Editando el campo Created By en una lista en SharePoint Server On-Premises con PowerShell

Solo a los administradores de infraestructura nos pasa quizás, que de pronto terminamos accediendo a la Intranet con una cuenta de administrador en vez de utilizar nuestra cuenta de usuario regular. Sucede que con tantos pendientes y tantas ventanas abiertas a veces perdemos de vista con que usuario estamos firmados y terminando operando nuestras aplicaciones internas o listas SharePoint usando una cuenta que no es la esperada.  Posteriormente en los reportes o en las vistas de datos donde filtramos por Created By = [Me] no vemos la información que esperábamos ver y al revisar te das cuenta que los elementos han sido … Continue reading Editando el campo Created By en una lista en SharePoint Server On-Premises con PowerShell

Video

Bloquear la Descarga de Documentos de Office en SharePoint Online

Buen día colegas, quiero compartir con ustedes como configurar bibliotecas de documentos en SharePoint que NO permitan al usuario la opción de descargar su contenido. Tenemos un escenario donde se nos pidió exponer una biblioteca de documentos a un grupo de personas en la empresa, pero solicitaron que estas personas de ninguna manera puedan descargar los archivos de dicha biblioteca, simplemente quieren contar con un repositorio de consulta de documentos, que sea de solo lectura y no de colaboración, muy particularmente, que no se puedan descargar documentos.

Lograr esto es muy sencillo ya que existe un permiso que nos da justamente la funcionalidad deseada, solo que si existen ciertas limitantes que debes conocer antes de dar como respuesta definitiva un “SI SE PUEDE” en SharePoint.

Como cultura general te pido que revises la descripción de los distintos permisos ya disponibles en un sitio SharePoint y veraz que la solución a nuestro requerimiento se encuentra al final:

  • Control total – Tiene control total.
  • Diseño – Puede ver, agregar, actualizar, eliminar, aprobar y personalizar.
  • Editar – Puede agregar, editar y eliminar listas; puede ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de lista y documentos.
  • Colaborar – Puede ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de lista y documentos.
  • Leer – Puede ver páginas y elementos de lista, y descargar documentos.
  • Solo vista – Puede ver páginas, elementos de lista y documentos. Los tipos de documentos con controladores de archivos del lado servidor pueden verse en el explorador, pero no descargarse.

Así es, Solo Vista nos da la funcionalidad requerida. En otras palabras, este permiso lo que hace es permitir visualizar documentos solo en el explorador de internet (mediante Office Web Apps claro está) y además no se pueden descargar. La pregunta querido amigo es, ¿Cuáles documentos se pueden visualizar en el explorador mediante Office Web Apps? Pues solo los Documentos de Office. Y ¿Cuáles son los documentos de Office? Word, Excel, PowerPoint!

PDF o cualquier otro archivo queda fuera de la ecuación porque no es un documento de Office

Veamos pues como configurar esto:

  1. Creamos grupo de seguridad con el permiso de Solo Vista
  2. Creamos biblioteca de documentos y configuramos los permisos
  3. Probamos que no se pueda descargar documentos de office usando usuarios con permisos de Solo Vista 😊

¡Aquí el video correspondiente, desde ya Gracias por Ver y Compartir!

De HTTP a HTTPS en SharePoint Server 2013

Buen día, colegas. Desde ya, gracias por su atención. En esta ocasión el requerimiento es asegurar que el portal de intranet SharePoint sea expuesto de forma segura en la red de la institución, en otras palabras, que nuestro portal de intranet este expuesto vía SSL (Secure Socket Layer) o como se dice coloquialmente que corra bajo HTTPS. Para más información respecto a HTTPS ver aquí. NOTA IMPORTANTE: En este ejemplo y video asume que el certificado ya está instalado en los IIS de todos los servidores web front end de tu granja. Aquí vemos nuestra intranet institucional configurada para utilizar protocolo HTTP … Continue reading De HTTP a HTTPS en SharePoint Server 2013

No te puedes perder el SharePoint Saturday Bogota 2014 mañana Sabado 24 de Mayo

  Amigos, mañana sábado 24 de Mayo estaré participando en el SharePoint Saturday Bogota 2014 como expositor, estaré presentando virtualmente así que para los que no puedan asistir pueden seguir el evento virtualmente usando Lync. Colegas y profesionales de la industria de distintas partes del mundo de habla hispana estarán compartiendo experiencias y tópicos relevantes entorno a nuestro producto de software favorito “SharePoint” y “Office 365”. Yo estaré presentando información sobre planeación de intranet y las consideraciones que hay que tomar para definir los fundamentos arquitectónicos que soporten el crecimiento orgánico de una intranet empresarial. Con el tiempo me he … Continue reading No te puedes perder el SharePoint Saturday Bogota 2014 mañana Sabado 24 de Mayo

Una decada como Microsoft Most Valuable Professional

Usted no tiene idea de cómo el programa MVP ha motivado e influenciado mi carrera profesional. Hoy fui renovado por décima ocasión consecutiva como un profesional valioso de Microsoft. Haciendo un poco de memoria es evidente que este reconocimiento y la posibilidad de aprender, compartir y convivir con una red de 4000 expertos en tecnologías Microsoft de todas partes del mundo, ha sido una experiencia en mi vida profesional y personal. Justo con este nombramiento como profesional valioso en categoría ASP/ASP.NET desde febrero del año 2004 recibí oportunidades y retos que me han puesto en una posición de cuestionar paradigmas … Continue reading Una decada como Microsoft Most Valuable Professional

Conferencista en el Primer Evento en Vivo SharePoint Saturday in Gulf

El próximo Abril 12 del 2014 estaré participando como conferencista en el evento en línea SharePoint Saturday que se llevara a cabo en el Golfo. Esta sesión “Introduction to Intranet Planning” será en inglés como lo explico aquí y estaré tocando temas sobre como planear nuestra intranet corporativa. En esta sesión exploraremos los diversos enfoques que podemos seguir para definir nuestra Intranet empresarial, ¿quieres usar tu intranet para comunicar noticias e información de la empresa?, ¿quieres usar la intranet como una herramienta de colaboración departamental?, en esta sesión voy a explicar la diferencia entre portal de comunicación y sitio de … Continue reading Conferencista en el Primer Evento en Vivo SharePoint Saturday in Gulf

Como recuperar una colección de sitio que ha sido eliminada por error en SharePoint

Caballero si por alguna razón usted borró una colección de sitio por error y necesitas recuperarla inmediatamente, es mi deber informarle que hay una solución. Existe el comando Get-SPDeletedSite que fue introducido con el Service Pack 1 de SharePoint 2010 con el cual usted puede desplegar una lista de colecciones de sitio eliminadas y con base en la información presentada en este caso el SiteId usted puede ejecutar otro comando Restore-SPDeletedSite para recuperarla inmediatamente. Mire usted:  

Controle los límites de almacenamiento de su granja SharePoint y evite sorpresas

Si usted quiere evitar que el almacenamiento de disco de su servidor SQL de su implementación SharePoint no se llene totalmente y por lo tanto no le hablen durante vacaciones decembrinas, asegúrese de contar con un plan de capacidad que le permita asegurar que pase lo que pase, el crecimiento de las bases de datos de contenido no impactara o sobrepasara las capacidades de almacenamiento de su servidor. Cuando diseñamos una implementación SharePoint es muy importante identificar el aproximado de almacenamiento en GB o TB que se va a requerir. La economía cambia y por lo tanto las empresas cambian … Continue reading Controle los límites de almacenamiento de su granja SharePoint y evite sorpresas

Configurar cuenta de usuario para administrar granja SharePoint

Para efectos de ser granular y especifico en cuanto a los permisos y privilegios de aquellos que pueden realizar operaciones de administración de una granja SharePoint, normalmente hacemos uso de distintas cuentas de usuario dedicadas solo a la administración de este producto. En este post te quiero compartir los pasos para configurar de forma apropiada cuentas de administración SharePoint y así delegar a otros de una manera administrada y gestionable la administración de SharePoint. Los pasos son: Crear una nueva cuenta de directorio activo Agregar la nueva cuenta como miembro al grupo de administradores locales Agregar la nueva cuenta como … Continue reading Configurar cuenta de usuario para administrar granja SharePoint