en la versión 2.0 y desde entonces siempre ha estado relacionado con el producto, hasta que se convirtió en su actividad principal con SharePoint 2007. Coordinador de TenerifeDev, un grupo de usuarios de .NET en Tenerife y MVP de SharePoint Server desde el año 2011.

  • URL Evento:https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532035&Culture=es-ES&community=0

SharePoint 2013 – Novedades en Aplicaciones de Servicio

  • Descripción: Con este webcast se pretende mostrar el modelo de arquitectura para las aplicaciones de servicios en SharePoint 2013 (Introducción al modelo y comparación de los cambios con las versiones previas de SharePoint). Adicionalmente dar una breve introducción a las aplicaciones de servicios individuales en SharePoint 2013: ¿Cuales han sido los cambios? ¿Qué es lo nuevo?

  • Horario: 17:00 – 18:00 (GMT+1)

  • Ponente: Andrés Rojas trabaja como Arquitecto de infraestructura para SharePoint & como CEO en la empresa Tecnología y Servicios de Información (empresa Colombiana de consultoría en herramientas de Microsoft y desarrollo de Software para SharePoint y Project Server http://www.tsi.com.co ). Ha trabajado con la plataforma SharePoint desde el año 2002 y Project Server desde sus inicios. Actualmente lidera el desarrollo de una plataforma de administración de Salud Animal sobre SharePoint 2010 que provee a clínicas veterinarias de todo el seguimiento de mascotas vía GPS, medicina prepagada, imágenes medicas diagnosticas y urgencias medicas. Adicionalmente, lidera un proyecto de integración de SharePoint, Project Server & Microsoft Dynamics para una compañía en los Estados Unidos. Director de la comunidad de SharePoint de Colombia (http://www.sharecol.com ), recién nombrado como MVP de SharePoint Server. Su blog http://arojaspa.blogspot.com

  • URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532038&Culture=es-ES&community=0

SharePoint 2013 – Integración de datos de negocio con BCS

  • Descripción: Uno de los pilares de SharePoint 2013 es el de “Composites” que incluye todos aquellos elementos y productos de la plataforma para facilitar la integración de datos de negocio. Entre los mismos se encuentra la Aplicación de Servicio BCS que facilita el consumo de datos  vitales de una organización en SharePoint. Veremos algunas de las novedades de SharePoint 2013 en este área como el soporte de BCS en Aplicaciones, el soporte de manejadores de eventos y alertas en listas externas, etc.

  • Horario: 18:00 – 19:00 (GMT +1)

  • Ponente: Juan Carlos González, Arquitecto de Soluciones en el CIIN de Cantabria, uno de los Microsoft Innovation Centers de España. Ingeniero de Telecomunicaciones por la Universidad de Valladolid, cuenta con más de 9 años de experiencia en tecnologías y plataformas de Microsoft diversas (SQL Server, Visual Studio, .NET Framework, etc.), aunque su  trabajo diario gira en torno a SharePoint. Juan Carlos es MVP de SharePoint desde el año 2008, coordinador del grupo de usuarios .NET de Cantabria (Nuberos.Net, www.nuberos.es) y co-fundador del Grupo de Usuarios de SharePoint de España (SUGES, www.suges.es) y del Grupo de Usuarios de Cloud Computing de España (CLOUDES).

  • Twitter: @jcgm1978

  • URL Evento:https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532040&Culture=es-ES&community=0

SharePoint 2013 – Novedades en el apartado social

  • Descripción: Durante una hora, David nos hará una introducción sobre qué novedades incorpora SharePoint 2013 en lo que a capacidades sociales se refiere, e incluirá algunas demostraciones para ilustrarlas.

  • Horario: 19:00 – 20:00 (GMT + 1)

  • Ponente: David Martos trabaja como Arquitecto de Software en Spenta Consulting y ha estado trabajando con la plataforma SharePoint desde 2004. Actualmente lidera el desarrollo de Beezy (www.gobeezy.com) un producto construido sobre SharePoint 2010 para dotarlo de mejores capacidades sociales que las que incorpora por defecto. Cofundador del Grupo de Usuarios de SharePoint de Catalunya, es MVP de SharePoint Server desde 2010.

  • URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532051&Culture=es-ES&community=0

Novedades en Office 365 Wave 15

SharePoint 2013, SQL Server 2012 y las bases de datos

  • Descripción: SharePoint 2013 y SQL Server 2012, o al revés. Ambos servidores están profundamente relacionados y es por ello que no se puede administrar adecuadamente uno sin saber algo del otro. Veremos buenas prácticas del manejo de bases de datos, así como que cambios hay en las bases de datos de SharePoint y que opciones aporta SQL Server 2012 que mejoran la versatilidad de SharePoint.

  • Horario: 21:00 – 22:00 (GMT +1).

  • Ponente: Daniel A. Seara es un experimentado desarrollador de software. Tiene más de 20 años como consultor de desarrollo, instructor técnico y desarrollador. Trabajó como consultor de software en una amplia gama de empresas en Argentina y Perú. Le solicitaron de los servicios de consultoría de Microsoft Perú para ayudar a las 5 más grandes empresas de en su ruta de migración al desarrollo de .NET. Daniel fue Director Regional de la Argentina durante 4 años y fue el primer Director Regional Global nominado para dos años. Fue un MVP de Visual Basic durante más de 10 años, y actualmente es MVP de SharePoint Server, así como el fundador y el "Decano" de la Universidad. NET, el sitio más visitado en lengua española para aprender .NET. También fue el administrador del programa Desarrollador Cinco Estrellas I (Five Star Developer), uno de los más exitosos proyectos de formación en América Latina. Actualmente responsable del área de Formación, también está a cargo de los proyectos relacionados con colaboración y búsquedas.

  • URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532055&Culture=es-ES&community=0

Administración y Topologías de Búsqueda en SharePoint 2013.

  • Descripción: Muchas organizaciones necesitan desplegar soluciones de colaboración y manejo documental. Clave para el éxito de estas soluciones son las capacidades de Búsqueda.

  • Hoy la arquitectura de servicio con una nueva estructura, nos da la posibilidad de generar soluciones de búsqueda más flexibles a compartir con las Aplicaciones Web (de Contenido). Aquí repasamos definiciones lógicas como los Orígenes de Rastreo y Definiciones de Query, Ámbitos, Reglas y Propiedades de Metadatos Administrados; como también los aspectos topológicos propios del Query y Rastreo del Servicio, que hoy nos permiten definir una Plataforma más Flexible y escalable, de acuerdo a las necesidades de cada organización. Además, descubriremos que pasa con las capacidades FAST que hoy se conjugan en la nueva versión de SharePoint Server.

  • Horario: 22:00 – 23:00 (GMT +1).

  • Ponente: Juan Andrés Valenzuela; Consultor en Tecnologías SharePoint en Datco Chile, es MVP desde el año 2008. Certificado desde 2007, ha trabajo con las tecnologías SharePoint desde su primera versión en el 2001. Ha centralizado su trabajo en Proyectos de Implementación de Servicios de Plataforma, sobretodo en la temáticas de Búsquedas Empresariales.  Ha sido promotor en llevar los conocimientos de la tecnologías SharePoint a la aulas de pre-grado de Ingeniería en Duoc UC, aportando a la preparación de los futuros profesionales en este ámbito del desarrollo de carreras técnicas.

  • URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532057&Culture=es-ES&community=0

Construcción de procesos de negocios en SharePoint 2013

  • Descripción: En esta sesión vamos a conocer las características que nos brinda SharePoint 2013 para la construcción de procesos de negocio dentro de la organización.

  • Horario: 23:00 – 24:00 (GMT +1).

  • Ponente: Fabián Imaz, MVP de SharePoint Server trabaja en el mundo del desarrollo de software desde hace más de 10 años, teniendo la suerte de trabajar en distintas arquitecturas y tecnologías Microsoft. Fabian pertenece a la firma Siderys, http://www.siderys.com , empresa de desarrollo de Software especializada en SharePoint 2007/2010 y en desarrollo de soluciones inteligentes. Desde los comienzos Fabian ha trabajado en distintitas comunidades como MOSSCA dónde es uno de los directores y CUMUY donde organiza y promueve eventos locales para la difusión de tecnología dentro de los miembros de la misma. Fabián es director de la carrera SharePoint 2010 en Microsoft Virtual Academy, http://www.mslatam.com/latam/technet/mva2/Home.aspx  y cuenta con un sitio en CodePlex con varios desarrollos http://siderys.codeplex.com. Podéis contactar con Fabián a través de mi Twitter: @fabianimaz

  • URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532061&Culture=es-ES&community=0

Nuevas características Para IT Pros en SharePoint 2013

  • Descripción: En esta charla conocerás las nuevas funcionalidades y características de SharePoint 15 para IT Pros, en el área de Infraestructura, arquitectura y administración de SharePoint 15, así mismo un delante de. los métodos de migración hacia esta nueva versión.

  • Horario: 24:00 – 1:00 (GMT +1)

  • Ponente: Ricardo Muñoz Monje, es Ingeniero en computación especialista en el área de tecnologías de información. Ha trabajado con tecnologías SharePoint por más de 8 años, implementando y desarrollando Intranets, Extranet y Portales corporativos en importantes empresas de la región. Adicionalmente es un experto certificado en herramientas EPM (Enterprise Project Management) y Project Server para el manejo de proyectos empresariales. Actualmente es Consultor en Tecnologías Microsoft en su Propia empresa LatinShare y uno de los cofundadores y administrador de la Comunidad de SharePoint Costa Rica (https://ug.culminis.com/sites/CRC-SPS/default.aspx) así como miembro del Speaker Group de Microsoft CA .Desde el año 2006 es Instructor de Cursos Microsoft en Centros Certificados Microsoft en Costa Rica y Chile. Desde 2009 ha sido MVP en SharePoint.

  • URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532064&Culture=es-ES&community=0

Consideraciones para justificar la inversión en SharePoint 2013

  • Descripción: En esta sesión veremos que consideraciones deberíamos tomar en cuenta para justificar el uso de SharePoint 2013 en la empresa y la inversión en esfuerzo requerida para evaluar y medir el valor que el producto aporta a la empresa en distintas áreas. Conozca los costos subyacentes iniciales en la adopción de SharePoint 2013 y las múltiples alternativas/beneficios de enrolarse a programas de adopción temprana de Microsoft.

  • Horario: 01:00 – 02:00 (GMT +1)

  • Ponente: Haarón Gonzalez es un consultor / arquitecto / desarrollador e instructor SharePoint independiente especializado en tecnologías de Microsoft desde 1997. Ha formado equipos de trabajo para llevar a cabo con éxito proyectos de misión crítica y alto impacto relacionados con la adopción, construcción y puesta en marcha de soluciones de colaboración y comunicación bajo plataforma SharePoint 2003, 2007 y 2010. Haarón Gonzalez es un profesional certificado como Microsoft Certified Trainer, Microsoft Application Developer, Microsoft Technical Specialist en SharePoint y también reconocido como un MVP en ASP.NET desde 2004 y MVP SharePoint desde el año 2008.

  • URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532067&Culture=es-ES&community=0

  • Twitter: @haarongonzalez

Desarrollo de Componentes de SharePoint sobre SharePoint Server 2013

  • Descripción: Que necesito para desarrollar componentes en SharePoint, Escenarios, lo nuevo, lo práctico, lo ágil y lo bueno.

  • Horario: 02:00 – 03:00 (GMT +1)

  • Ponente: Manolo Herrera, Guatemalteco de 41 años de edad con más de 18 años de experiencia en el desarrollo de soluciones. 6 años como MVP , 2  com MVP Client Application y 4 como SharePoint Server Developer. Socio fundador de Infoware Guatemala empresa certificada como Silver Partnet en Portales y Colaboración. Técnico Especialista Certificado en tecnologías de SharePoint.

  • URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532069&Culture=es-ES&community=0

CSOM y la API REST para SharePoint 2013

Comunicando anuncios por correo electrónico con SharePoint Designer 2010

El usuario final como siempre sorprendiedonos con nuevos escenarios, sucede que se busca hacer que en vez de mandar un correo electrónico con el enlace a un elemento de lista de anuncios como parte de la opcion de send link o de las alertas, que mejor en el correo electrónico viaje el texto del cuerpo del anuncio. Y sinceramente me pareció un escenario razonable el no querer enlaces en este específico tema de la lista de anuncios. Y bueno la solución para este ejemplo fue crear un flujo de trabajo de lista con una forma de iniciación para solicitarle al usuario capture el grupo o los usuarios a los que quiere hacer llegar vía correo electrónico el anuncio. Aprovecho para hacer mención de las caracteristicas de SharePoint Designer 2010.

Aquí el ejemplo:

Abrimos nuestro sitio con SharePoint Designer 2010 y seleccionamos la sección de Workflows para proceder a crear un flujo de trabajo de lista asociado a la lista de anuncios, como se muestra a continuación:

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Nombramos el flujo de trabajo con los datos:

  • Name: Send Annoucement by Eamil
  • Description: Use this option to send anouncement by email

Una vez dentro del Workflow Designer entonces elegimos la opción de Initiation Form Parameters.

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Usando el asistente de configuración de la forma de iniciación agregamos un campo de tipo persona dando clic en el botón Add, posteriormente especificamos el nombre del campo “Mail Receipients” una descripción y el tipo de campo, aquí tenemos que seleccionar el campo “Person of Group”, esto nos permite elegir a que grupos o usuarios mandaremos el correo electrónico. Posteriormente configuramos el campo especificando que muestre la cuenta, que permita capturar usuarios y grupos, que permita capturar más de un usuario o grupo y listo, damos clic en Finish y después Ok.

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Posteriormente de la lista de acciones disponibles en el flujo elegimos el de Send Email.

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Procedemos entonces a configurar la acción de Send Email dando clic en el enlace these users. Esto carga la ventana de configuración de la actividad permitiéndonos entonces definir lo siguiente:

  • Tomar a los destinatarios de los parámetros de iniciación del flujo para que a estos se les mande el correo electrónico
  • Tomar al título del anuncio para que este sea el título del correo
  • Tomar al cuerpo del anuncio para que este sea el cuerpo del correo electrónico

Tomar a los destinatarios de los parámetros de iniciación del flujo para que a estos se les mande el correo electrónico

Del cuadro de texto “To” o “Para” simplemente seleccionamos el icono de la libreta de direcciones para posteriormente elegir de la ventana de Selección de usuarios. En primer instancia la ventana de sección de usuarios nos permite elegir a cualquier usuario al que queramos mandarle el correo electrónico, de hecho esta ventana es rica en funcionalidad y ofrece opciones adicionales para obtener a los usuarios que nos interesa utiliza, por ejemplo personas o grupos del sitio, el usuario que creo el anuncio y la opción de Workflow lookup for users la cual nos permite buscar de diferentes fuentes de datos o del contexto del flujo de trabajo a los usuarios que necesitemos incluir. En este caso estoy mandando cargar de los parámetros y variables del flujo de trabajo “Workflow variables and parameters” a la variable “Mail recipients” que definimos en la forma de iniciación y además formatear el resultado para que nos regrese el correo electrónico separado por comas.

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Sugiero que te des el tiempo de explorar la ventana de “Lookup for Person of Group” encontraras que es muy rica en funcionalidad y capaz de darte opciones muy útiles sin tener que recurrir a la programación.

Tomar al título del anuncio para que este sea el título del correo

De igual manera del campo “Subject” damos clic en el icono que muestra una función. En este caso se carga otro cuadro de dialogo con funcionalidad muy útil. Se llama Lookup for string y este nos permite elegir del elemento “recordemos que estamos en el contexto de un elemento de lista de anuncios” el campo Title.

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Tomar al cuerpo del anuncio para que este sea el cuerpo del correo electrónico

En el caso de tomar el cuerpo del anuncio aquí usamos el botón “Add or Change Lookup” que se encuentra ubicado en la parte inferior de la ventana. Este botón también es “Lookup String” con el cual podemos hacer referencia dentro del cuerpo de correo electrónico al cuerpo del elemento del anuncio. Y con esto estaríamos cumpliendo con el requerimiento solicitado.

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Podemos ver entonces que es sencillo incluir en el cuerpo del correo electrónico cualquier información que se encuentre dentro de una lista SharePoint.

Ya para terminar simplemente publicamos el flujo de trabajo

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Este proceso compila en un archivo .xoml toda la configuración de nuestro flujo de trabajo expresada visualmente pero almacenada en forma declarativa. También he de mencionar que en las características iniciales del flujo de trabajo de manera pre determinada el flujo puede será invocado a manualmente por el usuario que estaría enviando el correo electrónico. Lo que no queremos es que se mande de forma automática cuando se da de alta o se edita algún anuncio, si ese fuese el caso, entonces el usar una forma de iniciación no sería la estrategia más adecuada, probablemente en vez de solicitar el llenado manual de los destinatarios, hacer que el flujo mande el correo usando el grupo de los integrantes del sitio o algún otro grupo creado manualmente para este proceso en particular.

Ya para terminar y facilitar el uso de este flujo de trabajo dentro de SharePoint Designer 2010 en la lista de anuncios existe la opción de Custom Action en la cual podemos crear un elemento del menú contextual de la lista que dispare la ejecución del flujo de trabajo recién creado, facilitando la experiencia de uso.

De la barra lateral de SharePonit Designer 2010 seleccionamos la opción de Lists and Libraries, posteriormente damos clic en nuestra lista de Announcements, esto nos lleva a la ventana de resumen de la configuración de nuestra lista y como se puede ver ahí se encuentra la sección de Custom Actions.

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En el botón New damos clic y esto carga la ventana de configuración del Custom Action donde podemos especificar el título y descripción de nuestra acción así como también que va a suceder cuando alguien lo invoque, en este caso iniciar el flujo de trabajo previamente construido sobre el elemento actual.

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En la parte inferior de esta ventana inclusive puedes configurar el icono que deseas usar para el esta acción y que será visto en el menú contextual. El resultado es que dentro de los elementos del menú contextual que un elemento de lista tiene aparece el custom action:

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También en el Ribbon de la lista de anuncios existe la opción de agregar un botón más, se le llama Quick Step.

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A dar clic se carga SharePoint Designer 2010 y una ventana de dialogo donde especificamos que sucederá cuando se le dé clic:

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De igual manera podemos especificar que icono se utilizara para este botón, en mi caso, subí el icono a la librería de SiteAssets.

El resultado

El resultado es:

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Agregamos un nuevo elemento:

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Despues lo seleccionamos y damos clic sobre nuestro flamante boton en el Ribbon:

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Esto carga la forma de iniciacion del flujo de trabajo y procedemos a especificar el usuario o grupo que recibira la informacion por correo electronico, en este caso elegi un grupo.

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Y al dar clic en Start el flujo de trabajo se ejecuta y la accion de Send Email hace su trabajo. Es importante hacer mención que tambien con SharePoint Designer 2010 podemos editar la forma de iniciación generada por el flujo de trabajo para personalizar el texto de los botones de la forma y/o agregar algun icono o logotipo de la empresa.

El resultado es el correo en el Outlook:

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Espero que al leer esta lineas encuentres que SharePoint Designer 2010 ha sido diseñado para rapidamente dar soluciones a necesidades de personalización que se requieran en SharePoint.

Saludos!

Reseña del Cuarto Simposio Latinoamericano de SharePoint 2011 en México

El pasado viernes 29 de abril del 2011 una vez más tuve la oportunidad de participar como expositor en el Cuarto Simposio Latinoamericano de SharePoint en México, DF en esta ocasión en las nuevas  instalaciones de Microsoft Mexico.


El número asistentes al inicio del evento me pareció buenísimo, puntual y totalmente enfocado. Desde desarrolladores, administradores, tomadores de decisiones, influenciadores, consultores, encargados de área de TI, gente de Microsoft México, etc. En los pasillos se rumoraban escenarios, problemas técnicos, términos y acrónimos todos relacionados con el mundo de TI y SharePoint. Sin duda también en Twitter bajo el tag #spmx2011 se dejó ver y medir lo que los asistentes sentían de lo que estaba sucediendo en el evento.


El número de asistentes al final del evento me pareció fabuloso, en mi experiencia cuando tenemos eventos que duran más de 4 horas normalmente decaen en cuanto a quórum se refiere, sin embargo, en el #spmx2011 la cantidad y la calidad de participantes que se quedaron hasta la última sesión fue abrumador, así mismo, los temas finales también fueron de lo más útil e interesante, por no mencionar la consola de videojuego que se rifó al final entre los asistentes que entregaron su evaluación. Seguramente los hijos de la afortunada ganadora han de estar pensando que SharePoint es fabuloso.


04292011112Sobre la primer platica de Access y Visio Services al inicio del evento los dioses de las demostraciones
hicieron al presentador sudar frio y04292011111a que como siempre, algo salió mal y distinto de cómo se planeó, sin embargo, Sergio Haro ( @sharop )  saco el como todo un profesional y puso a todos en contexto sobre el poder y alcance que la plataforma pone a disposición para las empresas. Yo, resumiría que hoy más que nunca podremos traer a la vida aquellas aplicaciones “legacy” que en el pasado fueron un habilitador para el negocio. Con Access Services tomamos una base de datos de Access y la publicamos sobre SharePoint 2010 permitiendo a usuarios consumir esa información via navegador de internet sin dependencia o licenciamiento involucrado. Visio Services en el mismo tenor, Gerardo Reyes ( @sihbher ) consultor de http://www.bSide.com.mx y blogger en http://www.gerardo-reyes.blogspot.com nos presentó el poder y alcance de personalización que tenemos disponible mediante javascript. Vimos que ahora las organizaciones pueden publicar sus modelos o diagramas de Visio directamente en SharePoint 2010 para que este realice un proceso de transformación y presentación del diagrama vía web usando una vez más un navegador de Internet. Lo interesante aquí es la posibilidad de con programación del lado cliente y con XAML poder combinar tecnologías para personalizar comportamiento de un diagrama de Visio Services. Hoy más que nunca es posible visualizar el estado de los flujos de trabajo y sin duda mejorar drásticamente la experiencia de usuario.


 


Sobre la plática de introducción a desarrollo SharePoint y Workflows en SharePoint 2010 puedo decir que me tocó presentar algunos consejos y escenarios en los que durante mi carrera en SharePoint he venido experimentando. En lo que fue la introducción al desarrollo me asegure de mostrar el diagrama general de las tecnologías disponibles en SharePoint 2010 desde la perspectiva de comparación con SharePoint 2007, en ese sentido, me asegure de comunicar la responsabilidad que como profesionales SharePoint tenemos de primeramente conocer las características OOB del producto antes de pensar en personalizar. Y en caso de personalizar, como poder hacerlo utilizando la combinación de características existentes, prácticamente sin inventar la rueda. Después, inicie explorando a detalle cada uno de los puntos mencionados en este post  donde platicamos sobre que nos llevó a considerarlos. Escenarios, experiencias, decisiones, alternativas, cosas buenas, cosas no tan buenas, etc. Después inicie la plática de Flujos de Trabajo 2010 donde antes de pensar en personalización, tuve que asegurarme que se conoce los flujos pre fabricados en el producto. Estuvimos discutiendo en que escenarios implementarlos y cuando estos generar valor, sus pros y cons. Por cierto, por ahí me encontré esto y aquí dejo la presentación:




Agradezco la atención y paciencia que tuvieron para con mi participación. Por ahí recibí retroalimentación positiva que sin duda estaré considerando para mis subsecuentes pláticas.04292011120


 


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Sobre la plática de Migración SharePoint 2010 tuve la grata sorpresa de encontrar a Vladimir Medina ( @VladPoint ), Premier Field Engineer de Microsoft Latinoamerica muy ameno, coherente y confiado en su participación y en el contenido. Sin duda, me da mucho gusto presenciar el crecimiento de las personas y más cuando SharePoint esta directa o indirectamente involucrado. Vladimir nos platicó del proceso o enfoque propuesto por Microsoft para taclear una migración de SharePoint 2007 a SharePoint 2010 como todo un MVP pero de la a NFL. Los consejos y experiencias expuestos fueron de los más útiles, las preguntas y respuestas que durante esta sesión se compartieron abrieron el panorama de los asistentes y tomadores de decisiones. Recuerden que http://www.b-logic.com.mx les puede auxiliar en ese sentido.









04292011115Sobre la plática de Administración SharePoint 2010 que Luis Du Solier ( @ldusolier  ) Premier Field Engineer de Microsoft Latinoamerica, presento dejo ver una serie de consejos de ahora sí que de soporte04292011118 - Copy premier. La información expuesta en esta sesión fue invaluable ya que resume la experiencia de campo de cientos de profesionales de SharePoint por todo el mundo. Los consejos expuestos por Luis junto con su experiencia de tantos años nos permitieron hacer ese clic mental entre las decisiones de infraestructura que podrían en determinado momento comprometer positiva y negativamente nuestra granja. El auto control de Luis Du Solier y la pasión que deja ver por la comunidad, el conocimiento y sin duda SharePoint nos puso a todos atentos a lo que compartía. Incluso comentando con la Srta. Edecán del evento me comento que hasta ella ya aprendió SharePoint. Tambien toco el tema de Office 365.


 


 



04292011128 - CopySobre la plática de Inteligencia de Negocio con SharePoint 2010 Ricardo Loo ( @ricalo )nos compartió breves experiencias reales de campo y de manera consultiva nos dejó ver el valor que el workload de Insights de SharePoint 2010 hace mucho sentido para llevar la inteligencia de negocio a todos los niveles de la organización. Vimos que tenemos tableros de performance point y PowerPivot como nuestra herramienta local para realizar análisis y publicación de datos, tableros, dashboard y demás. Uno de los problemas para bien o para mal que en la inteligencia de negocio vemos con frecuencia es el hecho de que son un tanto rígidos y empresariales los cubos que se preparan para después explotar la información reduciendo a cierto nivel la flexibilidad de integración con otras fuentes de datos.  Usando los productos de la familia SQL Server hacemos extracción de datos, transformación de datos, integración de datos y análisis de datos para ofrecer a las organizaciones un modelo dimensional con el fin de combinar y analizar la información empresarial desde la perspectiva de hechos, sin embargo, hablamos de procesos de entendiemiento de negocio, mucha consultoría y después la minería de datos. PowerPivot acerca la inteligencia de negocio al usuario final mediante el cliente de Excel, dando la posibilidad de permitir al usuario realizar análisis, combinaciones, transformaciones e integración de datos en una escala menos y flexible, culminando con la publicación de su tablero sobre SharePoint 2010 y poniéndolo a disposición de otras personas en la organización. Sin duda la demostración que me pareció muy aplicable en mi contexto fue la de “Como la inteligencia de negocio sobre SharePoint 2010 corre lento con equipos de 4GB de memoria RAM”, el buen Ricardo se vio preso de los caprichos dl hardware cuando este es puesto a trabajar a su capacidad máxima. Sin embargo, gran platica, gran ponente.


Sobre Administración de Proyectos en SharePoint 2010 no tuve la oportunidad de verla por completo, lo que si pude ver fue que los participantes aplaudieron mucho durante esta sesión. Al final lo poco que alcance a ver fue a los expositores haciendo gala de su experiencia en la implementación y uso de metodologías de administración de proyectos alineadas a SharePoint. Muy bien.


 


Tuvimos mas asistentes y empleados de Microsoft describiendo caracteristicas y servicios, apoyando en las platicas y compartiendo con todos.


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Al final, se procedió con la rifa y nos tomamos la foto todos los miembros de la Comunidad SharePoint México. En resumen, un gran evento en todos los sentidos. Gracias a los viejos y nuevos amigos que pude saludar personalmente y espero encontralos en la proxima edicion del evento.


 


spmx2011_01Estaremos al pendiente de la reseña oficial de la Comunidad SharePoint en Mexico donde seguramente pondran a disposicion todas las slides, imagenes, enlaces, etc.


 


Saludos, HG.

Reseña de El Día del Flujo de Trabajo de SharePoint 2010 para Desarrolladores

El pasado miércoles 15 de diciembre del presente año Misael Monterroca, Haaron Gonzalez, Gerardo Reyes y Fabian Imaz estuvimos celebrando el día del flujo de trabajo SharePoint 2010 para desarrolladores mediante presentaciones abiertas en línea de forma continua durante el transcurso del día que hoy ponemos a disposicion.

Gracias a los expositores y asistentes!

NOTA: Para ver la sesion en linea, solo da clic en la imagen.

Conociendo los Flujos de Trabajo Pre Construidos en SharePoint 2010
PDF
Conociendo los Flujos de Trabajo Pre Construidos en SharePoint 2010
En esta sesión conoceremos la propuesta de flujos de trabajo que SharePoint 2010 pone en la mesa y las características de cada uno de los flujos de trabajo pre construidos en el producto. Cuando y donde genera valor utilizarlo para automatizar algún proceso u operación empresarial y mejor aún cómo es posible extenderlos para personalizar algún proceso.

15 de Diciembre 2010 a las 10:00 AM Tiempo de México – Ver aqui
Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando SharePoint Designer 2010
PDF | Ejemplo
Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando SharePoint Designer 2010
En esta sesión veremos el soporte que SharePoint Designer 2010 tiene para la creación y manipulación de flujos de trabajo para SharePoint. Conozca el nuevo diseñador de flujos de trabajo, las actividades y condiciones disponibles en esta versión y como programar tus propias condiciones y acciones para SharePoint Designer 2010.

15 de Diciembre 2010 a las 11:30 AM Tiempo de México – Ver aqui
Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando Visio Services Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando Visio Services
En esta sesión veremos el valor que Visio Services aporta al mundo de los flujos de trabajo. Al fin contamos con una alternativa mucho más rica para poder mostrar de forma gráfica el estado de los flujos en ejecución y brindar opciones al usuario para consultar información contextual de una instancia en ejecución del flujo de trabajo.

15 de Diciembre 2010 a las 3:00 PM Tiempo de México – Ver aqui
Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando Visual Studio 2010
PDF | Ejemplo
Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando Visual Studio 2010
Esta es una sesión para desarrolladores .NET que construyen flujos de trabajo para SharePoint 2007 y buscan conocer cómo construir flujos de trabajo en SharePoint 2010. Exploraremos las nuevas características relacionadas con flujos dentro de SharePoint 2010 y el soporte simplificado Visual Studio 2010 aporta para facilitar su construcción y despliegue.

15 de Diciembre 2010 a las 4:30 PM Tiempo de México – Ver aqui

Siguebois

El Día del Flujo de Trabajo de SharePoint 2010 para Desarrolladores

El Dia del Flujo de Trabajo

El miércoles 15 de diciembre del presente año varios MVPs estaran celebrando el día del flujo de trabajo SharePoint 2010 para desarrolladores en donde presentaran los conceptos mas relevantes a relacionados con el desarrollo de flujos de trabajo con Microsoft SharePoint Server 2010 mediante presentaciones abiertas en línea de forma continua durante el transcurso del día.

Conociendo los Flujos de Trabajo Pre Construidos en SharePoint 2010 Conociendo los Flujos de Trabajo Pre Construidos en SharePoint 2010
En esta sesión conoceremos la propuesta de flujos de trabajo que SharePoint 2010 pone en la mesa y las características de cada uno de los flujos de trabajo pre construidos en el producto. Cuando y donde genera valor utilizarlo para automatizar algún proceso u operación empresarial y mejor aún cómo es posible extenderlos para personalizar algún proceso.

15 de Diciembre 2010 a las 10:00 AM Tiempo de México
https://www.livemeeting.com/cc/mvp/join?id=wfday1&role=attend
Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando SharePoint Designer 2010 Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando SharePoint Designer 2010
En esta sesión veremos el soporte que SharePoint Designer 2010 tiene para la creación y manipulación de flujos de trabajo para SharePoint. Conozca el nuevo diseñador de flujos de trabajo, las actividades y condiciones disponibles en esta versión y como programar tus propias condiciones y acciones para SharePoint Designer 2010.

15 de Diciembre 2010 a las 11:30 AM Tiempo de México
https://www.livemeeting.com/cc/mvp/join?id=wfday&role=attend
Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando Visio Services Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando Visio Services
En esta sesión veremos el valor que Visio Services aporta al mundo de los flujos de trabajo. Al fin contamos con una alternativa mucho más rica para poder mostrar de forma gráfica el estado de los flujos en ejecución y brindar opciones al usuario para consultar información contextual de una instancia en ejecución del flujo de trabajo.

15 de Diciembre 2010 a las 3:00 PM Tiempo de México
https://www.livemeeting.com/cc/mvp/join?id=wfday3&role=attend
Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando Visual Studio 2010 Construyendo Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 utilizando Visual Studio 2010
Esta es una sesión para desarrolladores .NET que construyen flujos de trabajo para SharePoint 2007 y buscan conocer cómo construir flujos de trabajo en SharePoint 2010. Exploraremos las nuevas características relacionadas con flujos dentro de SharePoint 2010 y el soporte simplificado Visual Studio 2010 aporta para facilitar su construcción y despliegue.

15 de Diciembre 2010 a las 4:30 PM Tiempo de México
https://www.livemeeting.com/cc/mvp/join?id=wfday4&role=attend

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