Resumen de la sesión Manejo de permisos con Microsoft Flow en SharePoint Online

Buen día, como parte de nuestra iniciativa de aprendizaje que tenemos en a Comunidad SharePoint México el pasado 5 de diciembre del 2018 tuvimos una excelente participación en línea por parte de Rodrigo Bermnejo Portals and collaboration practice leader Digital Delivery Center de Neoris  y miembro de la Comunidad SharePoint Mexico. Microsoft Flow es una herramienta de optimización de procesos dentro de Office 365. Ayuda a integrar diferentes servicios en la nube disponibles en Office 365. Tienen un funcionamiento similar a las otras aplicaciones en Office 365 Trabaja bajo el contexto del usuario que está ejecutando la herramienta Maneja dos tipos de … Continue reading Resumen de la sesión Manejo de permisos con Microsoft Flow en SharePoint Online

Como restablecer los grupos de seguridad de un sitio SharePoint

En esta ocasión tuve que dar soporte urgente a un sitio SharePoint en donde el administrador eliminó absolutamente todos los grupos de seguridad del sitio y solo dejó permisos exclusivos a personas buscando garantizar quien realmente tiene acceso. Bueno pues mi tarea fue explicar porque razón utilizamos grupos de seguridad en SharePoint y como lograr lo que se buscaba usando grupos. Adicionalmente se tuvo que reconfigurar en el sitio en cuestión los grupos de seguridad default del mismo y bueno lo que se hizo fue: Explicar porque es importante utilizar grupos de seguridad en SharePoint Explicar cómo funciona la herencia … Continue reading Como restablecer los grupos de seguridad de un sitio SharePoint

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Bloquear la Descarga de Documentos de Office en SharePoint Online

Buen día colegas, quiero compartir con ustedes como configurar bibliotecas de documentos en SharePoint que NO permitan al usuario la opción de descargar su contenido. Tenemos un escenario donde se nos pidió exponer una biblioteca de documentos a un grupo de personas en la empresa, pero solicitaron que estas personas de ninguna manera puedan descargar los archivos de dicha biblioteca, simplemente quieren contar con un repositorio de consulta de documentos, que sea de solo lectura y no de colaboración, muy particularmente, que no se puedan descargar documentos.

Lograr esto es muy sencillo ya que existe un permiso que nos da justamente la funcionalidad deseada, solo que si existen ciertas limitantes que debes conocer antes de dar como respuesta definitiva un “SI SE PUEDE” en SharePoint.

Como cultura general te pido que revises la descripción de los distintos permisos ya disponibles en un sitio SharePoint y veraz que la solución a nuestro requerimiento se encuentra al final:

  • Control total – Tiene control total.
  • Diseño – Puede ver, agregar, actualizar, eliminar, aprobar y personalizar.
  • Editar – Puede agregar, editar y eliminar listas; puede ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de lista y documentos.
  • Colaborar – Puede ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de lista y documentos.
  • Leer – Puede ver páginas y elementos de lista, y descargar documentos.
  • Solo vista – Puede ver páginas, elementos de lista y documentos. Los tipos de documentos con controladores de archivos del lado servidor pueden verse en el explorador, pero no descargarse.

Así es, Solo Vista nos da la funcionalidad requerida. En otras palabras, este permiso lo que hace es permitir visualizar documentos solo en el explorador de internet (mediante Office Web Apps claro está) y además no se pueden descargar. La pregunta querido amigo es, ¿Cuáles documentos se pueden visualizar en el explorador mediante Office Web Apps? Pues solo los Documentos de Office. Y ¿Cuáles son los documentos de Office? Word, Excel, PowerPoint!

PDF o cualquier otro archivo queda fuera de la ecuación porque no es un documento de Office

Veamos pues como configurar esto:

  1. Creamos grupo de seguridad con el permiso de Solo Vista
  2. Creamos biblioteca de documentos y configuramos los permisos
  3. Probamos que no se pueda descargar documentos de office usando usuarios con permisos de Solo Vista 😊

¡Aquí el video correspondiente, desde ya Gracias por Ver y Compartir!