Mostrando el contenido de una carpeta de una biblioteca de documentos en SharePoint 2010

No hace mucho me preguntaron que si que WebPart podemos utilizar para filtrar el contenido de una biblioteca de documentos, solo que el filtro del contenido no necesariamente sea sobre las propiedades del archivo sino mas bien el contenido de una carpeta en particular. Mi respuesta es que no existe un WebPart pre-definido para hacer consultas sobre carpetas pero que con un poco de personalización con SharePoint Designer 2010 podríamos lograr lo que buscamos.

Seleccionamos nuestra biblioteca de documentos en cuestion en mi caso "Shared Documents" y sobre el elemento contextual del Ribbon seleccionamos el tab de Library con la finalidad de dar clic sobre el botón "Create View".

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Esto nos carga las distintas opciones de creacion de vistas para nuestra biblioteca de documentos. Debido a que buscamos realizar una consulta de datos filtrado por una carpeta, seleccionamos la opcion de Custom View in SharePoint Designer la cual nos permite crear una nueva vista personalizada utilizando nuestro producto SharePoint Designer 2010.

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De forma automática al haber dado clic sobre la opción mencionada se carga SharePoint Desinger 2010 y nos muestra una ventana de dialogo solicitando el nombre de la nueva Vista. En este ejemplo le llamaremos Oracle Documents, al dar clic a ok nos agrega esta nueva vista en el Panel de Vistas de nuestra biblioteca de documentos.

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Desde el panel de Vistas seleccionamos nuestra vista recién creada con doble clic, esto cargara la vista en modo XHTML para editarla manualmente.

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Nos esperamos hasta que se dibuje en la parte inferior la biblioteca de documentos y seleccionamos cualquier carpeta o archivo enlistado con la finalidad de activar algunas de las opciones del Ribbon.

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Activadas las opciones del Ribbon buscamos la de "Folder Scope" para visualizar los distintos elementos disponibles, esta opcion nos permite especificar en nuestra vista de datos las distintas modalidades de visualizacion del contenido de la biblioteca de documentos. Por ejemplo se encuentra la de solo mostrar los elementos de todas las carpetas o la de mostrar todos los archivos de todas las sub carpetas en todos las carpetas. Justamente esa opcion seleccionaremos.

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Después nos vamos hacia la opción de Filter o filtrado para configurar un criterio de filtrado de datos con el cual podremos especificar que carpeta queremos filtrar y por ende visualizar solo el contenido de la carpeta en cuestión.

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Sobre la ventana de dialogo de criterios de filtrado seleccionamos la columna Field Name, esta columna nos muestra a manera de lista desplegable todos los campos que existen en la biblioteca de documentos. Nos interesa seleccionar el campo Path el cual tiene la ruta de las carpetas de cada documento. A continuación establecemos el tipo de comparación mediante la columna Comparison y seleccionamos la opción Equals, y para terminar de la columna value escribimos la ruta de la carpeta de donde nos interesa mostrar su contenido, en este ejemplo especificamos el nombre de la biblioteca y el nombre de la carpeta de la cual nos interesa ver su contenido.

Damos clic en Ok y de la parte superior izquierda damos clic en el botón guardar para registrar los cambios en SharePoint. a continuación navega a la biblioteca de documentos y selecciona la vista que acabas de crear y listo, tenemos filtrados los documentos de la carpeta en cuestión.

Si deseas verlo en acción a continuación dejo el video del mismo ejemplo solo que esta en idioma ingles por razones de trabajo.

How to query documents from a particular folder in a SharePoint 2010 Document Library

Saludos!

2 thoughts on “Mostrando el contenido de una carpeta de una biblioteca de documentos en SharePoint 2010

  1. He seguido los pasos pero no me funciona, no sé qué podría estar haciendo mal, se necesita activar alguna opción desde el servidor antes de seguir los pasos?. Saludos.

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