Buen día, como parte de nuestra iniciativa de aprendizaje que tenemos en a Comunidad SharePoint México el pasado 5 de diciembre del 2018 tuvimos una excelente participación en línea por parte de Rodrigo Bermnejo Portals and collaboration practice leader Digital Delivery Center de Neoris y miembro de la Comunidad SharePoint Mexico.
- Microsoft Flow es una herramienta de optimización de procesos dentro de Office 365.
- Ayuda a integrar diferentes servicios en la nube disponibles en Office 365.
- Tienen un funcionamiento similar a las otras aplicaciones en Office 365
- Trabaja bajo el contexto del usuario que está ejecutando la herramienta
- Maneja dos tipos de eventos
- Disparadores (hacen que inicie el flujo)
- Acciones (hacen que se ejecute el flujo)
- Como se ha venido anunciando, los flujos de SharePoint Designer eventualmente quedaran deprecados
- Microsoft Flow representa una nueva forma de integrar flujos de trabajo
- El contexto del escenario de ejemplo es:
- Microsoft Dynamics es una suscripción Office 365 al momento de integrarlo con SharePoint crea bibliotecas de documentos y los documentos los empieza a clasificar de acuerdo a la entidad de Dynamics
- Cada que cambia el proceso de venta nueva entidad se genera y con nueva entidad nueva biblioteca de documentos, entonces se busca que las bibliotecas de documentos cuenten con la misma configuración de permisos. En otras palabras, persistir los permisos entre entidades.
- Se requiere darles privacidad a los documentos albergados en SharePoint y asociados a una oportunidad de venta en Dynamics.
A continuación, Rodrigo explicó el Flow en general:
- Utilizo la actividad Manually Trigger a Flow para permitir la creación de un botón dentro de una biblioteca a fin de disparar la ejecución del flujo
- Utilizo la actividad Send an HTTP request to SharePoint y nos explica que para realizar operaciones en SharePoint estas se hacen utilizando una HTTP request y el API REST de SharePoint para en este caso manipular bibliotecas. En este ejemplo vemos que se rompe la herencia de permisos para el documento con ID = 1 en la biblioteca Documents mediante un request de tipo POST.
- Posteriormente utilizo otro Send an HTTP Request to SharePoint de tipo POST para asignarle permisos a un usuario en particular
- Y para finalizar utilizó otro Send an HTTP Request to SharePoint de tipo POST para asignarle un rol al usuario en particular. PrincipalID es el ID del usuario y RoleDefID =1073741826 es el tipo de permiso como “Read”,”Edit” o “Full Control” y la tabla a la que se refiere es:
| Permissions level | Role ID |
| Full Control | 1073741829 |
| Contribute | 1073741827 |
| Read | 1073741826 |
- Ya después vimos cómo se pudo probar el funcionamiento del flujo. Revisamos los permisos del documento previo a ejecutar el Flow. Flow nos deja hacer una prueba del flujo y nos dice paso a paso el desencadenamiento de cada función.
Así mismo exploramos la integración de Flow con Dynamics. Rodrigo explico las acciones disponibles. Parte del tiempo de la sesión se dedico a preguntas y respuestas por parte de los asistentes en donde entre todos buscábamos resolver y aportar valor ante cualquier cuestionamiento.
Muy recomendable ver la grabación: