Buen día colegas, quiero compartir con ustedes como configurar bibliotecas de documentos en SharePoint que NO permitan al usuario la opción de descargar su contenido. Tenemos un escenario donde se nos pidió exponer una biblioteca de documentos a un grupo de personas en la empresa, pero solicitaron que estas personas de ninguna manera puedan descargar los archivos de dicha biblioteca, simplemente quieren contar con un repositorio de consulta de documentos, que sea de solo lectura y no de colaboración, muy particularmente, que no se puedan descargar documentos.
Lograr esto es muy sencillo ya que existe un permiso que nos da justamente la funcionalidad deseada, solo que si existen ciertas limitantes que debes conocer antes de dar como respuesta definitiva un “SI SE PUEDE” en SharePoint.
Como cultura general te pido que revises la descripción de los distintos permisos ya disponibles en un sitio SharePoint y veraz que la solución a nuestro requerimiento se encuentra al final:
- Control total – Tiene control total.
- Diseño – Puede ver, agregar, actualizar, eliminar, aprobar y personalizar.
- Editar – Puede agregar, editar y eliminar listas; puede ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de lista y documentos.
- Colaborar – Puede ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de lista y documentos.
- Leer – Puede ver páginas y elementos de lista, y descargar documentos.
- Solo vista – Puede ver páginas, elementos de lista y documentos. Los tipos de documentos con controladores de archivos del lado servidor pueden verse en el explorador, pero no descargarse.
Así es, Solo Vista nos da la funcionalidad requerida. En otras palabras, este permiso lo que hace es permitir visualizar documentos solo en el explorador de internet (mediante Office Web Apps claro está) y además no se pueden descargar. La pregunta querido amigo es, ¿Cuáles documentos se pueden visualizar en el explorador mediante Office Web Apps? Pues solo los Documentos de Office. Y ¿Cuáles son los documentos de Office? Word, Excel, PowerPoint!
PDF o cualquier otro archivo queda fuera de la ecuación porque no es un documento de Office ☹
Veamos pues como configurar esto:
- Creamos grupo de seguridad con el permiso de Solo Vista
- Creamos biblioteca de documentos y configuramos los permisos
- Probamos que no se pueda descargar documentos de office usando usuarios con permisos de Solo Vista 😊
¡Aquí el video correspondiente, desde ya Gracias por Ver y Compartir!
