Controlando el contenido digital de tu empresa mediante el uso de Content Types de Microsoft Windows SharePoint Services V3 y Office 2007

Introducción
En la nueva versión de Windows SharePoint Services v3 contamos con un nuevo mecanismo para mejorar la administración del contenido de nuestra información digital. Content Types es un mecanismo que refuerza tanto del lado del cliente como del lado servidor el establecimiento de propiedades adicionales que describan el tipo de contenido que tenemos almacenado. En este articulo veremos el valor que este mecanismo ofrece para organizaciones que requieren controlar desde el principio la generación del contenido y que además se encuentren geográficamente distribuidas.


Problemáticas de hoy
En un sistema de administración de documentos, es muy común que para efectos de categorización y organización del contenido, hagamos uso de metadatos o propiedades adicionales que representen de mejor manera la información almacenada.  En ambientes donde contamos con oficinas geográficamente distribuidas para una misma organización es común que la generación de contenido digital como archivos de documentos, presentaciones, proyectos, propuestas no se mantenga  organizada  o estructura acorde a una política de plantillas de contenido base generando con esto un descontrol en la forma de estructurar, ordenas y categorizar el contenido. Además es muy probable que cada oficina decida como organizar, almacenar y controlar la información que los empleados generan y desafortunadamente existen usuarios que con la intención de terminar rápidamente su trabajo, no le toman importancia al llenado de la información o metadatos que califiquen a un contenido para organizarlo mejor incluso hay usuario que en ocasiones capturando valores ficticios para terminar pronto y esto a la larga puede causar importantes inconsistencias de la información pero en el peor de los casos desorden en la forma que la gente trabaja, colabora y comparte información. 


Que son los Content Types
En la nueva versión de Windows SharePoint Services V3 se maneja un nuevo enfoque para reforzar el llenado de estas propiedades o metadatos, esto se debe a que cuando se inicia la creación de un nuevo documento proveniente de una biblioteca de documentos, este viaja conteniendo todas las propiedades especificadas en la plantilla y ya sea que estemos en línea conectados en nuestra intranet o fuera de línea, el documento siempre los mantiene y solicitara el llenado de dichas propiedades reforzando con ello el establecimiento de una política organizacional para controlar el contenido digital generado por los empleados de la organización.


Estas propiedades son mostradas en un panel de propiedades llamado ”Property Editor” que se muestra en la parte superior del documento cada vez que el documento es cargado en Office este panel se abre con la intención de facilitar y reforzar la captura de la información.


Los tipos de contenido o “Content Types” son una colección de características o propiedades que representan y se comportan como un objeto de tipo plantilla que puede existir en un servidor Windows SharePoint Services V3 para su asociación/utilización en las bibliotecas de documentos y calificar así cualquier documento de cualquier sub sitio de una colección de sitios. Cuando tenemos una implementación de WSS V3 y contamos con una colección de sitios en donde por cada departamento, área o incluso oficina geográficamente distribuida habilitamos sub sitios y a su vez bibliotecas de documentos públicas, es muy común que se inicie una exorbitante, desmedida y descontrolada creación de documentos, estos pueden ser de cualquier tipo como manuales de entrenamiento, descripciones de puesto, documentos legales, presentaciones, propuestas, etc. y definitivamente nos conviene promover el uso de Content Types para re forzar el establecimiento de las propiedades que califiquen de una manera estructurada cada documento creado en toda la organización, permitiéndonos controlar desde el principio el orden en que el contenido se genera. Está demás decir que con base en esta estructura de propiedades podemos entonces realizar consultas de información cada vez más interesantes.


Puedes pensar en Content Types como:



  • Una mejora importante en la infraestructura SharePoint
  • Permite un manejo de datos heterogéneos para describir y clasificar nuestro contenido
  • Permite el rehúso campos o columnas de información a través de su agrupación y asociación
  • Su administración está basado en herencia permitiendo propagar modificaciones rápidamente
  • Es aplicable a elementos, documentos y carpetas
  • Refuerza validaciones basadas en esquemas y metadatos
  • Nos permite crear políticas de generación de contenido

Un ejemplo practico
Tenemos una colección de sitios de una empresa de servicios de consultoría en donde contamos con una biblioteca de documentos llamada propuesta y es el repositorio principal que los vendedores de esta organización utilizan para almacenar toda la información relacionada con el proceso de creación propuesta.


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En WSS V3 bajo el contexto que estamos hablando tenemos dos conceptos importantes, Site Columns y Content Type Template.


Site Column Templates son columnas que podemos crear a nivel colección de sitio y que por esa razón pueden ser reutilizadas en cualquier sub sitio en diversas bibliotecas de documentos. Estas columnas las puedes entender como una columna plantilla que en cualquier momento la puedes integrar a cualquier biblioteca de documentos para poder asociar información adicional. En este ejemplo hemos creado tres columnas de tipo Site Column Templates como se ve a continuación:


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Dos de estas columnas son de tipo Lookup lo cual nos permite hacer que su valor provengan de cualquier lista personalizada creada en este sitio, de tal forma que la columna Cliente representa una lista de clientes que tengo registrados en una lista personalizada de sharepoint y que por crear una columna que provenga de esta lista entonces podremos usar esta columna como un cuadro desplegable que nos permita seleccionar cualquier cliente de esta lista. La lista de clientes la presento a continuación:


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Los Content Type Templates simplemente son grupos de Site Columns que podemos asociar a cualquier objeto de sharepoint como a una biblioteca de documentos o a un flujo de trabajo.  Esta capacidad realmente nos permite estandarizar el contenido que las personas generan. Veamos a detalle uno de los tres Content Templates que tengo creados.


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El Content Template ”Documento Propuesta” hereda de otro Content Template llamado “Document” que contiene una propiedad básica llamada “Title”. En otras palabras nuestro “Documento Propuesta” contendrá nuestras columnas y el campo “Title”.


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Como vemos tenemos que nuestro Content Template “Documento Propuesta” tiene una lista de columnas asociadas a él. Al seleccionar una columna podemos especificar reglas adicionales como columna requerida u opcional como vemos a continuación:


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En las propiedades avanzadas “Advanced Settings” de nuestro Content Template podemos especificar una plantilla de archivo para que una determinada biblioteca de documentos nos permita utilizar dicha plantilla cuando deseamos crear un nuevo documento de este tipo, en este caso un nuevo documento de tipo Word 2007 ya que tenemos una plantilla *.dotx.


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Contamos con una interesante opción llamada “Document Information Panel Settings” que nos permite especificar qué tipo de panel de propiedades queremos utilizar.


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Como vemos, podemos utilizar la plantilla predeterminada para aplicaciones de Microsoft Office en la opción “Use the template for Microsoft Office applications” la cual genera un panel de propiedades base y se presenta en cualquier producto de la familia office.  Sin embargo podemos utilizar un formulario InfoPath para extender la funcionalidad de este panel de propiedades y enriquecer su funcionalidad, reglas e incluso presentación visual, como lo vemos a continuación:


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Entonces, podemos especificar una plantilla base con el contenido genérico que deseamos tener para crear nuestro contenido, pero, además, podemos asociarle un panel de propiedades basado en nuestro Content Template para extender drásticamente las propiedades que representen o identifiquen a nuestro documento. Funcionalidad interesante ya que con InfoPath podemos programar o configurar reglas, validaciones, vistas adicionales de los datos, consultas, etc. etc. 


Ahora, podemos crear Content Template que heredan el contenido de otros Content Templates así que he decido crear un nuevo Content Template llamado “Documento de Presentación” que hereda las columnas de nuestro Content Template “Documento de Propuesta” y claro podemos sobre escribir algunas de sus propiedades de configuración.


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Modificaremos las propiedades “Advanced Settings” para asociarle una plantilla de presentación de tipo *.potx en otras palabras una plantilla de presentación Power Point y en la sección de “Document Information Panel Settings” especificaremos el mismo formulario InfoPath para manipulación de las propiedades del documento.


Ya para terminar, lo que vamos a hacer a continuación es asociar estos dos Content Types a nuestra biblioteca de documentos llamada “Propuestas” de tal manera que esta misma biblioteca nos servirá para crear y almacenar contenido de tipo Word y Power Point que aparte de utilizar una plantilla para cada tipo de contenido también contienen las propiedades especificadas en nuestro formulario InfoPath para reforzar la captura de información adicional del lado del cliente y del lado servidor.


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El resultado que tenemos producto de configurar Content Types en nuestra biblioteca de documentos es el siguiente:


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Así es,  toda una biblioteca de documento con dos tipos de contenido habilitados, cada uno de ellos con su propia plantilla base y además ambos utilizando el mismo panel de propiedades.


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Es cuestión tan solo de configurar nuestros nuevos Content Templates para soportar los paquetes adicionales de la familia Office, claro todos con una propia plantilla de documento especializada y compartiendo el mismo panel de propiedades:


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Es importante mencionar de nuevo que nuestro panel de propiedades funciona también del lado del servidor como lo muestro a continuación:


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Ya teniendo estas propiedades de cada archivo podemos crear vistas personalizadas que nos permitan mostrar la información de una forma interesante y valiosa para la organización. A continuación vemos a nuestra biblioteca de documentos de “Propuestas” agrupada por el Proyecto y Cliente ofreciéndonos rápidamente identificar nuestro contenido generado.


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Si por alguna razón deseamos guardar nuestro contenido desde el lado del cliente con Office 2007 sin especificar las propiedades que son requeridas no nos permitirá agregarlos:


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Yéndonos un paso más allá vamos a guardar como plantilla a nuestra biblioteca de documentos “Propuestas” con la intención de crear sub sitios y reutilizar toda esta funcionalidad configurada. Así que en las propiedades de nuestra biblioteca de documento solamente guardamos como plantilla nuestra biblioteca en la opción “Save document library as a template” y ya con esto tendremos disponible esta plantilla de biblioteca de documentos en cualquier sub sitio de nuestra colección de sitios.


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O también es factible crear una plantilla de sitio para distribuir nuestra estructura de sitio incluyendo esta biblioteca de documentos para “propuestas”.


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Ya con nuestra estructura de sitio establecida podemos crear sitios que respetan las reglas y la funcionalidad del sitio base heredándola a nuestros sub sitios. De verdad que es muy poderosa esta capacidad ya que ahora tengo tres sub sitios con la misma funcionalidad de nuestra biblioteca de documentos de propuestas y de esta manera puedo mantener  y reforzar el control de todo el contenido digital generado por la fuerza de ventas de toda la organización y los más interesante es que esta empresa tiene tres oficinas regionales distribuidas geográficamente y con esta funcionalidad en WSS v3 hemos habilitando el uso de las plantillas oficiales establecidas para establecer una política de contenido para el proceso de creación de propuestas de toda esta organización.


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4 thoughts on “Controlando el contenido digital de tu empresa mediante el uso de Content Types de Microsoft Windows SharePoint Services V3 y Office 2007

  1. Hola,

    me parece muy interesante este artículo, ya que estoy desarrollando una aplicación de gestión documental en WSS, y la organización se encuentra distribuida geográficamente, con lo que esta forma de organizar y unificar la información es, como he dicho, muy interesante.

    Pero me surge una pregunta: Mi biblioteca de documentos está dividida en carpetas, y cada carpeta alberga una serie de documentos. Podríamos generar content types a nivel de carpetas y no de biblioteca?

    Gracias,

             Gema.

  2. Hola, interesante el articulo.
    Una pregunta, en el WSS con el que estoy trabajando no aparecen la opción: Document Information Panel Settings, debo habilitar algo, para poder verlo, o que tengo que hacer?.
    Gracias

  3. Yo también necesito indexar metadatos a nivel de carpetas (concepto de expediente: muchos archivos contenidos en un único contenedor). De forma que pudiera buscar el expediente (Carpeta) en el buscador por alguno de los metadatos. Hasta ahora no había encontrado la manera de añadir metadatos a carpetas (solo dejaba poner el nombre) así que estaba bastante desalentado al respecto.

    ¿Es posible metadatos en carpetas usando Columnas de Sitio y Tipos de Contenido?

    Gracias, un saludo y excelente artículo!

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