Obteniendo los miembros de un Rol especifico de Office 365 de nuestro Tenant

En esta ocasión me pidieron que obtuviera quienes son los miembros de un determinado rol de sistema de Office 365 como el de Company Administrators o SharePoint Service Administratos de nuestro Tenant, a continuación, los pasos:

  • Descargar el Microsoft Online Services Sign-in Assistant de esta URL https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=286152 e instalarlo en nuestro equipo, en mi caso descargue el de 64 bits
  • Instalar el módulo de Azure Active Directory para Windows Powershell, simplemente ejecutamos una consola de PowerShell como Administrador y dentro de la consola invocamos el comando Install-Module MSOnline, cuando se nos pregunte en ambos casos decimos que si “Y” a NuGet y Untrusted repository
  • Dentro de nuestra consola de PowerShell invocamos los siguientes comandos:
  1. Import-Module MSOnline
  2. Connect-MsolService, esto cargara una ventaja de autentificación, deberás proporcionar usuario y contraseña
  3. Invocamos el comando Get-MsolRole, este comando cargara la lista de todos los grupos de sistema de nuestro Tenant, ubica el grupo del cual quieres saber quiénes son sus miembros, después copia el valor de ObjectId correspondiente
  4. A continuación, invocamos el comando Get-MsolRoleMember -RoleObjectId “el ID del rol” el cual obtendrá los miembros de ese rol

 

Referencia:

Video

Bloquear la Descarga de Documentos de Office en SharePoint Online

Buen día colegas, quiero compartir con ustedes como configurar bibliotecas de documentos en SharePoint que NO permitan al usuario la opción de descargar su contenido. Tenemos un escenario donde se nos pidió exponer una biblioteca de documentos a un grupo de personas en la empresa, pero solicitaron que estas personas de ninguna manera puedan descargar los archivos de dicha biblioteca, simplemente quieren contar con un repositorio de consulta de documentos, que sea de solo lectura y no de colaboración, muy particularmente, que no se puedan descargar documentos.

Lograr esto es muy sencillo ya que existe un permiso que nos da justamente la funcionalidad deseada, solo que si existen ciertas limitantes que debes conocer antes de dar como respuesta definitiva un “SI SE PUEDE” en SharePoint.

Como cultura general te pido que revises la descripción de los distintos permisos ya disponibles en un sitio SharePoint y veraz que la solución a nuestro requerimiento se encuentra al final:

  • Control total – Tiene control total.
  • Diseño – Puede ver, agregar, actualizar, eliminar, aprobar y personalizar.
  • Editar – Puede agregar, editar y eliminar listas; puede ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de lista y documentos.
  • Colaborar – Puede ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de lista y documentos.
  • Leer – Puede ver páginas y elementos de lista, y descargar documentos.
  • Solo vista – Puede ver páginas, elementos de lista y documentos. Los tipos de documentos con controladores de archivos del lado servidor pueden verse en el explorador, pero no descargarse.

Así es, Solo Vista nos da la funcionalidad requerida. En otras palabras, este permiso lo que hace es permitir visualizar documentos solo en el explorador de internet (mediante Office Web Apps claro está) y además no se pueden descargar. La pregunta querido amigo es, ¿Cuáles documentos se pueden visualizar en el explorador mediante Office Web Apps? Pues solo los Documentos de Office. Y ¿Cuáles son los documentos de Office? Word, Excel, PowerPoint!

PDF o cualquier otro archivo queda fuera de la ecuación porque no es un documento de Office

Veamos pues como configurar esto:

  1. Creamos grupo de seguridad con el permiso de Solo Vista
  2. Creamos biblioteca de documentos y configuramos los permisos
  3. Probamos que no se pueda descargar documentos de office usando usuarios con permisos de Solo Vista 😊

¡Aquí el video correspondiente, desde ya Gracias por Ver y Compartir!

De HTTP a HTTPS en SharePoint Server 2013

Buen día, colegas. Desde ya, gracias por su atención. En esta ocasión el requerimiento es asegurar que el portal de intranet SharePoint sea expuesto de forma segura en la red de la institución, en otras palabras, que nuestro portal de intranet este expuesto vía SSL (Secure Socket Layer) o como se dice coloquialmente que corra bajo HTTPS. Para más información respecto a HTTPS ver aquí.

NOTA IMPORTANTE: En este ejemplo y video asume que el certificado ya está instalado en los IIS de todos los servidores web front end de tu granja.

Aquí vemos nuestra intranet institucional configurada para utilizar protocolo HTTP usando el puerto predeterminado número 80. Lo que queremos lograr es que nuestra intranet sea expuesta mediante protocolo HTTPS y bajo puerto número 433 los cuales agregan una capa de seguridad a nivel transmisión de datos entre cliente y servidor.

De HTTP a HTTPS en SharePoint Server 2013 – Portal de Intranet sobre puerto 80

Este escenario es muy común, en donde se tiene la intranet instalada y usuarios de la empresa la utilizan diariamente y de pronto el área de redes comenta que por razones de cumplimiento los portales expuestos a usuarios en la red institucional deben de estar montados bajo protocolos de comunicación segura y que los servidores web no deben de tener el puerto 80 abierto. Este escenario que hoy comparto incluye adaptar nuestra intranet existente para que pueda funcionar bajo HTTPS sin afectar los servicios SharePoint que actualmente se tienen corriendo en la empresa.

Realizar este cambio requiere los siguientes pasos de configuración:

  1. Cambios a nivel Administración de Aplicaciones Web
    • Desmontar las bases de datos de contenido asociadas a la aplicación web
    • Remover y crear nuestra nueva aplicación web
    • Validar los enlaces de IIS asegurando la asociación del certificado en los servidores WFE
    • Montar bases de datos de contenido sobre nuestra nueva aplicación web
  2. Reconfiguración de aplicaciones de servicio existentes
    • Configuración de Mi Sitio en la aplicación de servicio de perfiles de usuario
    • Configuración de origen de contenido en la aplicación de servicios de búsquedas
    • Configuración de dirección de Concentrador de Tipos de Contenido en la aplicación de servicio de Gestor de Metadatos

Mejor, aquí lo puedes ver todo:

¿Cómo te evalúan los clientes?

Para los que trabajamos como parte de una empresa de consultoría y les damos servicios a múltiples clientes en diversos incidentes de soporte (Issues) mi pregunta es:

¿Cómo te evalúan los clientes?

A lo largo de mi carrera he tenido la oportunidad de participar en múltiples empresas que han manejado diversos mecanismos para evaluación del consultor, algunos de estos mecanismos son todo un proceso que permite trazar una ruta de mejora continua basado en la retroalimentación recibida. ¿Quién mejor te puede dar un indicador del desempeño que la misma voz del cliente? De hecho hay toda una técnica llamada Voice Of the Customer que permite a una organización de TI gestionar las expectativas y retroalimentación del servicio.

Sin embargo y de forma personal en este post quiero compartir las preguntas que de tengo siempre en cuenta cuando doy un servicio de soporte para mis clientes y que posteriormente una vez resuelto el incidente les comparto para obtener de ellos su valiosa retroalimentación:

Preguntas:

  1. ¿Considera usted que el incidente ha sido resuelto?
  2. Siéntase libre de compartir sus comentarios generales sobre el incidente (especialmente si usted siente que el incidente no fue resuelto)
  3. Con relación al incidente, favor de calificar nuestro servicio usando de 1 al 5 en donde 1 = Pobre y 5 = Excelente:
    1. Como califica nuestro entendimiento del problema
    2. Como califica nuestra respuesta y prontitud en general
    3. Como califica nuestra habilidad para manejar el incidente
    4. Como califica nuestra comunicación con usted

Si estas interesado en mejorar la calidad del servicio que ofreces, te recomiendo tener siempre en cuenta los criterios de evaluación mencionados anteriormente desde el inicio del servicio de soporte, una vez que los adoptas como parte del ciclo de trabajo serás capaz de instrumentar un mecanismo que te permitirá comprender mejor como mejorar.

Saludos!

Transforme su hoja de cálculo de Excel en página web con Office 365 SharePoint Online

A lo largo de mi carrera como profesional en portales de colaboración he encontrado algunos usuarios expertos en Excel capaces de construir en un santiamén complejos análisis de datos o aplicaciones que realizan cálculos basados en el uso de fórmulas. En cuanto a SharePoint se refiere, si ven atractivo el hecho de que ahora pueden compartir su hoja de cálculo con otros y de alguna forma hacer accesible su hoja de Excel para que otros re utilicen su trabajo. Sin embargo sigue siendo el mismo modelo, seguimos usando a SharePoint como repositorio de datos, usuario tendría que descargar la hoja de cálculo y usarla.

He grabado un breve video donde explico el uso de parámetros en plantillas de Excel para poder exponer su hoja de cálculo en Office 365 SharePoint Online en una página web accesible a los empleados de su empresa y usar su hoja como si fuese una especie de aplicación. EL uso de parámetros en Excel permite exponer celdas de la hoja de cálculo como parámetros que cualquier usuario o aplicación puede usar para enviar datos a nuestra hoja de cálculo.

Espero este pequeña demostración le permita a usted potencializar aún más su experiencia y conocimiento de Excel.

tileexcel

 

SharePoint Framework, nuevo paradigma para la innovación en la empresa y en la nube

spfxAmigos,vivimos en una nueva realidad donde contamos con diversos dispositivos que nos sirven para entretenernos, pero también para realizar algo de trabajo. Microsoft a través de los servicios en la nube que desde ya hace tiempo ha venido ofreciendo, reconoce que la forma de entregar nuevos beneficios, actualizaciones, características y servicios de software ha cambiado debido a las expectativas de los consumidores, sean estos consumidores empresariales o no, ahora nuestros usuarios han evolucionado de forma significativa. La información, los procesos, las personas, las oportunidades y la innovación no se detienen y mucho menos esperan que las tecnologías de la información avance a su ritmo, hoy vivimos en un mundo ágil, con herramientas poderosas en nuestros bolsillos capaces de conectarnos inmediatamente con las personas y procesos críticos desde cualquier lugar y en el momento correcto logrando con ello hacer la gran diferencia en cuanto a la productividad y colaboración.

Nuestra plataforma de colaboración por excelencia “SharePoint” no se puede quedar atrás, desde el 4 de mayo del 2016 Microsoft liberó en el mercado a SharePoint Server 2016 como la siguiente versión incluyendo en ella innovaciones en tres áreas significativas:

  • Experiencias de usuario
  • Entorno híbridos
  • Cumplimiento y regulación

Volviendo al punto, SharePoint Server 2016 nació desde la nube, ahora SharePoint Online y SharePoint Server 2016 comparten la misma base de código que le ha permitido a SharePoint Online de Office 365 evolucionar a un paso dramáticamente veloz, Office 365 ha sido un éxito en el mercado y ha sido fundamental en este nuevo enfoque para innovar servicios. En los últimos años Microsoft ha podido experimentar de primera mano lo que significa administrar, mantener y soportar el desempeño de un servicio SharePoint a gran escala, logrando identificar grandes áreas de oportunidad que ahora se han convertido en el núcleo de las características de SharePoint Server 2016. Hoy, la funcionalidad de SharePoint Online en Office 365 evolucionará primero, nuevas características serán integradas, probadas por millones de usuarios y estabilizadas primeramente en la nube, posteriormente liberadas como paquetes de características “Feature Packs” que podrán ser implementados on-premises en SharePoint Server 2016. Es por ello que Microsoft califica a SharePoint Server2016 como un producto fundamental para el futuro de la colaboración en la empresa.

No nada más los productos y servicios de software cambian, nosotros como profesionales de las tecnologías de la información también necesitamos ser capaces de actualizar rápidamente nuestros conocimientos, prácticas y paradigmas para la de innovación en sistemas. Los invito entonces a que sigan y conozcan SharePoint Framework a.k.a SPFx, la nueva propuesta de Microsoft para personalizar y extender la funcionalidad de SharePoint Online y SharePoint Server 2016 en un mundo orientado a servicios en la nube y on-premises.SharePoint Framework esta en modalidad preview, esto significa que estará cambiando con el tiempo hasta que esté listo para ser liberado.

Las modernas bibliotecas de documentos en SharePoint

En la tarea de hacer que la experiencia SharePoint sea algo atractivo, atrayente, pero a la vez enfocado a resultados, Microsoft ha mejorado drásticamente las opciones relacionadas con la interacción y experiencia de usuario. El día de hoy quiero compartir un video sobre las Bibliotecas de Documentos Modernas en SharePoint, en resumen, combinando el poder de SharePoint con la experiencia de OneDrive simplificamos y empoderamos al usuario dando opciones para hacer SharePoint y las bibliotecas de documentos algo atractivo de usar todos los días. Te invito pues a ver este video donde explico y presento dichas opciones.

Gracias

Presentando en SharePoint Saturday Ciudad de México 2016

spsmexicoEl próximo Febrero 6, estaré participando como ponente en el SharePoint Saturday Ciudad de México. Estoy emocionado de participar como expositor y poder compartir experiencias sobre algunos de mis temas y tópicos favoritos como flujos de trabajo con Nintex, gestión de documentos empresariales y grupos de Office 365.

Las platicas que estaré presentando son:

  • La oficina moderna y el surgimiento de equipos dinámicos
  • Más allá de InfoPath: Soluciones de flujo de trabajo basada en formularios con Nintex
  • Como aprovechar SharePoint Online y Office 365 para gestión de registros empresariales

Así que, si vives en la ciudad de México y trabajas como Administrador SharePoint, Consultor SharePoint o Arquitecto de Soluciones por favor acompáñame en mis sesiones, mi plan es compartir información aplicable y experiencias del mundo real sobre Nintex, ECM y grupos de Office 365. Incluido mis demos ya los estoy preparando en español, así que ahí nos vemos.

Favor de registrarse aquí: http://www.spsevents.org/city/mexicocity/mexicocity2016

Por cierto, interesantes conferencistas!

Microsoft SharePoint Server 2016 hacia donde se dirige

SharePoint Server 2016 Areas de Inversion
SharePoint Server 2016 Areas de Inversión

Así es amigos, ahora tenemos un mapa más claro sobre qué esperar de SharePoint 2016. El Abril 16 del 2015 Microsoft publicó en el blog oficial de Office las áreas en las que se está enfocando para la nueva versión de nuestro producto favorito.

Permítame traducir como Microsoft lo explica:

Modernice su infraestructura on premise mejorando la velocidad y escalabilidad permitiendo nuevas experiencias de usuario. SharePoint Server 2013 aporta las innovaciones de la nube a su centro de datos para que usted obtener lo mejor de ambos mundos – velocidad y productividad para sus usuarios con flexibilidad y control para TI

Ya en mi opinión entiendo que el enfoque está en:

Una experiencia de usuario centrada más en las personas, en el entendimiento de la información y su disponibilidad en cualquier dispositivo o experiencia de usuario.

Una infraestructura inspirada en la nube, básicamente las lecciones de administración y monitoreo aprendidas al ofrecer SharePoint como servicio en “Office 365” ahora estarán disponibles para administrar nuestra implementación on premises.

Cumplimiento y regulación es ya por ende un deber, prevención de perdida de datos es un tópico caliente en estos días, justamente por contar con herramientas innovadoras para colaborar y compartir información entre empleados y externos, como asegurar entonces que la información se mantienen bajo el dominio y control de la empresa, pues es esto justamente lo que prevención de perdida de datos nos permitirá obtener.

SharePoint Server 2016 estará disponible en el 2do cuarto del 2016 “Q2 2016”.

Como tocar videos en SharePoint Foundation 2013

Hoy me tuve que enfrentar a un escenario muy simple como para ser verdad. Desplegar videos en la página principal de la Intranet en un ambiente SharePoint Foundation 2013. Uno pensaría que esa funcionalidad está disponible, sin embargo al ser SharePoint Foundation 2013 no se encuentra disponible. Lo primero que pudiésemos pensar como alternativa de solución es verificar si hay algunas aplicaciones en la tienda de SharePoint disponibles para lograr nuestro objetivo. Sin embargo, después de instalar dos aplicaciones que eran gratis simplemente no funcionaron, a pesar de que si estaban activadas o programadas para ser instaladas en SharePoint Foundation 2013. Las aplicaciones fueron:

  • vSlider Video Carousel
  • Envision IT Video Player

Después de mis intentos fallidos, decidí buscar alguna solución usando el Content Editor Web Part para que basado en JavaScript y código HTML5 pudiésemos lograr nuestro objetivo. Bueno, pues encontré este enlace donde se muestra una especie de tutorial que permite lograr lo antes mencionado. Está muy bien escrito y funciona a la primera si lo segues al pie de la letra, es por eso que merece ser compartido.

HTML5 video player in SharePoint 2010 and SharePoint 2013 (on-premises) por Viorel Iftode