Plantilla de aplicación para reembolso de gastos de viaje de SharePoint

Las plantillas de aplicación de SharePoint son escenarios que atienden necesidades y requerimientos de ciertos procesos específicos en las empresas de cualquier tamaño. Proveen de un punto de inicio para desarrolladores que buscan construir soluciones un poco mas especializadas basadas en plataforma SharePoint y definitivamente ofrecen la capacidad de materializar rápidamente una solución a un problema.

En su versión original Microsoft libero 40 plantillas de aplicación en idioma ingle, sin embargo, ya se liberaron 20 plantillas de aplicación en lenguaje español. Veamos cómo podemos beneficiarnos rápidamente de estas plantillas.

Una vez instaladas las plantillas realizamos lo siguiente:

Seleccionamos la opción Áreas de trabajo y sitios

A continuación SharePoint nos muestra las distintas categorías de plantillas de sitio disponibles. Asegúrate de llenar los cuadros de texto de nombre del sitio, descripción y nombre de URL. Seleccionamos la pestana de Plantillas de aplicación para ver los nombres de las 20 plantillas de aplicación en idioma español liberadas por Microsoft.

Dejamos las siguientes opciones tal y como están y damos clic en el botón Crear. SharePoint nos creara un nuevo sitio con el contenido de la plantilla de Sitio de aprobación y reembolso de gastos. Esta plantilla cuenta con los elementos de información necesarios para implementar un sencillo proceso de aprobación y rembolso de gastos para cualquier organización.

El contenido de este sitio es la biblioteca de documentos de información en donde claramente subimos documentación relacionada con aspectos de viáticos o reembolso. La biblioteca de formularios de Gastos provee de un formulario InfoPath para la captura periódica de gastos. Dicho formulario cuenta con la lógica de negocio para contabilizar cada uno de los gastos que realizamos.

Como se puede apreciar, contamos con la funcionalidad para registro y contabilidad de viáticos y gastos. Este formulario InfoPath cuenta con la lógica de negocio para sumar cada uno de los gastos desglosados dentro de esta solicitud. Así mismo se cuenta con los datos de la persona quien ejerce los gastos y los datos de su jefe. Aquí podemos utilizar dicho formulario de dos formas:

1. Guardar una copia local de dicho formulario en el disco duro y utilizarlo localmente y desconectado de SharePoint para ir capturando día con día el desglose de gastos, en algún punto subir el archivo con todos los gastos para su aprobación
2. Guardar directamente en SharePoint y de ahí abrirlo y editarlo cada vez que queramos declarar gastos. Este proceso requiere de conectividad a internet para poder tener acceso al formulario.

Cualquiera que sea la forma en que queramos operar tenemos que actualizar sobre la biblioteca de formularios de Gastos dichos solicitudes InfoPath, la cual gracias a SharePoint se establece un sencillo flujo básico de aprobación.