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SharePoint Server 2013

No te puedes perder el SharePoint Saturday Bogota 2014 mañana Sabado 24 de Mayo

 


Amigos, mañana sábado 24 de Mayo estaré participando en el SharePoint Saturday Bogota 2014 como expositor, estaré presentando virtualmente así que para los que no puedan asistir pueden seguir el evento virtualmente usando Lync. Colegas y profesionales de la industria de distintas partes del mundo de habla hispana estarán compartiendo experiencias y tópicos relevantes entorno a nuestro producto de software favorito “SharePoint” y “Office 365″.


Yo estaré presentando información sobre planeación de intranet y las consideraciones que hay que tomar para definir los fundamentos arquitectónicos que soporten el crecimiento orgánico de una intranet empresarial. Con el tiempo me he topado en repetidas ocasiones que por falta la debida planeación de los componentes y servicios que se estarán ofreciendo a las personas mediante nuestra intranet se termina contando con un repositorio  de información plano sin relevancia y además difícil de aprender. Con mi presentación estaré aportando ideas entorno a la arquitectura de la información y que artefactos SharePoint conviene planear desde un principio para un apropiado y controlado crecimiento de la información y de los servicios expuestos a las personas que trabajan en la empresa. Algunos tópicos que estaré cubriendo son:


  • Mapa de Ruta de una Implementación SharePoint
  • Tipos de Intranets (Intranet orientada a personas, intranet orientada a departamentos, intranet orientada a servicios)
  • Arquitectura de la información
  • Tipos de contenido
  • Columnas de sitio
  • Términos y metadatos
  • Plantillas de sitios
  • Navegación y estructura
  • Soluciones de marca empresarial

Entre otros temas. Mas información aquí:



 

Una decada como Microsoft Most Valuable Professional

mvpprofile Usted no tiene idea de cómo el programa MVP ha motivado e influenciado mi carrera profesional. Hoy fui renovado por décima ocasión consecutiva como un profesional valioso de Microsoft. Haciendo un poco de memoria es evidente que este reconocimiento y la posibilidad de aprender, compartir y convivir con una red de 4000 expertos en tecnologías Microsoft de todas partes del mundo, ha sido una experiencia en mi vida profesional y personal. Justo con este nombramiento como profesional valioso en categoría ASP/ASP.NET desde febrero del año 2004 recibí oportunidades y retos que me han puesto en una posición de cuestionar paradigmas y ajustar modelos conceptuales de pensamiento y de lenguaje. Así mismo, en abril del 2009 fui reconocido como profesional valioso en la categoría SharePoint Server. Se ha recorrido un camino con variados escenarios y diversos actores que siempre para bien o para mal, pero más para bien, han dejado algo significativo en mi vida y todos los días, en cada experiencia puedo ver y sentir su influencia. En este camino me han acompañado mi esposa e hijos los cuales sin su apoyo y comprensión no sería posible continuar. Gracias Microsoft por renovar este nombramiento, gracias amigos y colegas por compartir sus experiencias, gracias familia por entender y ser parte de este esfuerzo, de esta causa.

Conferencista en el Primer Evento en Vivo SharePoint Saturday in Gulf

El próximo Abril 12 del 2014 estaré participando como conferencista en el evento en línea SharePoint Saturday que se llevara a cabo en el Golfo. Esta sesión “Introduction to Intranet Planning” será en inglés como lo explico aquí y estaré tocando temas sobre como planear nuestra intranet corporativa. En esta sesión exploraremos los diversos enfoques que podemos seguir para definir nuestra Intranet empresarial, ¿quieres usar tu intranet para comunicar noticias e información de la empresa?, ¿quieres usar la intranet como una herramienta de colaboración departamental?, en esta sesión voy a explicar la diferencia entre portal de comunicación y sitio de colaboración y cómo podemos crear conexiones entre ellos para ayudar nuestros usuarios compartir información departamental sin exponer la seguridad de sitio de equipo. Existen muchas sesiones sobre instalación, configuración, administración y gobernabilidad de SharePoint, en esta quiero compartir como utilizar los servicios de la granja para establecer un marco de trabajo en nuestra Intranet que se ajuste a las necesidades de comunicación y colaboración de nuestra empresa.

spsevents

Nos vemos en la sesión, registro aqui: http://www.spsevents.org/city/Virtual/Gulf2014/home

Como recuperar una colección de sitio que ha sido eliminada por error en SharePoint

Caballero si por alguna razón usted borró una colección de sitio por error y necesitas recuperarla inmediatamente, es mi deber informarle que hay una solución. Existe el comando Get-SPDeletedSite que fue introducido con el Service Pack 1 de SharePoint 2010 con el cual usted puede desplegar una lista de colecciones de sitio eliminadas y con base en la información presentada en este caso el SiteId usted puede ejecutar otro comando Restore-SPDeletedSite para recuperarla inmediatamente.


Mire usted:



 

Controle los límites de almacenamiento de su granja SharePoint y evite sorpresas

Si usted quiere evitar que el almacenamiento de disco de su servidor SQL de su implementación SharePoint no se llene totalmente y por lo tanto no le hablen durante vacaciones decembrinas, asegúrese de contar con un plan de capacidad que le permita asegurar que pase lo que pase, el crecimiento de las bases de datos de contenido no impactara o sobrepasara las capacidades de almacenamiento de su servidor.

Cuando diseñamos una implementación SharePoint es muy importante identificar el aproximado de almacenamiento en GB o TB que se va a requerir. La economía cambia y por lo tanto las empresas cambian constantemente por ende es obvio que es un poco complicado de estimar sin embargo usted puede definir límites de almacenamiento de sus bases de datos de contenido y con base en ello tener un mejor control sobre el crecimiento de las mismas y por ende controlar mejor la capacidad de almacenamiento disponibles.

¿Como?

Defina quotas de almacenamiento.

Una quota es un control de configuración que podemos establecer a nivel colección de sitios donde puede especificar el tamaño máximo de almacenamiento para una colección de sitios determinada. Especificando el tamaño máximo de almacenamiento y el número de colecciones de sitios que nuestras bases de datos de contenido pueden tener es que podemos asegurar que nuestro sistema no excederá los límites disponibles. Justamente por excederse es que se llenan los discos duros y de pronto el servicio en general  se puede ver afectado al grado de que es inoperable o está fuera de línea.

En la herramienta central de administración usted encontrara dos opciones disponibles para configurar lo mencionado anteriormente:

Manage content databases

En esta opción usted puede crear nuevas bases de datos de contenido o editar las existentes para especificar el estado o controles de configuración útiles para monitoreo de los límites y la disponibilidad de su base de datos.

Note como tenemos el número actual de colecciones de sitio, el número máximo de colecciones de sitios que podemos almacenar y el número de nivel de advertencia con el cual como administradores de SharePoint y también los administradores de la colección de sitios podrán ser notificados cuando estamos llegando a los límites de almacenamiento y con base en ello tomar alguna acción. 

Entonces si somos capacidad de definir quotas de almacenamiento y el máximo número de colecciones de sitio que podemos almacenar en una determinada base de datos de contenido podremos ser más proactivos respecto a cómo el sistema crece de forma orgánica y organizadamente.

Specify quota templates

Retomando lo mencionado anteriormente sobre las quotas veamos que en esta opción tenemos disponible un formulario para crear nuestras propias plantillas de quotas que posteriormente podrán ser asignadas a nuestras colecciones de sitios que a su vez existirán sobre nuestras bases de datos de contenido las cuales tienen un límite máximo.

Una propuesta de plantillas de quota puede ser esta planteada por Chris Mullendore un Premier Field Engineer de Microsoft en su post llamado “Why I love charge back model”:

  • MySite: 100MB
  • Free: <500 MB
  • Small: 501 – 1,000MB
  • Medium: 1,001 – 5,000MB
  • Large: 5,001 – 25,000MB
  • Isolated: 25,001 – 100,000MB
  • Dedicated: >100,000 (multiple site collections or a single dedicated corporate service such as Enterprise Records Management)







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Veamos entonces como registrar una nueva quota en SharePoint:





Resumen



Defina cuantas bases de datos de contenido convienen tener en su granja SharePoint. Cada base de datos establezca un límite máximo de 200 GB a nivel SQL Server. A nivel SharePoint defina cuantas colecciones de sitios puede almacenar y muy importante el nivel de advertencia para que usted sepa reaccionar con anticipación cuando una base de datos de contenido se está quedando sin espacio. También defina quotas que le permitan contabilizar cuantas colecciones de sitio podría tener en una base de datos de contenido de acuerdo a su número máximo de almacenamiento de colecciones de sitio. Por ejemplo, si tengo una base de datos de contenido de 200 GB y tengo una quota “Large” de 25 GB, esto quiere decir que esa base de datos de contenido solo puede almacenar 8 colecciones de sitio basado en la quota antes mencionada, pero ¿si puede ver a lo que me refiero?



Con estos controles usted puede estar siempre al tanto de los límites y capacidades del servicio, tome el tiempo de hacer un plan de capacidad de su granja SharePoint y sobre todo evite las sorpresas que lo tengan que sacar de las reconfortantes vacaciones de diciembre.
Saludos y feliz año nuevo, le deseo todo el éxito del mundo en sus proyectos personales y profesionales.


 


 


 

Creando un Web Part que muestra el pronóstico del tiempo con SharePoint Designer 2013

Amigos pues en esta ocasión tuve la oportunidad de crear un Web Part mus simple para mostrar el pronóstico del tiempo para un área en particular. Quería compartir lo facil que es construirlo. Este enfoque también funciona en SharePoint Designer 2010.


Configurar cuenta de usuario para administrar granja SharePoint

Para efectos de ser granular y especifico en cuanto a los permisos y privilegios de aquellos que pueden realizar operaciones de administración de una granja SharePoint, normalmente hacemos uso de distintas cuentas de usuario dedicadas solo a la administración de este producto. En este post te quiero compartir los pasos para configurar de forma apropiada cuentas de administración SharePoint y así delegar a otros de una manera administrada y gestionable la administración de SharePoint.

Los pasos son:

  • Crear una nueva cuenta de directorio activo
  • Agregar la nueva cuenta como miembro al grupo de administradores locales
  • Agregar la nueva cuenta como miembro al grupo de WSS_Admin_WPG
  • Agregar la nueva cuenta a la lista de Administradores de Granja en la Herramienta Central de Administracion de SharePoint
  • Ejecutar comando PowerShell para asignar el rol de SQL Shell Access Admin sobre la bases de datos a las que la nueva cuenta puede administrar

Crear una nueva cuenta de directorio activo

Se recomienda que creemos una nueva cuenta de directorio active dedicada solo para el administrador en cuestión, esto para efecto de separar justamente las cuenta típica del empleado que realiza las operaciones de administrador de la gestión de la plataforma. Adicional, no queremos que la cuenta de usuario de uso diario de nuestro administrador sea la que tiene permisos sobre toda la granja, recordemos que el también es un usuario de SharePoint y no hay razón alguna para usar su identidad de empleado como la identidad del administrador de este servicio. Por ello, recomendamos crear una nueva cuenta y además usar una nomenclatura que claramente especifique la naturaleza de la función. Ejemplo adm.hgonzalez en donde adm. refiere que es una cuenta de administración.

Agregar la nueva cuenta como miembro al grupo de administradores locales

Otro consejo es crear un grupo de dominio y agregar este grupo de dominio al grupo de administradores locales en el servidor en cuestión, de esta forma simplemente agregamos nuestras cuentas de administradores SharePoint sobre el grupo de dominio el cual a su vez es miembro del grupo de administradores locales. Un nombre sugerido para este grupo puede ser “SharePointLocalAdmins”.

Agregar la nueva cuenta de administrador al grupo local WSS_ADMIN_WPG

También se requiere agregar nuestra nueva cuenta como miembro del grupo local WSS_ADMIN_WPG o simplemente agregar el grupo de dominio “SharePointLocalAdmins” como miembro al grupo local WSS_ADMIN_WPG.

Agregar la nueva cuenta a la lista de Administradores de Granja en la Herramienta Central de Administracion de SharePoint

Se requiere que nuestra cuenta de administrador se registre en la lista de administradores de granja de la herramienta central de Administracion SharePoint.

Ejecutar comando PowerShell para asignar el rol de SQL Shell Access Admin sobre la bases de datos a las que la nueva cuenta puede administrar

La cuenta en cuestión debe de contar con el rol SharePoint Shell Access sobre las bases de datos tanto de configuración como de contenido a fin de tener los permisos y privilegios para hacer operaciones de administración mediante PowerShell sobre esas bases de datos. Para poder asignar dicho rol usamos el comando Add-SPShellAdmin DOMINIO\adm.hgonzalez otorgando permisos a la base de datos de configuración. Sin embargo, si quisiéramos otorgar privilegios para manipular otras bases de datos de SharePoint como de contenido o de configuración de aplicaciones de servicio usamos el comando Get-SPDatabase | Add-SPShellAdmin DOMAIN\adm.hgonzalez para otorgar dichos privilegios en todas las bases de datos de la granja.

 

Configurando correo de salida en SharePoint usando PowerShell

Una de las primeras características del producto SharePoint es la de permitir a los usuarios a suscribirse a las alertas. Las alertas son un mecanismo de notificación de cambios vía correo electrónico en listas o bibliotecas de documentos permitiendo al usuario enterarse de cualquier cambio que suceda. Para que esta funcionalidad trabaje adecuadamente se debe de especificar en la configuración de la granja SharePoint la dirección SMTP del servidor que mandara los correos electrónicos y también la dirección de correo electrónico usada para enviar las notificaciones. Normalmente especificamos esos valores de forma manual usando la herramienta central de administración, sin embargo, el día de hoy quiero mostrar como especificar esta configuración usando un script de PowerShell.


$webApp = Get-SPWebApplication –IncludeCentralAdministration – Identity http://splapp1:5555


$webApp.UpdateMailSettings(“smtp.splatin.com”,”collaboration@splatin.com”, “collaboration@splatin.com”,65001)


$webApp.Update()

Recuperando datos desde una bases de datos de contenido SharePoint existente en SQL Server

En SharePoint 2010 y 2013 los administradores SharePoint tenemos la posibilidad de recuperar información desde una base de datos de contenido SharePoint que no necesariamente este montada sobre nuestra granja sino más bien solamente restaurada en SQL Server permitiéndonos realizar nuestra recuperación en menos tiempo y sin tanta configuración. Explico, en pasadas versiones para poder recuperar información desde un respaldo de una base de datos de contenido SharePoint normalmente teníamos que montar la base de datos restaurada sobre nuestra granja SharePoint, usando tanto comandos stsadm como la herramienta central de administración. Con SharePoint 2010 y 2013 no necesariamente es el caso, podemos hacerlo como antes o simplemente usar la herramienta central de administración para explotar el contenido de una base de datos SharePoint montada simplemente en un servidor SQL Server reduciendo con esto los tiempos de nuestros acuerdos de servicio ‘SLAs” y claro, ser más proactivos en la recuperación de datos.


Veamos entonces como lograrlo.


Accedemos a la herramienta central de administración y damos clic sobre el menú de respaldos y restauración para posteriormente seleccionar la opcion de recuperación de datos desde una base de datos no adjuntada.


unattached01


Especificamos el nombre e instancia de nuestro servidor SQL Server o bien el SQL Alias si es el caso donde se encuentra adjuntada nuestro respaldo de la base de datos de contenido SharePoint, especificamos el nombre de la base de datos a la cual nos queremos conectar para obtener los objetos SharePoint que requerimos recuperar. Seleccionamos el tipo de recuperación que queremos hacer, por ejemplo, podemos recuperar una colección de sitios, un sitio web o una lista.


unattached02


Usamos el explorador para buscar en este caso la colección de sitios que nos interesa recuperar directamente sobre la base de datos de contenido adjuntada en SQL Server. Como podemos ver, SharePoint es capaz de presentar todas las colecciones de sitio existentes, así mismo, SharePoint es capaz de explorar sitios web dentro de las colecciones e incluso listas y librerías.


unattached03


Una vez que elegimos el objeto a recuperar especificamos una ruta compartida y un nombre de un archivo físico donde será respaldado el contenido proveniente de la base de datos en cuestión. Posteriormente damos iniciar al proceso de respaldo.


unattached04


También, podemos monitorear el proceso en ejecución.


unattached05


unattached06


Al terminar validamos el archivo de respaldo generado.


unattached07


Y para finalizar simplemente ejecutamos un comando PowerShell para realizar el proceso de restauración del respaldo en cuestión sobre una colección de sitios existente en nuestra granja. El comando para restaurar una colección de sitios respaldada es:


Restore-SPSite http://intranet/teams/sp -Path \\d21-da\Scripts\backup\sp.bak


Validamos entonces la restauración y removemos el respaldo de la base de datos adjuntada en SQL Server. Esta es una técnica que permite recuperar información de una respaldo, asegúrate de definir un tiempo de respaldo SQL valido para que con ello puedas ser capaz de definir lo que llamamos el tiempo aceptable de perdida de datos. Por ejemplo, si tus respaldos SQL Server se ejecutan al final del dia, esto quiere decir que solamente puedes recuperar información de un día anterior y que tu potencial perdida de datos es de horas.

Vote por mi platica Implemente un Centro de Registros Digitales con Microsoft SharePoint en SG Virtual


Me he postulado para presentar una charla en el SG Virtual Conference. SG Virtual es un día de conferencias web gratuitas dirigidas a desarrolladores de software y profesionales de TI. Los conferencistas y participantes se conectarán remotamente desde cualquier parte del mundo. En mi caso, me he postulado como expositor en uno de mis temas favoritos “Mejores Tecnologías y Herramientas“. Lo interesante es que los expositores son elegidos basados en los votos que obtienen sus charlas antes del 30 de Septiembre del 2013, de tal suerte que las sesiones más votadas son las que podrán presentarse. 


Mi plática se llama Implemente un Centro de Registros Digitales con Microsoft SharePoint donde podrá conocer que significa las políticas de administración de la información en SharePoint para implementar mecanismos de retención, archivado, auditorias de acceso, gestión de identificadores únicos/folios, etiquetas y códigos de barras a información digital como documentos, presentaciones, hojas de cálculo o cualquier otro activo de información en la empresa usando las características de administración de contenido empresarial (ECM) de la plataforma SharePoint. En estos días y sin duda el próximo año muchos de los conceptos de ECM serán una obligación regulatoria gubernamental en México. Con esta platica usted podrá prepararse tanto técnica como estratégicamente en la implementación de una plataforma para ECM en su empresa usando Microsoft SharePoint como la plataforma de solución.


Te invito a que votes por mi sesión aquí http://sg.com.mx/sgvirtual/5/sessions/implemente-un-centro-registros-digitales-microsoft-sharepoint pero sobre todo para que me acompañen el dia 23 de Octubre del 2013 y conozcan las características de funcionalidad disponibles en el producto para la administración de registros digitales.


Cómo votar?


Simplemente usa los botones de Like/Tweet/+1 que salen en la página y si gustas compartir esta información con alguien más adelante. Gracias!